招待物資管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司招待物資的管理，規(guī)范招待物資的采購(gòu)、使用、存儲(chǔ)等流程，確保招待物資的合理利用，控制招待費(fèi)用支出，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在業(yè)務(wù)招待活動(dòng)中涉及的各類物資的管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保招待物資管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.預(yù)算控制原則：招待物資的采購(gòu)、使用應(yīng)納入公司預(yù)算管理，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，不得超預(yù)算使用。3.規(guī)范管理原則：建立健全招待物資管理制度，明確各部門職責(zé)，規(guī)范操作流程，確保管理工作有序進(jìn)行。4.節(jié)約高效原則：在保證招待質(zhì)量的前提下，充分利用現(xiàn)有資源，節(jié)約使用招待物資，提高資源利用效率。二、管理職責(zé)（一）行政管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善招待物資管理辦法，并組織實(shí)施。2.匯總各部門招待物資需求計(jì)劃，結(jié)合公司預(yù)算，編制年度招待物資采購(gòu)計(jì)劃。3.負(fù)責(zé)招待物資的采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放等日常管理工作。4.定期對(duì)招待物資的庫(kù)存情況進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。5.監(jiān)督檢查各部門招待物資的使用情況，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核招待物資采購(gòu)計(jì)劃及費(fèi)用報(bào)銷，確保費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)制度和預(yù)算安排。2.對(duì)招待物資的采購(gòu)、使用等費(fèi)用進(jìn)行核算和統(tǒng)計(jì)，定期提供財(cái)務(wù)分析報(bào)告。3.協(xié)助行政管理部門做好招待物資的成本控制和預(yù)算管理工作。（三）使用部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提前向行政管理部門提交招待物資需求計(jì)劃。2.嚴(yán)格按照規(guī)定使用招待物資，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或提高標(biāo)準(zhǔn)。3.負(fù)責(zé)本部門招待物資的領(lǐng)用、保管和使用記錄工作，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門應(yīng)于每年[具體時(shí)間]前，根據(jù)下一年度業(yè)務(wù)招待預(yù)計(jì)情況，向行政管理部門提交招待物資需求計(jì)劃，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等。2.行政管理部門對(duì)各部門提交的需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合公司招待費(fèi)預(yù)算，編制年度招待物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的種類、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。3.年度招待物資采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。如因業(yè)務(wù)發(fā)展等原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)按原審批程序進(jìn)行調(diào)整。（二）采購(gòu)流程1.行政管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃，按照公司采購(gòu)管理制度的要求，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.對(duì)于批量采購(gòu)或金額較大的招待物資，應(yīng)采用招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式進(jìn)行采購(gòu)，確保采購(gòu)過(guò)程公開、公平、公正。4.采購(gòu)物資到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知行政管理部門和使用部門共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等。如發(fā)現(xiàn)物資不符合合同要求，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。四、存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)設(shè)立專門的招待物資倉(cāng)庫(kù)，確保倉(cāng)庫(kù)環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。（二）物資分類存放1.招待物資應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。2.食品類物資應(yīng)與非食品類物資分開存放，避免交叉污染。易腐食品應(yīng)存放在冷藏或冷凍設(shè)備中。（三）庫(kù)存盤點(diǎn)1.行政管理部門應(yīng)定期對(duì)招待物資進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)如實(shí)記錄物資的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等情況，并與庫(kù)存賬目進(jìn)行核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，說(shuō)明盤點(diǎn)情況、存在問題及處理建議。盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)。五、使用管理（一）領(lǐng)用審批1.使用部門如需領(lǐng)用招待物資，應(yīng)填寫《招待物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.行政管理部門根據(jù)審批后的《招待物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時(shí)間、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。（二）使用標(biāo)準(zhǔn)1.招待物資的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得擅自提高標(biāo)準(zhǔn)或超標(biāo)準(zhǔn)使用。2.食品類招待物資應(yīng)根據(jù)招待對(duì)象、人數(shù)、時(shí)間等合理安排，確保食品質(zhì)量和安全。非食品類招待物資應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行配備，避免浪費(fèi)。（三）使用記錄使用部門應(yīng)建立招待物資使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每次招待活動(dòng)中物資的領(lǐng)用、使用情況，包括招待時(shí)間、招待對(duì)象、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。使用臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和整理，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。六、費(fèi)用管理（一）預(yù)算控制1.招待物資采購(gòu)及使用費(fèi)用應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理，嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.行政管理部門應(yīng)定期對(duì)招待物資費(fèi)用支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決費(fèi)用超支等問題。如因業(yè)務(wù)需要確需突破預(yù)算，應(yīng)按規(guī)定程序進(jìn)行審批。（二）報(bào)銷規(guī)定1.招待物資采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，經(jīng)采購(gòu)人員、驗(yàn)收人員、部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核報(bào)銷。2.招待物資使用部門在報(bào)銷招待費(fèi)用時(shí)，應(yīng)提供《招待物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》、使用記錄等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核報(bào)銷。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度和審批流程對(duì)招待物資費(fèi)用進(jìn)行審核，對(duì)不符合規(guī)定的費(fèi)用不予報(bào)銷。七、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)招待物資管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，費(fèi)用支出是否合理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）日常檢查行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)招待物資管理工作的日常檢查，定期對(duì)各部門招待物資的使用情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（三）違規(guī)處理對(duì)違反本辦法規(guī)定的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、責(zé)令整改、扣減績(jī)效獎(jiǎng)金等處理；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司