急料管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司急料管理，規(guī)范急料處理流程，確保急料能夠得到及時(shí)、有效的處理，滿(mǎn)足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的緊急需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及急料管理的部門(mén)和人員，包括但不限于采購(gòu)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)等。（三）基本原則1.及時(shí)性原則：急料處理應(yīng)優(yōu)先于常規(guī)物料，確保在最短時(shí)間內(nèi)滿(mǎn)足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的緊急需求。2.準(zhǔn)確性原則：急料的信息傳遞、處理過(guò)程應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因錯(cuò)誤導(dǎo)致的延誤或損失。3.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)和人員在急料管理中的職責(zé)，確保急料處理流程順暢，責(zé)任可追溯。4.成本控制原則：在保證急料及時(shí)供應(yīng)的前提下，合理控制急料采購(gòu)成本和處理成本。二、急料的定義與識(shí)別（一）急料定義急料是指因生產(chǎn)計(jì)劃變更、設(shè)備突發(fā)故障、客戶(hù)緊急訂單等原因，需要立即采購(gòu)或調(diào)配的物料。（二）急料識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)1.生產(chǎn)計(jì)劃變更：因生產(chǎn)任務(wù)調(diào)整，導(dǎo)致現(xiàn)有物料無(wú)法滿(mǎn)足新的生產(chǎn)需求，且交貨期緊迫，需要緊急采購(gòu)的物料。2.設(shè)備突發(fā)故障：設(shè)備出現(xiàn)故障，影響正常生產(chǎn)，需要立即更換的零部件或維修材料。3.客戶(hù)緊急訂單：客戶(hù)提出緊急交貨要求，現(xiàn)有庫(kù)存無(wú)法滿(mǎn)足訂單需求，需要緊急采購(gòu)的物料。4.其他緊急情況：如自然災(zāi)害、公共衛(wèi)生事件等不可抗力因素導(dǎo)致的物料需求緊急情況。（三）急料識(shí)別流程1.需求部門(mén)提出：生產(chǎn)部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)等需求部門(mén)在發(fā)現(xiàn)急料需求時(shí)，應(yīng)立即填寫(xiě)《急料需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明急料的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間等信息，并提交至采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)部門(mén)審核：采購(gòu)部門(mén)收到《急料需求申請(qǐng)表》后，應(yīng)立即對(duì)需求進(jìn)行審核，判斷是否符合急料定義和識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于符合標(biāo)準(zhǔn)的急料需求，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并啟動(dòng)急料處理流程。3.特殊情況處理：對(duì)于一些緊急且復(fù)雜的情況，采購(gòu)部門(mén)可組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審，共同確定是否為急料以及處理方案。三、急料處理流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.填寫(xiě)申請(qǐng)表：需求部門(mén)按照急料識(shí)別流程提出急料需求后，應(yīng)填寫(xiě)《急料采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明急料的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、需求日期、緊急程度等信息。2.提交審批：《急料采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)急料需求進(jìn)行初步審核，審核通過(guò)后提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與溝通1.供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)急料的性質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量等要求，從合格供應(yīng)商名錄中篩選出能夠滿(mǎn)足急料需求的供應(yīng)商。優(yōu)先選擇與公司合作良好、供貨能力強(qiáng)、信譽(yù)度高的供應(yīng)商。2.緊急溝通：采購(gòu)人員應(yīng)立即與選定的供應(yīng)商進(jìn)行緊急溝通，向其說(shuō)明急料的需求情況、交貨時(shí)間要求等，并要求供應(yīng)商盡快確認(rèn)是否能夠滿(mǎn)足需求以及提供交貨時(shí)間和價(jià)格等信息。（三）采購(gòu)訂單下達(dá)1.確定訂單細(xì)節(jié)：在與供應(yīng)商溝通確認(rèn)后，采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商提供的信息，迅速確定采購(gòu)訂單的細(xì)節(jié)，包括物料名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等。2.下達(dá)訂單：采購(gòu)訂單經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，由采購(gòu)人員及時(shí)下達(dá)給供應(yīng)商。在下達(dá)訂單時(shí)，應(yīng)明確標(biāo)注“急料”字樣，以便供應(yīng)商優(yōu)先處理。（四）物流跟蹤1.建立跟蹤機(jī)制：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立急料物流跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握急料的運(yùn)輸狀態(tài)和預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間?？赏ㄟ^(guò)與物流公司溝通、查詢(xún)物流信息系統(tǒng)等方式進(jìn)行跟蹤。2.異常處理：如發(fā)現(xiàn)急料運(yùn)輸過(guò)程中出現(xiàn)異常情況，如延誤、損壞等，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與物流公司協(xié)商解決，并將相關(guān)情況通知需求部門(mén)和供應(yīng)商。（五）到貨驗(yàn)收1.