材料申購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司材料申購(gòu)管理，規(guī)范申購(gòu)流程，確保材料及時(shí)供應(yīng)，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，同時(shí)合理控制成本，提高資金使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各部門(mén)因生產(chǎn)、研發(fā)、維修、辦公等需要進(jìn)行的材料申購(gòu)活動(dòng)。（三）基本原則1.按需申購(gòu)原則：各部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需求，合理申購(gòu)材料，避免盲目申購(gòu)和積壓浪費(fèi)。2.預(yù)算控制原則：申購(gòu)材料應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，確保成本可控。3.流程規(guī)范原則：遵循規(guī)定的申購(gòu)流程，確保申購(gòu)活動(dòng)有序進(jìn)行。4.高效及時(shí)原則：提高申購(gòu)審批效率，保證材料及時(shí)供應(yīng)，不影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。二、申購(gòu)流程（一）申購(gòu)申請(qǐng)1.需求提出：各部門(mén)根據(jù)工作安排和實(shí)際需求，由使用人填寫(xiě)《材料申購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期、用途等信息。2.部門(mén)審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)申購(gòu)的必要性和合理性，簽字批準(zhǔn)后提交至采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)初審：采購(gòu)部門(mén)收到申購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申購(gòu)材料的規(guī)格、型號(hào)、市場(chǎng)供應(yīng)情況等進(jìn)行初審，評(píng)估采購(gòu)的可行性和成本效益。2.預(yù)算審核：財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)申購(gòu)材料的預(yù)算進(jìn)行審核，確認(rèn)是否在預(yù)算范圍內(nèi)。如超出預(yù)算，需申購(gòu)部門(mén)重新調(diào)整或履行預(yù)算追加審批程序。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)申購(gòu)金額大小，按照公司授權(quán)審批制度，分別由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。申購(gòu)金額較小的，由部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；申購(gòu)金額較大的，需經(jīng)總經(jīng)理審批。（三）采購(gòu)執(zhí)行1.供應(yīng)商選擇：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的申購(gòu)申請(qǐng)，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式選擇合格的供應(yīng)商。優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。2.采購(gòu)合同簽訂：與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確材料的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，確保雙方權(quán)益。3.訂單下達(dá)：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保按時(shí)交貨。（四）到貨驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)在收到采購(gòu)部門(mén)通知后，做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.數(shù)量驗(yàn)收：驗(yàn)收人員按照采購(gòu)合同和送貨單，對(duì)到貨材料的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，確保數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。3.質(zhì)量驗(yàn)收：依據(jù)相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求，對(duì)到貨材料的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，檢查材料的規(guī)格、型號(hào)、性能等是否符合要求。對(duì)于重要材料或關(guān)鍵零部件，可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員參與驗(yàn)收。4.驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員填寫(xiě)《材料驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量狀況、供應(yīng)商名稱等，并簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（五）入庫(kù)管理1.入庫(kù)手續(xù)辦理：倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收合格的《材料驗(yàn)收單》，辦理材料入庫(kù)手續(xù)，將材料錄入庫(kù)存管理系統(tǒng)，更新庫(kù)存臺(tái)賬。2.存放管理：按照材料的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，確保倉(cāng)庫(kù)布局合理，便于管理和查找。同時(shí)，做好防潮、防火、防盜等措施，保證材料質(zhì)量安全。（六）付款結(jié)算1.發(fā)票審核：財(cái)務(wù)部門(mén)收到供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票后，對(duì)發(fā)票的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，確保發(fā)票與采購(gòu)合同、送貨單、驗(yàn)收單等一致。2.付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，附上發(fā)票、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。3.付款審批：財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，按照公司資金審批流程，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.款項(xiàng)支付：經(jīng)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)及時(shí)辦理款項(xiàng)支付手續(xù)，確保供應(yīng)商按時(shí)收到貨款。三、申購(gòu)計(jì)劃管理（一）年度申購(gòu)計(jì)劃1.編制要求：各部門(mén)應(yīng)于每年年底前，結(jié)合公司下一年度的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、項(xiàng)目預(yù)算等，編制本部門(mén)的年度材料申購(gòu)計(jì)劃。年度申購(gòu)計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出各類材料的名稱、規(guī)格型號(hào)、預(yù)計(jì)需求量、需求時(shí)間等信息。