展會(huì)專項(xiàng)管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司展會(huì)活動(dòng)的規(guī)范化管理，提高展會(huì)效果，提升公司品牌形象，促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司組織或參與的各類展會(huì)活動(dòng)，包括但不限于國(guó)內(nèi)展會(huì)、國(guó)際展會(huì)、行業(yè)展會(huì)等。（三）基本原則1.合法性原則：展會(huì)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保活動(dòng)合法合規(guī)。2.目標(biāo)導(dǎo)向原則：展會(huì)活動(dòng)應(yīng)圍繞公司業(yè)務(wù)目標(biāo)和市場(chǎng)需求，有針對(duì)性地進(jìn)行策劃和組織。3.規(guī)范管理原則：建立健全展會(huì)活動(dòng)管理制度，規(guī)范活動(dòng)流程，確保活動(dòng)有序進(jìn)行。4.效益優(yōu)先原則：注重展會(huì)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，提高活動(dòng)的投入產(chǎn)出比。二、展會(huì)策劃與籌備（一）展會(huì)信息收集與分析1.市場(chǎng)部負(fù)責(zé)收集國(guó)內(nèi)外各類展會(huì)信息，包括展會(huì)名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主題、規(guī)模、參展商和觀眾情況等。2.對(duì)收集到的展會(huì)信息進(jìn)行分析評(píng)估，結(jié)合公司業(yè)務(wù)需求和市場(chǎng)定位，篩選出適合公司參加的展會(huì)項(xiàng)目。3.填寫《展會(huì)信息評(píng)估表》，詳細(xì)記錄展會(huì)信息分析結(jié)果，為展會(huì)決策提供依據(jù)。（二）展會(huì)立項(xiàng)申請(qǐng)1.根據(jù)展會(huì)信息分析結(jié)果，如需參加展會(huì)，由市場(chǎng)部填寫《展會(huì)立項(xiàng)申請(qǐng)表》，明確展會(huì)名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參展目的、參展內(nèi)容、預(yù)算等。2.《展會(huì)立項(xiàng)申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意立項(xiàng)的展會(huì)項(xiàng)目，由市場(chǎng)部負(fù)責(zé)組建展會(huì)籌備小組，明確小組成員職責(zé)分工，啟動(dòng)展會(huì)籌備工作。（三）展會(huì)策劃方案制定1.展會(huì)籌備小組負(fù)責(zé)制定展會(huì)策劃方案，內(nèi)容包括展會(huì)主題、展位設(shè)計(jì)、展品展示、宣傳推廣、活動(dòng)安排、人員組織等。2.展位設(shè)計(jì)應(yīng)突出公司品牌形象和產(chǎn)品特色，符合展會(huì)整體風(fēng)格和要求。展品展示應(yīng)合理布局，便于觀眾參觀和了解。3.宣傳推廣方案應(yīng)明確宣傳渠道、宣傳內(nèi)容、宣傳時(shí)間等，通過多種方式提高公司展會(huì)知名度和影響力。4.活動(dòng)安排應(yīng)豐富多樣，如產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、技術(shù)交流會(huì)、商務(wù)洽談會(huì)等，吸引觀眾參與，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作。5.人員組織方案應(yīng)明確參展人員名單、職責(zé)分工、培訓(xùn)計(jì)劃等，確保參展人員具備專業(yè)知識(shí)和良好形象。（四）展會(huì)預(yù)算編制1.展會(huì)籌備小組根據(jù)展會(huì)策劃方案，編制展會(huì)預(yù)算，包括展位費(fèi)用、展品運(yùn)輸費(fèi)用、宣傳推廣費(fèi)用、人員費(fèi)用、活動(dòng)費(fèi)用等。2.展會(huì)預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)，確保預(yù)算準(zhǔn)確合理。預(yù)算編制完成后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和預(yù)算管理要求，對(duì)展會(huì)預(yù)算進(jìn)行審核，提出審核意見。展會(huì)籌備小組根據(jù)審核意見對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整完善。（五）展會(huì)籌備實(shí)施1.按照展會(huì)策劃方案和預(yù)算安排，展會(huì)籌備小組組織實(shí)施各項(xiàng)籌備工作。2.展位設(shè)計(jì)搭建工作應(yīng)按照合同要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行，確保展位按時(shí)交付使用。展品運(yùn)輸工作應(yīng)提前安排，確保展品安全、準(zhǔn)時(shí)到達(dá)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)。3.宣傳推廣工作應(yīng)按照計(jì)劃有序開展，通過多種渠道發(fā)布展會(huì)信息，吸引潛在客戶關(guān)注?；顒?dòng)安排應(yīng)提前做好準(zhǔn)備工作，確?；顒?dòng)順利進(jìn)行。4.參展人員培訓(xùn)工作應(yīng)在展會(huì)前進(jìn)行，培訓(xùn)內(nèi)容包括公司產(chǎn)品知識(shí)、展會(huì)流程、接待禮儀等，提高參展人員業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。三、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理（一）展位布置與展示1.參展人員應(yīng)按照展會(huì)策劃方案和展位設(shè)計(jì)要求，對(duì)展位進(jìn)行布置和展示。展位布置應(yīng)整潔、美觀、大方，展品擺放應(yīng)整齊有序，突出產(chǎn)品特色和優(yōu)勢(shì)。2.