組織驗(yàn)收：急料到貨前，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同需求部門(mén)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求對(duì)急料進(jìn)行驗(yàn)收，確保急料的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等符合要求。2.驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收合格的急料，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《急料驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄急料的到貨情況、驗(yàn)收結(jié)果等信息。驗(yàn)收不合格的急料，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（六）入庫(kù)與發(fā)放1.入庫(kù)手續(xù)：驗(yàn)收合格的急料，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，將急料存放至指定倉(cāng)位，并更新庫(kù)存信息。2.發(fā)放流程：需求部門(mén)憑經(jīng)審批的《急料領(lǐng)用單》到倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)領(lǐng)取急料。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照“先進(jìn)先出”的原則發(fā)放急料，并做好發(fā)放記錄。四、各部門(mén)職責(zé)（一）需求部門(mén)1.負(fù)責(zé)及時(shí)發(fā)現(xiàn)急料需求，并填寫(xiě)《急料需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明急料的相關(guān)信息和需求原因。2.配合采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行供應(yīng)商選擇和溝通，提供必要的技術(shù)支持和質(zhì)量要求。3.參與急料的到貨驗(yàn)收工作，對(duì)急料的質(zhì)量和適用性進(jìn)行確認(rèn)。4.根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，合理安排急料的領(lǐng)用，確保急料得到有效利用。（二）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)急料采購(gòu)申請(qǐng)的審核和審批工作，確保急料需求的合理性和必要性。2.按照急料處理流程，迅速選擇合適的供應(yīng)商，與供應(yīng)商進(jìn)行緊急溝通，下達(dá)采購(gòu)訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。3.協(xié)調(diào)解決急料采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如價(jià)格談判、交貨延遲等，確保急料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.定期對(duì)急料采購(gòu)情況進(jìn)行總結(jié)分析，評(píng)估采購(gòu)成本和供應(yīng)商表現(xiàn)，不斷優(yōu)化采購(gòu)策略。（三）倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)急料到貨的驗(yàn)收工作，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求對(duì)急料的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)，確保驗(yàn)收合格的急料及時(shí)入庫(kù)。2.做好急料的入庫(kù)、存儲(chǔ)和發(fā)放管理工作，建立急料庫(kù)存臺(tái)賬，確保庫(kù)存信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.按照“先進(jìn)先出”原則發(fā)放急料，嚴(yán)格執(zhí)行急料領(lǐng)用審批制度，做好急料發(fā)放記錄。4.配合采購(gòu)部門(mén)和需求部門(mén)，對(duì)急料庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理庫(kù)存異常情況。（四）其他部門(mén)1.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)急料采購(gòu)資金的安排和審核，確保急料采購(gòu)費(fèi)用的合理支付。2.質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)急料的質(zhì)量進(jìn)行抽檢和監(jiān)督，確保急料符合質(zhì)量要求。3.生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)根據(jù)急料的供應(yīng)情況，合理調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，確保生產(chǎn)的順利進(jìn)行。五、急料成本控制（一）采購(gòu)成本控制1.供應(yīng)商談判：采購(gòu)部門(mén)在與供應(yīng)商溝通急料采購(gòu)時(shí)，應(yīng)充分利用公司的采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。2.批量采購(gòu)：對(duì)于一些常用的急料，在滿(mǎn)足需求的前提下，可通過(guò)批量采購(gòu)的方式降低采購(gòu)成本。同時(shí)，要合理控制庫(kù)存水平，避免因庫(kù)存積壓導(dǎo)致成本增加。3.成本分析：定期對(duì)急料采購(gòu)成本進(jìn)行分析，對(duì)比不同供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素，評(píng)估采購(gòu)成本的合理性。對(duì)于成本過(guò)高的急料采購(gòu)，應(yīng)及時(shí)查找原因并采取措施進(jìn)行優(yōu)化。（二）物流成本控制1.選擇合適物流方式：根據(jù)急料的性質(zhì)、數(shù)量、交貨時(shí)間等因素，選擇合適的物流方式，如快遞、專(zhuān)線(xiàn)物流、航空運(yùn)輸?shù)?，在保證急料及時(shí)送達(dá)的前提下，降低物流成本。2.物流費(fèi)用結(jié)算：與物流公司建立良好的合作關(guān)系，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的物流費(fèi)用結(jié)算方式。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)物流費(fèi)用的審核和管理，確保物流費(fèi)用的合理性和準(zhǔn)確性。（三）庫(kù)存成本控制1.合理設(shè)定庫(kù)存水平：倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)急料的歷史需求數(shù)據(jù)、生產(chǎn)計(jì)劃安排等因素，合理設(shè)定急料的安全庫(kù)存水平，避免庫(kù)存過(guò)高或過(guò)低。