公文閱辦管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司公文閱辦管理，提高公文處理效率和質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及與外部單位往來公文的閱辦管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確及時原則公文閱辦要確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，處理及時高效，不得延誤、積壓。2.分級負(fù)責(zé)原則按照公司組織架構(gòu)和職責(zé)分工，明確各級人員在公文閱辦中的責(zé)任，做到各司其職，各負(fù)其責(zé)。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保公文在閱辦過程中的安全，防止信息泄露。二、公文種類及格式（一）公文種類1.請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。2.報告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。3.通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。4.通報適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。5.批復(fù)適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)。6.函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（二）公文格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等組成。1.份號公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。2.密級和保密期限公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。3.緊急程度公文送達(dá)和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。5.發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。6.簽發(fā)人上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。7.標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。8.主送機(jī)關(guān)公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。9.正文公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。10.附件說明公文附件的順序號和名稱。11.發(fā)文機(jī)關(guān)署名署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。12.成文日期署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。13.印章公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。14.附注公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。15.附件公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。16.抄送機(jī)關(guān)除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。17.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。三、公文辦理流程（一）收文1.簽收公司辦公室負(fù)責(zé)公文的簽收工作。收到公文后，應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。2.登記對收到的公文進(jìn)行詳細(xì)登記，包括公文的標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、密級、份數(shù)、收文日期等信息。3.初審辦公室對收到的公文進(jìn)行初審，初審的重點(diǎn)是公文的文種、格式、內(nèi)容是否符合要求，是否應(yīng)由本公司辦理等。對不符合要求的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回發(fā)文機(jī)關(guān)并說明理由。（二）傳閱1.辦公室根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要，確定公文的傳閱范圍。2.按照傳閱范圍，將公文依次傳遞給相關(guān)人員傳閱。傳閱人員應(yīng)當(dāng)在公文傳閱單上簽字，并注明傳閱時間。3.傳閱過程中，如發(fā)現(xiàn)公文有疑問或者需要補(bǔ)充說明的，傳閱人員應(yīng)當(dāng)及時與辦公室溝通。（三）承辦1.承辦部門或人員收到交辦的公文后，應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。2.需要兩個以上部門辦理的公文，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與相關(guān)部門協(xié)商，協(xié)辦部門應(yīng)當(dāng)積極配合。3.承辦部門或人員應(yīng)當(dāng)在公文辦理完畢后，及時將辦理結(jié)果反饋給辦公室。（四）催辦1.辦公室對公文的辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保公文按時限要求辦理完畢。2.催辦過程中，如發(fā)現(xiàn)承辦部門或人員有延誤、推諉等情況，應(yīng)當(dāng)及時提醒并督促其加快辦理進(jìn)度。（五）答復(fù)1.對于需要答復(fù)的公文，承辦部門或人員應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時間內(nèi)給予答復(fù)。答復(fù)公文應(yīng)當(dāng)針對來文內(nèi)容，準(zhǔn)確、全面地作出回應(yīng)。2.答復(fù)公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文程序進(jìn)行審核、簽發(fā)，并及時送達(dá)對方。（六）發(fā)文1.擬稿承辦部門或人員根據(jù)工作需要起草公文，擬稿內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，表述準(zhǔn)確、簡潔、規(guī)范。2.審核擬稿完成后，由部門負(fù)責(zé)人對公文內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核公文的合法性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等。3.會簽涉及多個部門的公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行會簽。會簽部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核公文內(nèi)容，提出意見并簽字確認(rèn)。4.簽發(fā)經(jīng)審核、會簽后的公文，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要公文應(yīng)當(dāng)由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。5.編號、印制辦公室對簽發(fā)后的公文進(jìn)行編號、印制。公文印制應(yīng)當(dāng)確保質(zhì)量，格式規(guī)范，字跡清晰。6.用印、分發(fā)公文印制完成后，加蓋公司印章，并按照規(guī)定的范圍進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)時應(yīng)當(dāng)做好登記工作。四、公文歸檔與保管（一）歸檔1.公文辦理完畢后，承辦部門或人員應(yīng)當(dāng)及時將公文整理歸檔。歸檔的公文應(yīng)當(dāng)齊全完整，符合檔案管理要求。2.辦公室負(fù)責(zé)對歸檔的公文進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行存放。（二）保管1.公司設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保公文檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對公文檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱公文檔案。五、公文保密與安全（一）保密1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的公文，應(yīng)當(dāng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.公文傳閱過程中，傳閱人員應(yīng)當(dāng)妥善保管公文，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍，不得私自留存、復(fù)制、傳播公文內(nèi)容。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的公文，應(yīng)當(dāng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理。（二）安全1.加強(qiáng)公文處理過程中的安全防范措施，確保公文在傳遞、存儲、處理等環(huán)節(jié)的安全。2.定期對公文處理設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、檢查，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致公文丟失、損壞等情況發(fā)生。3.如發(fā)生公文丟失、被盜、泄密等安全事故，應(yīng)當(dāng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時向上級報告。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司辦公室負(fù)責(zé)對公文閱辦管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對各部門公文處理工作進(jìn)行抽查。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括公文辦理的及時性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，公文歸檔與保管情況，公文保密與安全措施落實(shí)情況等。（二）考核1.建立公文閱辦管理考核制度，將公文處理工作納入公司績效考核