棗陽公章管理辦法一、總則（一）目的為加強棗陽[公司/組織名稱]公章的管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司/組織的正常運營秩序和合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于棗陽[公司/組織名稱]及其所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、子公司等（以下統(tǒng)稱“各部門”）公章的管理。（三）定義本辦法所稱公章，是指公司/組織在對外活動中以公司/組織名義使用的，具有法律效力的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則公章的使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保公章使用行為合法合規(guī)。2.審慎負(fù)責(zé)原則各部門在使用公章時，應(yīng)認(rèn)真審核用印事項的真實性、合法性和必要性，確保用印行為審慎負(fù)責(zé)，避免給公司/組織帶來風(fēng)險。3.專人專管原則公章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，明確保管人的職責(zé)和權(quán)限，確保公章保管安全。4.登記備案原則公章的使用應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記備案，記錄用印時間、用印事項、用印人等信息，以便于追溯和查詢。二、公章的刻制與啟用（一）刻制申請1.因工作需要刻制公章的部門，應(yīng)填寫《公章刻制申請表》，詳細(xì)說明刻制公章的名稱、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司/組織法定代表人審批。2.《公章刻制申請表》應(yīng)附擬刻制公章的樣式及相關(guān)說明。（二）審批流程1.公司/組織法定代表人對《公章刻制申請表》進(jìn)行審批，簽署審批意見。2.經(jīng)審批同意刻制的公章，由公司/組織指定專人負(fù)責(zé)辦理刻制手續(xù)。（三）刻制要求1.公章的刻制必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，確保刻制的公章符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.刻制的公章應(yīng)清晰、規(guī)范，不得有任何瑕疵或損壞。（四）啟用程序1.新刻制的公章在啟用前，應(yīng)進(jìn)行登記備案，填寫《公章啟用登記表》，詳細(xì)記錄公章的名稱、編號、啟用時間、保管人等信息。2.《公章啟用登記表》經(jīng)公司/組織法定代表人簽字確認(rèn)后，由專人負(fù)責(zé)將新公章移交至保管人處，并辦理交接手續(xù)。3.新公章啟用后，原相關(guān)公章同時廢止。三、公章的保管（一）保管人員1.公司/組織應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)公章的保管，保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公章管理規(guī)定。2.公章保管人應(yīng)保持相對穩(wěn)定，如因工作需要更換保管人，應(yīng)辦理公章交接手續(xù)。（二）保管要求1.公章應(yīng)妥善保管在安全可靠的地方，如保險柜、專用印章盒等，確保公章存放安全，防止被盜、丟失或損壞。2.公章保管人不得將公章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自將公章帶出公司/組織辦公場所。3.如因工作需要攜帶公章外出，必須經(jīng)公司/組織法定代表人或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《公章外出攜帶申請表》，注明外出時間、地點、事由等信息。公章外出期間，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，確保公章安全。（三）保管環(huán)境1.公章保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，避免公章受潮、生銹或損壞。2.應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報警裝置等，確保公章保管場所安全。四、公章的使用（一）使用范圍1.公司/組織公章主要用于以下事項：以公司/組織名義對外簽訂的合同、協(xié)議、文件等；公司/組織的各類證明文件、信函、報表等；法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定需要加蓋公章的其他事項。2.合同專用章主要用于公司/組織對外簽訂的各類合同。3.財務(wù)專用章主要用于公司/組織的財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財務(wù)事項。4.法定代表人章主要用于公司/組織的法定代表人授權(quán)委托、財務(wù)審批等特定事項。（二）使用流程1.用印申請各部門因工作需要使用公章的，應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項的內(nèi)容、用途、涉及金額等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)?！豆率褂蒙暾埍怼窇?yīng)附相關(guān)文件、資料的原件或復(fù)印件，如合同文本、證明材料等。2.審核審批《公章使用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至公司/組織相關(guān)審核部門進(jìn)行審核。審核部門應(yīng)根據(jù)公司/組織的相關(guān)規(guī)定和審批權(quán)限，對用印事項的真實性、合法性和必要性進(jìn)行審核，并簽署審核意見。審核通過的《公章使用申請表》，報公司/組織法定代表人或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審查用印事項，簽署審批意見。3.用印登記經(jīng)審批同意用印的，公章保管人應(yīng)在《公章使用登記表》上詳細(xì)記錄用印時間、用印事項、用印人、審批人等信息，并加蓋公章?！豆率褂玫怯洷怼窇?yīng)妥善保存，以備查閱。4.用印蓋章公章保管人應(yīng)按照審批意見和用印要求，在相關(guān)文件、資料上加蓋公章。蓋章時應(yīng)確保公章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。用印完畢后，公章保管人應(yīng)將《公章使用申請表》、相關(guān)文件、資料等整理歸檔。（三）特殊情況處理1.緊急情況下，如因不可抗力或其他特殊原因無法按照正常流程進(jìn)行用印審批的，用印人應(yīng)及時向公司/組織法定代表人或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人報告，并說明情況。經(jīng)同意后，可先行用印，但事后應(yīng)及時補辦審批手續(xù)。2.涉及重大事項或金額較大的用印事項，公司/組織應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究和論證，確保用印決策科學(xué)合理。五、公章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司/組織名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)范圍變化等原因，原公章不再使用的；2.公章?lián)p壞、遺失或被盜，無法繼續(xù)使用的；3.其他需要停用公章的情形。（二）停用程序1.公章保管人發(fā)現(xiàn)公章需要停用時，應(yīng)及時填寫《公章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司/組織法定代表人審批。2.經(jīng)審批同意停用的公章，由公司/組織指定專人負(fù)責(zé)收回，并妥善保管。3.公章停用后，應(yīng)在公司/組織內(nèi)部發(fā)布公告，通知各部門停止使用該公章。（三）銷毀程序1.對于停用的公章，公司/組織應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《公章銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀公章的名稱、編號、數(shù)量等信息，并經(jīng)公司/組織法定代表人審批。2.經(jīng)審批同意銷毀的公章，應(yīng)由公司/組織指定專人負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人、銷毀人在《公章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。3.《公章銷毀登記表》應(yīng)妥善保存，以備查閱。六、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)定期對公章的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保公章管理規(guī)定的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括公章的保管、使用、登記備案等情況，重點檢查公章使用的合法性、合規(guī)性和審批程序的執(zhí)行情況。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）責(zé)任追究1.各部門及相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本辦法的規(guī)定，認(rèn)真履行公章管理職責(zé)。對于違反本辦法規(guī)定，擅自使用公章或因保管不善導(dǎo)致公章被盜、丟失、損壞等情況的，公司/組織將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不