合同入檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司管理水平，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同（協(xié)議）的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。合同檔案由公司統(tǒng)一歸口管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法合規(guī)原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范合同檔案管理工作。3.便于利用原則。建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，方便合同檔案的查詢、調(diào)閱和利用。二、合同檔案管理職責(zé)（一）公司辦公室1.負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案管理辦法，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門合同檔案管理工作。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管公司重要合同檔案，并按照規(guī)定提供利用服務(wù)。（二）各業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理和初步立卷工作。2.按照公司合同檔案管理辦法的要求，及時(shí)將本部門的合同檔案移交公司辦公室歸檔。3.配合公司辦公室做好合同檔案的查詢、調(diào)閱等利用工作。（三）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)合同檔案的具體整理、編目、上架、保管等工作。2.建立合同檔案管理臺(tái)賬，記錄合同檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保合同檔案的安全和保密。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同（協(xié)議），包括但不限于買賣合同、租賃合同、借款合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等。2.合同的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等相關(guān)文件。3.與合同簽訂、履行有關(guān)的重要函件、會(huì)議紀(jì)要、往來信函、電報(bào)、傳真等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂生效后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)資料收集齊全，并移交本部門檔案管理人員。2.合同檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)收集的合同資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于不符合要求的，應(yīng)及時(shí)退回業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充完善。（三）整理方法1.合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類整理。2.每份合同應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并在封面注明合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂雙方等信息。3.合同附件應(yīng)與合同正文一并整理，順序排列在合同正文之后，并在附件首頁(yè)注明附件名稱。4.對(duì)于與合同有關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等文件，應(yīng)按照時(shí)間順序依次排列，并在文件首頁(yè)注明文件名稱和簽訂時(shí)間。5.合同檔案應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂時(shí)間、簽訂雙方、合同金額、檔案頁(yè)數(shù)等信息，以便于查詢和利用。四、合同檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同履行完畢或合同終止后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的合同檔案移交公司辦公室歸檔。（二）歸檔手續(xù)1.業(yè)務(wù)部門檔案管理人員應(yīng)填寫《合同檔案移交清單》，詳細(xì)注明移交合同檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、頁(yè)數(shù)等信息，并與公司辦公室檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)。2.雙方核對(duì)無誤后，在《合同檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（三）歸檔要求1.公司辦公室檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)接收的合同檔案進(jìn)行認(rèn)真審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.審核合格的合同檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行上架保管，并按照檔案分類體系進(jìn)行編號(hào)和排列。3.對(duì)于不符合歸檔要求的合同檔案，公司辦公室應(yīng)及時(shí)退回業(yè)務(wù)部門重新整理。五、合同檔案的保管（一）保管期限合同檔案的保管期限根據(jù)合同性質(zhì)和重要程度確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)處置、長(zhǎng)期合作關(guān)系等的合同檔案，保管期限為永久。2.涉及公司一般經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)、合同金額較大、履行期限較長(zhǎng)等的合同檔案，保管期限為長(zhǎng)期，一般不少于[X]年。3.涉及公司日常經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)、合同金額較小、履行期限較短等的合同檔案，保管期限為短期，一般不少于[X]年。（二）保管條件1.公司應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保合同檔案的安全和完整。2.合同檔案室應(yīng)保持清潔、通風(fēng)、干燥，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)于破損、褪色、變質(zhì)等已不具備保管價(jià)值的合同檔案，應(yīng)按照檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。六、合同檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱合同檔案。外部單位或個(gè)人因工作需要查閱、借閱合同檔案的，應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》或《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的合同檔案名稱、編號(hào)、查閱或借閱目的等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到公司辦公室辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人查閱、借閱合同檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱或借閱申請(qǐng)函等相關(guān)證明材料，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可到公司辦公室辦理查閱或借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見辦理查閱或借閱手續(xù)，查閱或借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還合同檔案。如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（三）利用要求1.查閱或借閱人員應(yīng)愛護(hù)合同檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換等。2.查閱或借閱人員如需復(fù)印合同檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定支付復(fù)印費(fèi)用。3.查閱或借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得將合同檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。七、合同檔案的信息化管理（一）建立合同檔案管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立合同檔案管理系統(tǒng)，將合同檔案的基本信息、電子文檔等錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同檔案的信息化管理。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)合同檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)于合同檔案的變更、補(bǔ)充等信息，應(yīng)及時(shí)錄入系統(tǒng)。（三）系統(tǒng)安全公司應(yīng)加強(qiáng)合同檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等安全事故的發(fā)生。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門合同檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.合同檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.合同檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。（三）檢查方式1.定期檢查。公司辦公室每年定期對(duì)各部門合同檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查。公司辦公室根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各部門合同檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。九、責(zé)任追究（一）對(duì)違反本辦法的行為，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)