2.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)與清理：定期對(duì)急料庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清理，及時(shí)處理積壓、過(guò)期、損壞等不良庫(kù)存，降低庫(kù)存占用資金和倉(cāng)儲(chǔ)成本。六、信息溝通與協(xié)調(diào)（一）建立溝通機(jī)制1.內(nèi)部溝通：公司內(nèi)部應(yīng)建立急料管理溝通機(jī)制，明確各部門(mén)之間的溝通渠道和方式。例如，通過(guò)內(nèi)部郵件、即時(shí)通訊工具、工作群等方式及時(shí)傳遞急料需求、采購(gòu)進(jìn)展、到貨情況等信息。2.外部溝通：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商保持密切的外部溝通，建立有效的溝通渠道，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。同時(shí)，要加強(qiáng)與物流公司的溝通協(xié)調(diào)，確保急料運(yùn)輸過(guò)程的順暢。（二）定期召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)議1.內(nèi)部協(xié)調(diào)會(huì)議：定期召開(kāi)急料管理協(xié)調(diào)會(huì)議，由采購(gòu)部門(mén)牽頭，組織需求部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)等相關(guān)人員參加。會(huì)議主要內(nèi)容包括總結(jié)急料處理情況、分析存在的問(wèn)題、制定改進(jìn)措施等。2.外部協(xié)調(diào)會(huì)議：對(duì)于一些涉及供應(yīng)商、物流公司等外部合作伙伴的問(wèn)題，可根據(jù)需要召開(kāi)外部協(xié)調(diào)會(huì)議，共同協(xié)商解決問(wèn)題，加強(qiáng)合作與溝通。七、應(yīng)急處理措施（一）供應(yīng)中斷應(yīng)急處理1.備用供應(yīng)商啟用：對(duì)于主要供應(yīng)商出現(xiàn)供應(yīng)中斷的情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)立即啟用備用供應(yīng)商，確保急料的及時(shí)供應(yīng)。同時(shí)，要與備用供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，加快生產(chǎn)和發(fā)貨進(jìn)度。2.調(diào)整采購(gòu)策略：根據(jù)供應(yīng)中斷的情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略，如尋找替代物料、增加采購(gòu)渠道等，以降低供應(yīng)中斷對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的影響。（二）質(zhì)量問(wèn)題應(yīng)急處理1.不合格急料處理：在到貨驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)急料質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)立即停止入庫(kù)，并通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理。對(duì)于不合格急料，應(yīng)及時(shí)采取退貨、換貨、補(bǔ)貨等措施，確保生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)不受影響。2.質(zhì)量追溯與改進(jìn)：質(zhì)量部門(mén)應(yīng)對(duì)不合格急料進(jìn)行質(zhì)量追溯，查找問(wèn)題原因，并要求供應(yīng)商采取改進(jìn)措施，防止類(lèi)似問(wèn)題再次發(fā)生。同時(shí)，要對(duì)公司內(nèi)部的質(zhì)量管理流程進(jìn)行評(píng)估和完善，加強(qiáng)質(zhì)量控制。（三）其他緊急情況應(yīng)急處理1.制定應(yīng)急預(yù)案：針對(duì)可能出現(xiàn)的其他緊急情況，如自然災(zāi)害、公共衛(wèi)生事件等不可抗力因素，公司應(yīng)制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和各部門(mén)職責(zé)。2.應(yīng)急物資儲(chǔ)備：根據(jù)應(yīng)急預(yù)案的要求，公司應(yīng)儲(chǔ)備一定數(shù)量的應(yīng)急物資，如常用急料、防護(hù)用品等，以應(yīng)對(duì)緊急情況的發(fā)生。同時(shí)，要定期對(duì)應(yīng)急物資進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其處于良好狀態(tài)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部應(yīng)建立急料管理監(jiān)督機(jī)制，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)急料處理流程的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。定期對(duì)各部門(mén)的急料管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.外部監(jiān)督：可邀請(qǐng)外部專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)或第三方審計(jì)公司對(duì)公司的急料管理工作進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，評(píng)估急料管理的合規(guī)性和有效性，提出改進(jìn)建議。（二）考核指標(biāo)1.急料處理及時(shí)性：考核采購(gòu)部門(mén)從接到急料需求申請(qǐng)到下達(dá)采購(gòu)訂單的時(shí)間、供應(yīng)商從接到訂單到發(fā)貨的時(shí)間、急料從發(fā)貨到到貨的時(shí)間等指標(biāo)，確保急料能夠及時(shí)供應(yīng)。2.急料質(zhì)量合格率：考核到貨急料的質(zhì)量合格率，確保急料符合質(zhì)量要求，避免因質(zhì)量問(wèn)題影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。3.急料成本控制：考核急料采購(gòu)成本、物流成本、庫(kù)存成本等指標(biāo)，確保急料管理在滿(mǎn)足需求的前提下，合理控制成本。4.信息溝通準(zhǔn)確性：考核各部門(mén)之間信息溝通的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，確保急料管理流程順暢，避免因信息不暢導(dǎo)致的延誤或錯(cuò)誤。（三）考核方式與結(jié)果應(yīng)用1.考核方式：定期對(duì)各部門(mén)的急料管理工作進(jìn)行考核，考核方式可采用定量考核與定性考核相結(jié)合的方式，如根據(jù)考