密封比價管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購活動中的密封比價行為，確保采購過程的公平、公正、公開，提高采購效率，降低采購成本，保證所采購物資和服務的質量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部所有物資采購、工程發(fā)包、服務采購等涉及需要進行密封比價的項目。（三）基本原則1.公平公正原則采購活動應遵循公平、公正的原則，為所有參與比價的供應商提供平等的機會，不得偏袒任何一方。在評審過程中，嚴格按照既定的標準和程序進行，確保結果的公正性。2.公開透明原則采購信息、比價文件、評審過程和結果等應保持公開透明，接受公司內部監(jiān)督和相關部門的檢查。3.競爭擇優(yōu)原則通過公開邀請供應商參與密封比價，引入充分的市場競爭，選擇報價合理、產品質量可靠、服務優(yōu)良的供應商作為合作伙伴，以實現公司利益最大化。4.誠實信用原則參與采購活動的各方應誠實守信，嚴格履行各自的義務，不得有欺詐、隱瞞等行為。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定采購計劃，明確采購項目的需求、規(guī)格、數量、交貨期等要求。2.組織實施密封比價采購活動，包括編制比價文件、發(fā)布比價公告、邀請供應商、接收比價文件、組織開標、評標等工作。3.與中選供應商簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.建立和維護供應商信息庫，對供應商的報價、履約情況等進行記錄和評價。（二）需求部門1.提出采購項目的需求，確保需求明確、合理，并對需求的準確性和完整性負責。2.協助采購部門編制比價文件，提供技術規(guī)格、質量標準等方面的支持和建議。3.參與開標、評標過程，對供應商的技術方案、產品質量等進行評審。4.負責驗收采購的物資或服務，對驗收結果負責。（三）財務部門1.參與采購預算的編制和審核，提供財務方面的意見和建議。2.負責對采購項目的資金支付進行審核和監(jiān)督，確保資金使用合規(guī)、安全。3.協助采購部門對比價結果進行財務分析，評估采購成本的合理性。（四）法務部門1.對采購合同等法律文件進行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，維護公司合法權益。2.為采購活動提供法律咨詢和支持，處理采購過程中的法律糾紛。（五）監(jiān)督部門1.對采購活動進行全程監(jiān)督，確保采購過程符合公司規(guī)定和相關法律法規(guī)要求。2.受理供應商和公司內部員工的投訴舉報，對違規(guī)行為進行調查和處理。三、密封比價流程（一）采購申請與審批1.需求部門根據業(yè)務需要填寫采購申請表，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數量、預算金額、需求時間等內容，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對采購申請的必要性、合理性進行審核，簽署意見后報分管領導審批。3.分管領導根據公司整體預算和業(yè)務需求，對采購申請進行審批，批準后交采購部門組織實施。（二）采購文件編制1.采購部門根據采購申請和需求部門提供的信息，編制密封比價文件。比價文件應包括以下內容：采購項目概述，包括項目名稱、采購內容、規(guī)格要求、數量、交貨期等。供應商須知，明確供應商的資格條件、報名方式、比價文件獲取方式、報價要求、開標時間和地點等。技術規(guī)格要求，詳細描述采購物資或服務的技術參數、質量標準、驗收要求等。商務條款，包括報價要求、付款方式、售后服務等。比價文件格式，規(guī)定供應商報價文件的格式和內容要求。2.比價文件編制完成后，采購部門應組織相關人員進行審核，確保文件內容準確、完整、清晰，符合法律法規(guī)和公司要求。（三）供應商邀請1.采購部門根據采購項目的特點和需求，從供應商信息庫中篩選出符合資格條件的潛在供應商，并向其發(fā)出密封比價邀請。邀請方式可以采用書面邀請函、電子郵件或公司內部采購平臺發(fā)布公告等形式。2.在邀請供應商時，應明確告知供應商比價文件的獲取方式、報價截止時間、開標時間和地點等重要信息。（四）比價文件發(fā)放1.采購部門向被邀請的供應商發(fā)放密封比價文件。供應商應在規(guī)定的時間內領取比價文件，并確認收到。