學(xué)院檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)院檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高學(xué)院管理水平和工作效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)院各部門、各單位形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本辦法所稱檔案，是指學(xué)院在教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等活動中直接形成的對學(xué)院和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學(xué)院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全院檔案管理工作，各部門、各單位指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.完整準(zhǔn)確原則。應(yīng)保證檔案的齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，能夠全面反映學(xué)院各項(xiàng)工作的歷史面貌。3.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用價值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）學(xué)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組學(xué)院成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。其主要職責(zé)是：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)院檔案工作發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度。2.研究決定學(xué)院檔案工作中的重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的問題。3.監(jiān)督檢查學(xué)院檔案工作的開展情況，對檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和考核。（二）學(xué)院辦公室（檔案管理部門）學(xué)院辦公室是學(xué)院檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)學(xué)院檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)是：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，以及學(xué)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的決定，制定和完善學(xué)院檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管學(xué)院各部門、各單位形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整和安全。3.建立健全學(xué)院檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.按照規(guī)定向?qū)W校檔案館和上級檔案管理部門移交檔案，并做好檔案統(tǒng)計工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。6.組織開展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作，提高全院師生的檔案意識。7.對各部門、各單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織檔案工作考核。（三）各部門、各單位檔案管理人員各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的管理工作，其主要職責(zé)是：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作活動中形成的各類文件材料，按照學(xué)院檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、裝訂，并定期移交學(xué)院檔案管理部門。2.協(xié)助學(xué)院檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、借閱等利用工作。3.接受學(xué)院檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成學(xué)院各部門、各單位在教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等工作中應(yīng)及時形成各種文件材料，確保文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和制作方式。（二）檔案的收集范圍1.黨群工作類：包括學(xué)院黨委、工會、團(tuán)委等組織形成的各類文件材料，如工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、決議、通知、信函等。2.行政管理類：包括學(xué)院行政部門形成的各類文件材料，如學(xué)院發(fā)展規(guī)劃、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、請示報告、人事任免、招生就業(yè)、財務(wù)審計、資產(chǎn)管理等方面的文件。3.教學(xué)管理類：包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程教案、教學(xué)課件、考試試卷、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)報告、畢業(yè)設(shè)計（論文）等教學(xué)過程中形成的文件材料。4.學(xué)生管理類：包括學(xué)生學(xué)籍檔案、獎懲記錄、綜合素質(zhì)評價、畢業(yè)鑒定等學(xué)生在校期間形成的文件材料。5.科研管理類：包括科研項(xiàng)目申報書、立項(xiàng)批復(fù)、研究報告、論文著作、科研成果鑒定證書、獲獎證書等科研活動中形成的文件材料。6.基本建設(shè)類：包括學(xué)院基本建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗(yàn)收報告等文件材料。7.儀器設(shè)備類：包括儀器設(shè)備的購置申請、合同協(xié)議、驗(yàn)收報告、使用說明書等文件材料。8.外事工作類：包括學(xué)院對外交流合作的協(xié)議、邀請函、出訪報告、接待記錄等文件材料。9.聲像檔案類：包括學(xué)院在教學(xué)、科研、管理、文化活動等方面形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。10.實(shí)物檔案類：包括學(xué)院獲得的各類獎杯、獎牌、證書、錦旗等實(shí)物。（三）檔案收集要求1.各部門、各單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時將本部門形成的文件材料進(jìn)行收集整理，確保檔案的齊全完整。2.對重要會議、重大活動、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案的及時歸檔。3.各部門、各單位在向?qū)W院檔案管理部門移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法學(xué)院檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法進(jìn)行整理。1.年度：按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類。2.機(jī)構(gòu)：按照學(xué)院內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類，同一機(jī)構(gòu)形成的文件材料集中排列。3.保管期限：根據(jù)文件材料的保存價值，分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種保管期限。（三）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。2.分類：按照分類方法，將文件材料進(jìn)行分類。3.編號：對每一份文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性。4.編目：編制檔案目錄，包括檔號、文號、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限等項(xiàng)目。5.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫檔號、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場所學(xué)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。（二）檔案裝具檔案裝具應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，采用堅(jiān)固耐用、便于存放和管理的檔案柜、檔案盒等。檔案柜應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號順序進(jìn)行存放，便于查找和利用。2.對不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯標(biāo)識。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。5.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為學(xué)院教學(xué)、科研、管理等工作提供有效服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)院檔案管理部門查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。2.借閱：學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和學(xué)院檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和學(xué)院檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由學(xué)院檔案管理部門安排專人進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告學(xué)院檔案管理部門，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面的觀點(diǎn)、歷史的觀點(diǎn)和發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值，確保檔案的真實(shí)性和完整性。（二）鑒定組織學(xué)院成立檔案鑒定小組，由學(xué)院檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合分析檔案的保存價值，確定檔案的保管期限。對保管期限已滿且無保存價值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一核對，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的檔號、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等信息。2.審批：檔案銷毀清冊經(jīng)學(xué)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀：檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀后的檔案應(yīng)及時進(jìn)行登記。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計學(xué)院檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計，并定期向上級檔案管理部門和學(xué)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小