公文公章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文公章的管理，確保公文公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和規(guī)范性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在涉及公司公文、合同、協(xié)議、證明等各類文件及事務(wù)中使用公章的管理。（三）定義1.公文公章：指公司正式對(duì)外使用的具有法律效力和代表公司權(quán)威的印章，包括公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等。2.使用人：指經(jīng)公司授權(quán)，有權(quán)使用公文公章的部門負(fù)責(zé)人、員工等。（四）管理原則1.嚴(yán)格審批原則：公章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保使用事由合法合規(guī)。2.專人保管原則：指定專人負(fù)責(zé)公章的保管，確保公章安全。3.登記備案原則：對(duì)公章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以備查詢和追溯。二、公章的刻制與啟用（一）刻制1.公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等重要公章的刻制，須由公司行政管理部門根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，提出申請(qǐng)，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。2.其他部門因工作需要刻制業(yè)務(wù)專用章的，須由部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，經(jīng)公司行政管理部門審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。（二）啟用1.新刻制的公章啟用前，須由公司行政管理部門在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，并將啟用時(shí)間、印章名稱、編號(hào)等信息進(jìn)行登記備案。2.印章啟用時(shí)，須在《公章使用登記表》上記錄首次使用時(shí)間、使用人、使用事由等信息。三、公章的保管（一）保管人員1.公司公章由公司行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管，合同專用章由公司合同管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管，財(cái)務(wù)專用章由公司財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)保管。2.公章保管人員須具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守公章保管制度，確保公章安全。（二）保管要求1.公章須存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或保險(xiǎn)箱內(nèi)，實(shí)行雙人雙鎖保管制度。2.公章保管人員不得將公章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自攜帶公章外出。如因工作需要攜帶公章外出的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.公章保管人員離職或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，須及時(shí)辦理公章交接手續(xù)，交接雙方須在《公章交接登記表》上簽字確認(rèn)。四、公章的使用（一）使用范圍1.公司公章適用于以公司名義對(duì)外發(fā)布的公文、函件、合同、協(xié)議、證明等各類文件及事務(wù)。2.合同專用章適用于公司簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件。3.財(cái)務(wù)專用章適用于公司辦理財(cái)務(wù)收支、銀行結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用人填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用事由、使用文件名稱、使用時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.審批：一般性文件使用公章的，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司行政管理部門負(fù)責(zé)人審批。重要文件、合同、協(xié)議等使用公章的，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，涉及重大事項(xiàng)的，須報(bào)公司法定代表人審批。3.用?。汗卤９苋藛T根據(jù)審批后的《公章使用申請(qǐng)表》，在指定位置加蓋公章，并在《公章使用登記表》上記錄使用時(shí)間、使用人、使用事由等信息。4.登記備案：公章使用完畢后，公章保管人員須將《公章使用申請(qǐng)表》和《公章使用登記表》進(jìn)行整理歸檔，以備查詢和追溯。（三）使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋公章。2.未經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，嚴(yán)禁以公司名義為其他單位或個(gè)人提供擔(dān)保、抵押等。3.嚴(yán)禁將公章用于任何違法違規(guī)或損害公司利益的行為。五、公章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用公章的，須由公司行政管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，在公司內(nèi)部發(fā)布停用通知，并將停用時(shí)間、印章名稱、編號(hào)等信息進(jìn)行登記備案。2.公章停用后，須及時(shí)將公章交回公司行政管理部門，由專人負(fù)責(zé)保管。（二）銷毀1.對(duì)于停用的公章，須按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀前，須填寫《公章銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，由公司行政管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀。2.公章銷毀時(shí)，須有兩人以上在場(chǎng)監(jiān)督，并在《公章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。銷毀后的《公章銷毀申請(qǐng)表》和《公章銷毀登記表》須進(jìn)行整理歸檔，以備查詢和追溯。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)公章保管人員的工作進(jìn)行考核。（二）檢查內(nèi)容1.公章的保管是否安全可靠，是否符合保管要求。2.公章的使用是否符合審批流程，是否存在違規(guī)使用的情況。3.公章的登記備案是否完整、準(zhǔn)確，是否及時(shí)整理歸檔。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，擅自使用公章或違規(guī)使用公章的，公司將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。2.對(duì)于因保管不善導(dǎo)致公章丟失、被盜或損壞的，公章保管人員須及時(shí)向公司報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。如因公章保管人員的過錯(cuò)給公司造成損失的，公司將依法追究其賠償責(zé)任。七、附則（一