2.采購部門應記錄供應商領取比價文件的時間、方式等信息，確保文件發(fā)放的準確性和可追溯性。（五）報價文件接收1.供應商應在報價截止時間前，將密封的報價文件送達指定地點或通過規(guī)定的電子方式提交給采購部門。2.采購部門在接收報價文件時，應檢查文件的密封情況，并做好記錄。對于不符合密封要求的報價文件，采購部門有權拒收。（六）開標1.在規(guī)定的開標時間和地點，采購部門組織開標會議。開標會議應由采購部門負責人或其授權代表主持，需求部門、財務部門、監(jiān)督部門等相關人員參加。2.開標時，首先由供應商或其授權代表檢查各自報價文件的密封情況，經確認無誤后，由工作人員當眾拆封報價文件，宣讀供應商名稱、報價金額、交貨期等主要內容，并進行記錄。3.開標過程應進行全程記錄，并存檔備查。（七）評標1.開標結束后，采購部門組織評標委員會進行評標。評標委員會由采購部門、需求部門、財務部門、技術專家等相關人員組成，人數應符合公司規(guī)定，且為單數。2.評標委員會應按照比價文件規(guī)定的評標標準和方法，對各供應商的報價文件進行評審。評審內容包括商務部分、技術部分和價格部分等。商務部分評審主要包括供應商的資質、信譽、業(yè)績、售后服務等方面。技術部分評審主要包括供應商提供的技術方案、產品質量、技術支持能力等方面。價格部分評審主要是對各供應商的報價進行比較，選擇報價合理、性價比高的供應商。3.評標委員會成員應獨立評審，客觀公正地提出評審意見。在評審過程中，如發(fā)現供應商的報價文件存在疑問或需要進一步澄清的問題，采購部門應及時與供應商溝通，要求其作出書面說明。4.評標委員會根據評審結果，推薦中選供應商候選人，并編寫評標報告。評標報告應包括項目概述、評審過程、評審結果、推薦意見等內容。（八）定標1.采購部門將評標報告提交公司領導審批。公司領導根據評標報告和公司實際情況，確定中選供應商。2.采購部門向中選供應商發(fā)出中標通知書，并同時通知未中選供應商。中標通知書應明確采購項目的名稱、中標金額、交貨期等主要內容。（九）合同簽訂1.采購部門與中選供應商按照中標通知書的要求，簽訂采購合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資或服務的規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。2.合同簽訂前，法務部門應對合同條款進行審核，確保合同合法合規(guī)。合同簽訂后，應及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門等相關部門備案。（十）合同執(zhí)行與驗收1.采購合同簽訂后，供需雙方應按照合同約定履行各自的義務。供應商應按時、按質、按量提供采購物資或服務，采購部門應跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協調解決合同執(zhí)行過程中出現的問題。2.需求部門負責組織對采購的物資或服務進行驗收。驗收應按照合同約定的質量標準和驗收程序進行，確保所采購的物資或服務符合要求。驗收合格后，需求部門應出具驗收報告。四、比價文件編制規(guī)范（一）格式要求1.比價文件應采用統(tǒng)一的格式，包括封面、目錄、正文、附件等部分。封面應注明采購項目名稱、采購編號、編制日期等信息。2.正文部分應按照章節(jié)順序編寫，各章節(jié)之間應邏輯清晰、層次分明。附件部分應包括相關的技術文件、資質證明文件、業(yè)績案例等。3.比價文件應使用A4紙張打印或復印，左側裝訂，裝訂應牢固、整齊。（二）內容要求1.采購項目概述應詳細描述采購項目的背景、目的、范圍和要求，使供應商能夠清楚了解采購項目的基本情況。明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數量、技術參數、質量標準等具體要求，如有特殊要求應單獨注明。2.供應商須知規(guī)定供應商參與采購活動的基本要求，包括資格條件、報名方式、比價文件獲取方式、報價要求、開標時間和地點等。明確供應商在采購過程中的權利和義務，以及應遵守的紀律和規(guī)定。3.技術規(guī)格要求對采購物資或服務的技術要求進行詳細描述，應盡可能采用國家標準、行業(yè)標準或公認的技術規(guī)范。如有特殊技術要求，應提供詳細的技術說明和圖紙資料，確保供應商能夠準確理解并滿足要求。4.