廣告合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司廣告合同管理，規(guī)范廣告合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與廣告商、媒體等簽訂的各類廣告合同，包括但不限于廣告制作合同、廣告發(fā)布合同、廣告代理合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則廣告合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同合法有效。2.公平公正原則合同雙方應(yīng)在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上簽訂合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，不得損害對方合法權(quán)益。3.誠實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定，不得擅自變更或解除合同。4.風(fēng)險防范原則加強(qiáng)合同風(fēng)險評估和防范，對可能出現(xiàn)的風(fēng)險制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，確保公司利益不受損失。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)廣告業(yè)務(wù)需求，填寫《廣告合同申請表》，詳細(xì)說明廣告項(xiàng)目內(nèi)容、合作方信息、合同金額、付款方式、履行期限等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.法務(wù)審核法務(wù)部門對《廣告合同申請表》及相關(guān)業(yè)務(wù)資料進(jìn)行法律審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險，提出修改意見。3.財務(wù)審核財務(wù)部門對合同金額、付款方式、結(jié)算方式等進(jìn)行審核，確保合同財務(wù)條款合理、可行，符合公司財務(wù)管理制度。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批經(jīng)法務(wù)、財務(wù)審核通過后，將合同提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況和風(fēng)險評估，做出審批決定。5.簽訂合同合同經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合作方簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)確保合同文本內(nèi)容與審批通過的內(nèi)容一致，雙方簽字蓋章齊全。（二）合同條款要求1.合同主體信息明確雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息，確保信息準(zhǔn)確無誤。2.廣告項(xiàng)目內(nèi)容詳細(xì)描述廣告項(xiàng)目的名稱、形式、規(guī)格、制作要求、發(fā)布時間、發(fā)布渠道等具體內(nèi)容，避免模糊不清或歧義。3.權(quán)利義務(wù)條款明確雙方的權(quán)利義務(wù)，包括但不限于廣告制作、發(fā)布、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等。權(quán)利義務(wù)應(yīng)具體、明確，具有可操作性。4.保密條款對于涉及公司商業(yè)秘密、廣告創(chuàng)意等信息的合同，應(yīng)明確保密條款，約定雙方的保密義務(wù)和違約責(zé)任。5.知識產(chǎn)權(quán)條款明確廣告作品的知識產(chǎn)權(quán)歸屬，確保公司對廣告作品享有合法權(quán)益。6.違約責(zé)任條款明確雙方在合同履行過程中如出現(xiàn)違約行為應(yīng)承擔(dān)的違約責(zé)任，違約責(zé)任應(yīng)具體、合理，具有威懾力。7.爭議解決條款約定雙方在合同履行過程中發(fā)生爭議時的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟等。（三）合同簽訂注意事項(xiàng)1.合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同模板，如無合適模板，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核后制定。2.簽訂合同前，應(yīng)仔細(xì)核對合同條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法，避免出現(xiàn)漏洞或歧義。3.合同簽字蓋章應(yīng)齊全，簽字人應(yīng)具有相應(yīng)的授權(quán)。對于重要合同，應(yīng)要求合作方提供法定代表人身份證明書和授權(quán)委托書。4.簽訂合同后，應(yīng)及時將合同副本交至相關(guān)部門存檔，確保各部門對合同內(nèi)容有充分了解。三、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤和協(xié)調(diào)，及時了解廣告項(xiàng)目進(jìn)展情況，確保合同按約定履行。2.定期向合作方了解廣告制作進(jìn)度、發(fā)布情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通解決。3.建立合同履行臺賬，詳細(xì)記錄合同履行情況，包括廣告制作進(jìn)度、發(fā)布時間、驗(yàn)收情況、付款記錄等。（二）廣告驗(yàn)收管理1.廣告制作完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在合同中明確約定。2.驗(yàn)收合格后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《廣告驗(yàn)收單》，經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后存檔。3.如驗(yàn)收不合格，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知合作方進(jìn)行整改，直至驗(yàn)收合格為止。整改費(fèi)用由責(zé)任方承擔(dān)。（三）付款管理1.財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間進(jìn)行付款。付款前，應(yīng)審核相關(guān)業(yè)務(wù)資料，確保付款依據(jù)充分。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向財務(wù)部門提供廣告制作完成證明、發(fā)布報告、驗(yàn)收單等相關(guān)資料，作為付款依據(jù)。3.如因合作方原因?qū)е鹿拘枰舆t付款或扣除款項(xiàng)的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合作方溝通，并向財務(wù)部門提供相關(guān)說明。四、合同變更與終止管理（一）合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《廣告合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容等，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.經(jīng)法務(wù)、財務(wù)審核通過后，將合同變更申請?zhí)峤环止茴I(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合作方簽訂合同變更協(xié)議。3.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、生效時間、雙方權(quán)利義務(wù)等，確保變更后的合同合法有效。（二）合同終止1.合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《廣告合同終止申請表》，詳細(xì)說明終止原因，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.經(jīng)法務(wù)、財務(wù)審核通過后，將合同終止申請?zhí)峤环止茴I(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合作方辦理合同終止手續(xù)。3.合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算和清理，確保雙方權(quán)利義務(wù)結(jié)清。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同正本及相關(guān)附件、審批文件、履行記錄等資料收集齊全，移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案清單，對合同檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確。（二）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類歸檔。2.對合同檔案中的文件資料進(jìn)行編號、編目，制作檔案目錄，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。2.定期對合同檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案資料的完整性和安全性。3.電子合同檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲于安全的存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和恢復(fù)測試。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、抽取檔案資料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，確保檔案資料的安全。六、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.定期對廣告合同進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險因素，如合作方違約、廣告效果不達(dá)預(yù)期、法律法規(guī)變化等。2.根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低合同風(fēng)險。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.對于合作方信用風(fēng)險，在簽訂合同前對合作方進(jìn)行信用調(diào)查，要求合作方提供擔(dān)?；虮ＷC金，加強(qiáng)合同履行過程中的監(jiān)督和管理。2.對于廣告效果風(fēng)險，在合同中明確廣告效果評估標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任，加強(qiáng)廣告制作和發(fā)布過程中的質(zhì)量控制，定期對廣告效果進(jìn)行評估和調(diào)整。3.對于法律法規(guī)風(fēng)險，加強(qiáng)對法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，及時了解法律法規(guī)變化情況，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對廣告合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，合同檔案管理情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.建立廣告合同管理考核評價制度，對各部門廣告合同管理工作進(jìn)行考核評價