公文管理辦法退文一、總則（一）目的為加強公司公文管理，規(guī)范公文處理流程，提高公文質(zhì)量和辦理效率，確保公司政令暢通，特制定本辦法。本辦法中關(guān)于退文的規(guī)定，旨在明確不符合要求的公文處理方式，保證公文能夠準(zhǔn)確、及時地傳達公司意圖，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位往來的各類公文，包括但不限于請示、報告、通知、函等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則公文的格式、內(nèi)容和語言表達應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定，確保公文的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.及時高效原則公文的處理應(yīng)遵循時效要求，及時傳遞、辦理，避免延誤，提高工作效率。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保公文在傳遞、處理過程中的安全性和保密性，防止信息泄露。二、公文格式要求（一）排版規(guī)范1.頁面設(shè)置公文應(yīng)采用A4紙型，頁邊距上、下、左、右均為2.5厘米。2.字體字號標(biāo)題一般用二號宋體字，正文用三號仿宋體字，如有小標(biāo)題，一般用三號黑體字。3.行距一般采用固定值28磅。（二）內(nèi)容結(jié)構(gòu)1.公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括公文的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，避免冗長繁瑣。2.主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)統(tǒng)稱，頂格寫在標(biāo)題下空一行左側(cè)。3.正文公文的主體部分，應(yīng)條理清晰，邏輯嚴(yán)密，表達準(zhǔn)確。正文應(yīng)分段表述，每段開頭空兩格。4.附件如有附件，應(yīng)在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.[附件名稱1]”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。5.發(fā)文機關(guān)署名署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，應(yīng)寫在正文右下角。6.成文日期署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），右空四字編排。7.印章公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。印章應(yīng)端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（三）編號規(guī)則公文應(yīng)按照公司規(guī)定的編號規(guī)則進行編號，編號應(yīng)連續(xù)、唯一，便于公文的管理和查詢。三、退文情形（一）格式不符1.排版不規(guī)范，如頁面設(shè)置、字體字號、行距等不符合本辦法規(guī)定。2.內(nèi)容結(jié)構(gòu)不完整，如缺少標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章等要素。3.編號錯誤或不完整，影響公文的識別和管理。（二）內(nèi)容錯誤1.公文內(nèi)容與國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相抵觸。2.表述不清，邏輯混亂，導(dǎo)致理解困難。3.數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，事實依據(jù)不充分。4.涉及公司機密信息，但未按照保密規(guī)定進行處理。（三）程序不當(dāng)1.未經(jīng)規(guī)定的審批流程，擅自發(fā)文。2.越級行文，不符合公文處理程序。3.公文傳遞過程中，未按照規(guī)定的渠道和方式進行，導(dǎo)致延誤或丟失。四、退文流程（一）初審1.公司辦公室收到公文后，首先對公文的格式進行初審。如發(fā)現(xiàn)格式不符，應(yīng)填寫《公文格式初審意見表》，詳細(xì)記錄不符合的具體情況，并注明應(yīng)如何修改。2.將初審意見反饋給發(fā)文部門，要求發(fā)文部門在規(guī)定時間內(nèi)進行修改。（二）復(fù)審1.發(fā)文部門修改后重新提交公文，公司辦公室對修改后的公文進行復(fù)審。復(fù)審內(nèi)容包括格式是否符合要求、內(nèi)容是否完整準(zhǔn)確、程序是否合規(guī)等。2.如復(fù)審仍發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)再次填寫《公文復(fù)審意見表》，明確指出問題所在，并要求發(fā)文部門進一步修改。（三）退文決定1.經(jīng)多次修改后，如公文仍不符合要求，公司辦公室應(yīng)作出退文決定。退文決定應(yīng)以書面形式通知發(fā)文部門，說明退文理由。2.退文通知應(yīng)明確要求發(fā)文部門重新起草公文，并在規(guī)定時間內(nèi)提交。（四）特殊情況處理1.對于緊急公文，如因格式或內(nèi)容問題可能影響工作開展的，公司辦公室應(yīng)及時與發(fā)文部門溝通，說明情況，要求其盡快修改。如發(fā)文部門認(rèn)為情況特殊，可申請?zhí)厥绿剞k，但需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.對于涉及重要事項或需多部門協(xié)調(diào)的公文，公司辦公室應(yīng)組織相關(guān)部門進行聯(lián)合會審，確保公文質(zhì)量。如會審后仍需退文，應(yīng)向發(fā)文部門詳細(xì)說明原因，并提供改進建議。五、發(fā)文部門責(zé)任（一）修改責(zé)任發(fā)文部門收到退文通知后，應(yīng)認(rèn)真分析退文原因，組織相關(guān)人員對公文進行修改。修改過程中應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法及相關(guān)規(guī)定進行，確保公文質(zhì)量。（二）重新提交責(zé)任發(fā)文部門修改后的公文應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)重新提交給公司辦公室。重新提交時，應(yīng)附上修改說明，詳細(xì)闡述對退文意見的處理情況。（三）責(zé)任追究如因發(fā)文部門原因?qū)е鹿亩啻伪煌宋?，影響公司工作效率和形象的，公司將視情?jié)輕重對發(fā)文部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人進行責(zé)任追究，包括