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應(yīng)急檔案管理辦法一、總則(一)目的為加強(qiáng)公司應(yīng)急檔案管理,規(guī)范應(yīng)急檔案的收集、整理、保管、利用等工作,確保應(yīng)急檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,有效發(fā)揮應(yīng)急檔案在應(yīng)對(duì)突發(fā)事件中的作用,特制定本辦法。(二)適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在應(yīng)急管理工作中形成的各類檔案的管理。(三)定義1.應(yīng)急檔案:指公司在預(yù)防、應(yīng)對(duì)和處置各類突發(fā)事件過程中直接形成的,具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料。2.突發(fā)事件:指突然發(fā)生,造成或者可能造成嚴(yán)重社會(huì)危害,需要采取應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對(duì)的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會(huì)安全事件。(四)管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則:應(yīng)急檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理,確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則:應(yīng)急檔案應(yīng)如實(shí)反映突發(fā)事件的發(fā)生、發(fā)展、處置過程及相關(guān)情況,保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.及時(shí)歸檔原則:各部門應(yīng)在突發(fā)事件處置工作結(jié)束后,及時(shí)將相關(guān)檔案材料移交檔案管理部門歸檔,確保檔案的時(shí)效性。4.安全保密原則:嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī),確保應(yīng)急檔案的安全,防止檔案信息泄露。二、應(yīng)急檔案的形成與收集(一)形成部門1.公司應(yīng)急管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)應(yīng)急檔案的形成與收集工作。2.各應(yīng)急處置工作小組(如搶險(xiǎn)救援組、醫(yī)療救護(hù)組、后勤保障組等)負(fù)責(zé)本小組在應(yīng)急處置過程中形成檔案的收集工作。3.涉及突發(fā)事件處置的相關(guān)職能部門(如安全管理部門、技術(shù)部門、宣傳部門等)負(fù)責(zé)提供本部門在事件處置過程中形成的相關(guān)檔案材料。(二)收集范圍1.應(yīng)急預(yù)案類:公司及各部門制定的各類應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練方案及相關(guān)記錄等。2.應(yīng)急處置過程類突發(fā)事件的報(bào)告、批示、會(huì)議記錄、決策文件等。現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻、音頻資料,包括事件發(fā)生現(xiàn)場(chǎng)、救援過程、損失情況等。應(yīng)急處置過程中的各種工作記錄,如搶險(xiǎn)救援記錄、人員傷亡情況統(tǒng)計(jì)、物資調(diào)配記錄等。與外部單位(如政府部門、專業(yè)救援隊(duì)伍、醫(yī)療機(jī)構(gòu)等)的往來(lái)文件、溝通記錄等。3.恢復(fù)重建類受災(zāi)情況評(píng)估報(bào)告、損失清單等?;謴?fù)生產(chǎn)、生活、辦公等方面的計(jì)劃、方案及實(shí)施記錄。重建項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等文件材料。4.調(diào)查與總結(jié)類突發(fā)事件的調(diào)查報(bào)告,包括事件原因分析、責(zé)任認(rèn)定等。應(yīng)急處置工作總結(jié),包括經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、改進(jìn)措施等。對(duì)相關(guān)人員的表彰、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等文件材料。(三)收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)應(yīng)急檔案的收集工作,確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整,字跡清晰,簽字蓋章齊全,載體應(yīng)符合耐久性要求。3.對(duì)于電子文件,應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行收集,確保文件格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整。4.檔案收集人員應(yīng)對(duì)應(yīng)急檔案材料進(jìn)行初步整理,剔除重復(fù)、無(wú)效的材料,并按照分類要求進(jìn)行分類。三、應(yīng)急檔案的整理(一)分類標(biāo)準(zhǔn)1.按事件類型分類:分為自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件、社會(huì)安全事件四大類,每大類下再根據(jù)具體事件類型細(xì)分小類。2.按時(shí)間順序分類:按照突發(fā)事件發(fā)生的時(shí)間先后順序進(jìn)行排列。3.按保管期限分類:分為永久、長(zhǎng)期、短期三類。永久保存的檔案主要是對(duì)公司應(yīng)急管理工作具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料;長(zhǎng)期保存的檔案為在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的文件材料;短期保存的檔案是保存期限較短的文件材料。(二)整理方法1.紙質(zhì)檔案整理去除文件材料上的金屬物,如訂書釘、回形針等。按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件材料進(jìn)行排序,同一類別的文件按時(shí)間順序排列。編寫頁(yè)碼,在文件材料的右上角或右下角用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫頁(yè)碼,空白頁(yè)不編號(hào)。填寫卷內(nèi)目錄,包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目,卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷首。裝訂成冊(cè),采用三孔一線的方法將文件材料裝訂牢固,裝訂應(yīng)整齊、美觀,不掉頁(yè)、不壓字。填寫卷皮,卷皮應(yīng)包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、責(zé)任者、起止日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目,卷皮應(yīng)書寫工整、清晰。2.電子檔案整理按照分類標(biāo)準(zhǔn)建立電子文件夾,文件夾名稱應(yīng)簡(jiǎn)潔明了,反映文件內(nèi)容和類別。將電子文件按照時(shí)間順序或邏輯關(guān)系進(jìn)行排列,文件名應(yīng)規(guī)范,包含文件主題、日期、作者等關(guān)鍵信息。對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄,元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件題名、責(zé)任者、日期、格式、大小、來(lái)源等項(xiàng)目,確保電子文件的可識(shí)別性和可追溯性。