2.審核與匯總：采購(gòu)部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的年度申購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核，綜合考慮市場(chǎng)供應(yīng)情況、庫(kù)存水平等因素，進(jìn)行匯總平衡。對(duì)于不合理的申購(gòu)需求，及時(shí)與申購(gòu)部門(mén)溝通調(diào)整。3.審批發(fā)布：年度申購(gòu)計(jì)劃經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布實(shí)施，作為全年材料申購(gòu)的指導(dǎo)依據(jù)。（二）月度申購(gòu)計(jì)劃1.滾動(dòng)編制：各部門(mén)根據(jù)年度申購(gòu)計(jì)劃和實(shí)際工作進(jìn)展情況，每月底編制次月的月度申購(gòu)計(jì)劃。月度申購(gòu)計(jì)劃應(yīng)在年度申購(gòu)計(jì)劃的框架內(nèi)，對(duì)當(dāng)月急需的材料進(jìn)行詳細(xì)安排。2.審核與調(diào)整：采購(gòu)部門(mén)對(duì)月度申購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核，根據(jù)庫(kù)存情況和市場(chǎng)變化，對(duì)申購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行必要的調(diào)整。如遇特殊情況需要臨時(shí)增加申購(gòu)的，應(yīng)按照規(guī)定的申購(gòu)流程及時(shí)辦理。3.執(zhí)行跟蹤：采購(gòu)部門(mén)按照月度申購(gòu)計(jì)劃組織采購(gòu)，跟蹤計(jì)劃執(zhí)行情況，確保材料按時(shí)供應(yīng)。對(duì)于未按時(shí)執(zhí)行的申購(gòu)計(jì)劃，要分析原因，采取措施加以解決。四、庫(kù)存管理（一）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.定期盤(pán)點(diǎn)：倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存材料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，原則上每月進(jìn)行一次小盤(pán)點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)前，應(yīng)制定詳細(xì)的盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)范圍、方法、人員分工等。2.盤(pán)點(diǎn)記錄：盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，盤(pán)點(diǎn)人員要認(rèn)真記錄實(shí)際庫(kù)存數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、存放位置等信息，確保盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于盤(pán)盈、盤(pán)虧的材料，要查明原因，填寫(xiě)《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》，并提出處理意見(jiàn)。3.結(jié)果處理：盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)編制《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，上報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)于盤(pán)盈的材料，應(yīng)及時(shí)調(diào)整庫(kù)存賬目；對(duì)于盤(pán)虧的材料，要按照公司規(guī)定進(jìn)行審批處理，屬于責(zé)任人原因造成的，要追究責(zé)任人的責(zé)任。（二）庫(kù)存預(yù)警1.設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)各類材料的采購(gòu)周期、使用頻率、安全庫(kù)存等因素，設(shè)定庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于或高于預(yù)警值時(shí)，庫(kù)存管理系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出預(yù)警信息。2.預(yù)警處理：倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)收到預(yù)警信息后，應(yīng)及時(shí)分析庫(kù)存情況，對(duì)于庫(kù)存過(guò)低可能影響正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的材料，及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)安排采購(gòu)；對(duì)于庫(kù)存過(guò)高的材料，要與申購(gòu)部門(mén)溝通，暫?；驕p少申購(gòu)，避免積壓浪費(fèi)。（三）庫(kù)存積壓處理1.定期清理：倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存積壓材料進(jìn)行清理，分析積壓原因，制定處理措施。對(duì)于因產(chǎn)品停產(chǎn)、設(shè)計(jì)變更等原因造成的長(zhǎng)期積壓材料，要及時(shí)與相關(guān)部門(mén)協(xié)商處理辦法。2.處理方式：庫(kù)存積壓材料的處理方式包括降價(jià)銷售、報(bào)廢處理、調(diào)劑使用等。對(duì)于降價(jià)銷售的材料，要按照公司規(guī)定的審批程序進(jìn)行，確保處理過(guò)程公開(kāi)、透明。對(duì)于報(bào)廢處理的材料，要嚴(yán)格履行報(bào)廢審批手續(xù)，做好相關(guān)記錄。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)材料申購(gòu)管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查申購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、庫(kù)存管理的準(zhǔn)確性等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.日常監(jiān)督：采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等應(yīng)加強(qiáng)對(duì)材料申購(gòu)管理各環(huán)節(jié)的日常監(jiān)督，確保各項(xiàng)工作按照規(guī)定流程和制度執(zhí)行。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，要及時(shí)制止并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。（二）考核評(píng)價(jià)1.考核指標(biāo)：建立材料申購(gòu)管理考核評(píng)價(jià)體系，設(shè)定申購(gòu)及時(shí)性、采購(gòu)成本控制、庫(kù)存管理水平、合同執(zhí)行情況等考核指標(biāo)。2.考核方式：定期對(duì)各部門(mén)的材料申購(gòu)管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核結(jié)果與部門(mén)績(jī)效掛鉤。對(duì)于在材料申購(gòu)管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于工作不力、造成損失的，要進(jìn)行批評(píng)