在展會(huì)期間，應(yīng)保持展位整潔衛(wèi)生，及時(shí)清理展品和宣傳資料，確保展位環(huán)境良好。（二）人員管理1.參展人員應(yīng)遵守展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理規(guī)定，按時(shí)到崗，堅(jiān)守崗位，不得擅自離崗。2.參展人員應(yīng)熱情接待客戶，積極介紹公司產(chǎn)品和服務(wù)，解答客戶疑問，收集客戶信息。3.在展會(huì)期間，應(yīng)注意言行舉止，維護(hù)公司形象，不得從事與展會(huì)無關(guān)的活動(dòng)。（三）宣傳推廣1.按照展會(huì)宣傳推廣方案，在展位內(nèi)和展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行宣傳推廣活動(dòng)。通過發(fā)放宣傳資料、播放宣傳片、舉辦活動(dòng)等方式，提高公司品牌知名度和產(chǎn)品影響力。2.積極與其他參展商和觀眾進(jìn)行交流互動(dòng)，拓展業(yè)務(wù)渠道，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作。（四）活動(dòng)組織1.按照展會(huì)活動(dòng)安排，組織開展各類活動(dòng)?；顒?dòng)組織過程中，應(yīng)做好活動(dòng)策劃、現(xiàn)場(chǎng)布置、人員安排等工作，確?；顒?dòng)順利進(jìn)行。2.活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)活動(dòng)效果進(jìn)行評(píng)估總結(jié)，為今后的展會(huì)活動(dòng)提供經(jīng)驗(yàn)參考。（五）安全管理1.展會(huì)籌備小組應(yīng)制定展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全防范措施。2.在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)志，配備必要的安全設(shè)施和消防器材。3.參展人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，注意人身安全和財(cái)產(chǎn)安全，不得在展位內(nèi)吸煙、使用明火等。四、展會(huì)后續(xù)工作（一）客戶跟進(jìn)1.展會(huì)結(jié)束后，參展人員應(yīng)及時(shí)對(duì)收集到的客戶信息進(jìn)行整理分析，按照客戶意向程度進(jìn)行分類。2.對(duì)重點(diǎn)客戶進(jìn)行跟進(jìn)，通過電話、郵件、拜訪等方式與客戶保持聯(lián)系，進(jìn)一步了解客戶需求，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作。（二）效果評(píng)估1.市場(chǎng)部負(fù)責(zé)組織開展展會(huì)效果評(píng)估工作，制定評(píng)估指標(biāo)和評(píng)估方法。2.評(píng)估指標(biāo)包括展會(huì)知名度、品牌形象提升、業(yè)務(wù)合作意向、客戶滿意度等。評(píng)估方法可采用問卷調(diào)查、客戶反饋、數(shù)據(jù)分析等方式。3.根據(jù)展會(huì)效果評(píng)估結(jié)果，撰寫《展會(huì)效果評(píng)估報(bào)告》，總結(jié)展會(huì)活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)建議。（三）資料歸檔1.展會(huì)籌備和展會(huì)期間形成的各類資料，包括展會(huì)策劃方案、預(yù)算、宣傳資料、客戶信息等，由展會(huì)籌備小組負(fù)責(zé)整理歸檔。2.資料歸檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行，確保資料完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。五、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用報(bào)銷1.展會(huì)費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度和報(bào)銷流程進(jìn)行。參展人員應(yīng)在展會(huì)結(jié)束后及時(shí)整理報(bào)銷憑證，填寫報(bào)銷單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門審批。2.報(bào)銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、合同等相關(guān)證明材料，確保費(fèi)用支出真實(shí)、合法、有效。（二）費(fèi)用控制1.展會(huì)籌備小組應(yīng)嚴(yán)格按照展會(huì)預(yù)算控制費(fèi)用支出，確保費(fèi)用不超預(yù)算。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行審批。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)展會(huì)費(fèi)用的監(jiān)控和管理，定期對(duì)費(fèi)用支出情況進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)展會(huì)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)展會(huì)籌備、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理、展會(huì)后續(xù)工作等進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括展會(huì)活動(dòng)是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求，展會(huì)策劃方案和預(yù)算執(zhí)行情況，展會(huì)效果等。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)參展人員的展會(huì)工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括展位布置、人員管理、宣傳推廣、活動(dòng)組織、客戶跟進(jìn)等方面。2.根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的參展人員給