商務條款包括報價要求、付款方式、交貨期、交貨地點、售后服務等內容。報價要求應明確報價的范圍、計價方式、貨幣單位等；付款方式應明確付款的時間節(jié)點和比例；交貨期應明確具體的交貨日期或交貨期限；交貨地點應明確貨物的交付地點；售后服務應明確供應商提供售后服務的內容、期限、響應時間等。5.比價文件格式規(guī)定供應商報價文件的格式和內容要求，包括報價表、商務條款偏離表、技術條款偏離表、資格證明文件等。報價表應按照比價文件規(guī)定的格式填寫，注明各項物資或服務的名稱、規(guī)格、數量、單價、總價等信息；商務條款偏離表和技術條款偏離表應詳細列出供應商對商務條款和技術條款的偏離情況；資格證明文件應包括營業(yè)執(zhí)照副本、資質證書、業(yè)績證明、財務狀況證明等相關文件。（三）審核與修訂1.比價文件編制完成后，采購部門應組織相關人員進行審核。審核人員應包括采購部門負責人、需求部門代表、技術專家、財務人員等，確保文件內容準確、完整、清晰，符合法律法規(guī)和公司要求。2.在審核過程中，如發(fā)現問題或需要修改的地方，應及時與編制人員溝通，進行修訂和完善。審核通過后的比價文件應加蓋采購部門公章，并編號存檔。3.如采購項目的需求發(fā)生重大變化或出現其他特殊情況，需要對比價文件進行修訂的，采購部門應及時發(fā)布修訂通知，告知供應商相關信息，并要求供應商按照修訂后的比價文件重新報價或提交相關文件。五、供應商管理（一）供應商資格審查1.采購部門應建立供應商資格審查制度，對參與密封比價采購活動的供應商進行資格審查。資格審查的內容包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、資質證書、生產許可證、產品質量認證、業(yè)績情況、財務狀況、信譽等方面。2.采購部門應要求供應商提供相關證明文件，并對其真實性、有效性進行核實。對于不符合資格條件的供應商，采購部門有權拒絕其參與采購活動。3.在資格審查過程中，采購部門可以通過實地考察、市場調研、信用查詢等方式，進一步了解供應商的實際情況，確保選擇的供應商具備良好的信譽和履約能力。（二）供應商信息庫建立與維護1.采購部門應建立供應商信息庫，對供應商的基本信息、資質情況、業(yè)績表現、報價記錄、履約情況等進行詳細記錄和管理。2.供應商信息庫應定期進行更新和維護，及時補充新的供應商信息，刪除已不再合作或不符合要求的供應商信息。3.采購部門應根據供應商的表現，對其進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、一般供應商和不合格供應商等類別，并采取相應的管理措施。對于優(yōu)秀供應商，可以給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于不合格供應商，應限制其參與公司采購活動。（三）供應商評價與考核1.采購部門應建立供應商評價與考核機制，定期對供應商的履約情況進行評價和考核。評價和考核的內容包括交貨期、產品質量、售后服務、價格水平、合作態(tài)度等方面。2.采購部門可以通過發(fā)放調查問卷、收集用戶反饋、查閱驗收報告等方式，獲取供應商的履約信息，并進行綜合評價。評價結果應分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.根據供應商的評價結果，采購部門應采取相應的措施。對于評價結果為優(yōu)秀的供應商，可以給予表彰和獎勵，并優(yōu)先選擇其作為合作伙伴；對于評價結果為不合格的供應商，應及時與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應終止合作關系。六、監(jiān)督與投訴處理（一）監(jiān)督機制1.公司應建立健全采購活動監(jiān)督機制，對密封比價采購過程進行全程監(jiān)督。監(jiān)督部門應定期或不定期對采購項目進行檢查，確保采購活動符合公司規(guī)定和相關法律法規(guī)要求。2.監(jiān)督內容包括采購申請與審批、采購文件編制、供應商邀請、報價文件接收、開標、評標、定標、合同簽訂、合同執(zhí)行與驗收等各個環(huán)節(jié)。3.監(jiān)督部門在監(jiān)督過程中，如發(fā)現問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。對于違規(guī)行為，應依法依規(guī)進行處理。（二）投訴處理1.供應商或公司