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份,備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放,確保數(shù)據(jù)安全。四、應(yīng)急檔案的保管(一)保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的應(yīng)急檔案庫(kù)房,庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊,溫度控制在14℃24℃之間,相對(duì)濕度控制在45%60%之間。(二)保管方式1.紙質(zhì)檔案保管檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中,檔案柜應(yīng)排列整齊,便于查找和管理。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理,如對(duì)受潮的檔案進(jìn)行干燥處理,對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)等。建立紙質(zhì)檔案借閱登記制度,嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱時(shí)間,確保檔案的安全。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上,如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等,并進(jìn)行異地備份。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性檢查,確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可用性。采用先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng),對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)、檢索和利用,提高檔案管理效率。(三)保管期限1.永久保存的應(yīng)急檔案包括:公司應(yīng)急管理工作的重要文件、法規(guī)、政策等。突發(fā)事件的調(diào)查報(bào)告、責(zé)任認(rèn)定文件等。對(duì)公司應(yīng)急管理工作具有重大影響的事件的相關(guān)檔案。2.長(zhǎng)期保存的應(yīng)急檔案包括:一般突發(fā)事件的應(yīng)急處置記錄、總結(jié)等。應(yīng)急演練的相關(guān)文件、記錄等。與應(yīng)急管理工作相關(guān)的重要會(huì)議記錄、決策文件等,保存期限為10年。3.短期保存的應(yīng)急檔案包括:臨時(shí)性突發(fā)事件的簡(jiǎn)單記錄、報(bào)告等。應(yīng)急管理工作中的一般性文件、資料等,保存期限為3年。(四)檔案鑒定與銷毀1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)應(yīng)急檔案進(jìn)行鑒定,確定檔案的保管期限是否合理,對(duì)已超過保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭,組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組,對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查,提出鑒定意見。3.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案,應(yīng)編制銷毀清冊(cè),報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀,并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀檔案時(shí),應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行,確保檔案信息無(wú)法恢復(fù),如采用粉碎、焚燒等方式。五、應(yīng)急檔案的利用(一)利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在應(yīng)急管理工作中需要查閱應(yīng)急檔案的,可按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.因工作需要,外單位(如政府部門、合作單位等)查閱公司應(yīng)急檔案的,應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并按照公司檔案查閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。(二)利用方式1.查閱:檔案利用者可到檔案管理部門查閱應(yīng)急檔案,檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo),確保利用者能夠準(zhǔn)確、快速地查閱到所需檔案。2.借閱:因工作需要短期借閱應(yīng)急檔案的,應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表,注明借閱原因、借閱期限等,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可借閱。借閱期限一般不超過7個(gè)工作日,如需延期,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制:檔案利用者如需復(fù)制應(yīng)急檔案,應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表,注明復(fù)制內(nèi)容、用途等,經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制,并加蓋檔案管理部門印章。(三)利用要求1.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案,不得在檔案上涂改、劃圈、批注、污損、折疊等,不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.檔案利用者查閱、借閱檔案后,應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門,檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。3.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的應(yīng)急檔案,應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理,限制查閱和利用范圍。六、監(jiān)督與檢查(一)監(jiān)督檢查部門公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)急檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查,定期對(duì)各部門應(yīng)急檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行檢查。(二)檢查內(nèi)容1.應(yīng)急檔案管理制度的執(zhí)行情況,包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范。2.應(yīng)急檔案的完整性和準(zhǔn)確性,檢查檔案是否齊全、完整,內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確。3.應(yīng)急檔案的保管條件,包括庫(kù)房設(shè)施、溫濕度控制、安全防護(hù)等情況。4.應(yīng)急檔案的利用情況,包括借閱登記、利用效果等。(三)檢查方式1.定期檢查:檔案管理部門每年至少組織一次對(duì)應(yīng)急檔案管理工作的全面檢查,形成檢查報(bào)告,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。2.不定期抽查:檔案管理部門可根據(jù)工作需要,不定期對(duì)各部門應(yīng)急檔案管理情況進(jìn)行抽查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)
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