服務(wù)采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司服務(wù)采購行為，加強服務(wù)采購管理，提高服務(wù)采購質(zhì)量和效益，防范采購風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機構(gòu)進(jìn)行的各類服務(wù)采購活動，包括但不限于信息技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、物流服務(wù)、物業(yè)管理服務(wù)等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：服務(wù)采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：遵循公平競爭的市場規(guī)則，保證所有參與采購活動的供應(yīng)商享有平等的機會，公正地對待每一個供應(yīng)商，維護市場秩序。3.公開透明原則：采購過程和采購結(jié)果應(yīng)保持公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和社會公眾監(jiān)督，確保采購活動的公正性和公信力。4.效益優(yōu)先原則：在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本和效益，優(yōu)化采購流程，提高采購效率，實現(xiàn)公司利益最大化。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定服務(wù)采購計劃，明確采購需求和采購預(yù)算。2.組織實施服務(wù)采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購文件編制、采購談判、合同簽訂等。3.協(xié)調(diào)解決服務(wù)采購過程中的問題，跟蹤采購合同執(zhí)行情況，確保服務(wù)按時、按質(zhì)、按量提供。4.建立和維護供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。（二）需求部門1.提出服務(wù)采購需求，明確服務(wù)的規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購文件的編制和審核，提供技術(shù)支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購談判，參與合同簽訂和驗收工作。4.對采購的服務(wù)進(jìn)行使用和評價，及時反饋服務(wù)質(zhì)量問題。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核服務(wù)采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同的審核，對合同中的付款條款進(jìn)行把關(guān)。3.負(fù)責(zé)采購資金的支付和核算，監(jiān)督采購資金的使用情況。（四）審計部門1.對服務(wù)采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購行為是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.審查采購文件、采購合同、采購記錄等資料，評價采購活動的合法性、合規(guī)性和效益性。3.對采購過程中的違規(guī)行為提出整改意見，追究相關(guān)人員的責(zé)任。三、采購流程（一）采購計劃制定1.需求部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要和實際工作需求，提前提出服務(wù)采購申請，填寫《服務(wù)采購申請表》，詳細(xì)說明采購服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。2.采購部門對需求部門提交的采購申請進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合公司年度預(yù)算和資金狀況，制定年度服務(wù)采購計劃。年度服務(wù)采購計劃應(yīng)明確采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購預(yù)算、采購時間安排等，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對于臨時性、緊急性的服務(wù)采購需求，需求部門應(yīng)填寫《緊急服務(wù)采購申請表》，說明采購原因、采購內(nèi)容、預(yù)計金額等，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，采購部門可先行采購，但事后應(yīng)及時補辦采購手續(xù)。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)采購項目的特點和需求，通過多種渠道發(fā)布采購信息，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)或報價。采購信息發(fā)布渠道包括公司官網(wǎng)、行業(yè)媒體、專業(yè)采購平臺等。2.對參與投標(biāo)或報價的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽狀況、財務(wù)狀況等。只有通過資格審查的供應(yīng)商才能進(jìn)入后續(xù)采購環(huán)節(jié)。3.采購部門組織成立評標(biāo)小組或談判小組，評標(biāo)小組或談判小組成員由采購部門、需求部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成。評標(biāo)小組或談判小組負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的投標(biāo)文件或報價文件進(jìn)行評審和比較，按照事先確定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)或談判原則，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。4.評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)或談判原則應(yīng)明確、具體、客觀，包括服務(wù)質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面的內(nèi)容。評標(biāo)小組或談判小組應(yīng)按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)或談判原則進(jìn)行評審和比較，確保選擇的供應(yīng)商能夠滿足公司的采購需求，且具有較高的性價比。（三）采購文件編制1.采購部門根據(jù)采購項目的需求和特點，編制采購文件。采購文件應(yīng)包括采購公告、采購邀請書、采購需求說明書、采購合同條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)或談判原則等內(nèi)容。2.采購需求說明書應(yīng)詳細(xì)描述采購服務(wù)的規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、質(zhì)量要求等內(nèi)容，確保供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確理解采購需求。采購合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)價格、付款方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.采購文件編制完成后，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行審核，確保采購文件的合法性、合規(guī)性和準(zhǔn)確性。審核通過后的采購文件應(yīng)加蓋公司公章，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行發(fā)布。（四）采購談判1.采購部門組織與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，談判內(nèi)容包括服務(wù)價格、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)期限、付款方式、售后服務(wù)等方面的內(nèi)容。談判過程中，采購部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的報價和服務(wù)方案，與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通和協(xié)商，爭取達(dá)成雙方都能接受的采購合同條款。2.采購談判應(yīng)形成談判記錄，談判記錄應(yīng)詳細(xì)記錄談判過程中的主要內(nèi)容和雙方達(dá)成的共識。談判記錄應(yīng)由談判雙方簽字確認(rèn)，作為采購合同的重要組成部分。3.在采購談判過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在欺詐、隱瞞等行為，采購部門應(yīng)及時終止談判，并按照相關(guān)規(guī)定追究供應(yīng)商的責(zé)任。（五）合同簽訂1.采購談判達(dá)成一致后，采購部門應(yīng)起草采購合同，并提交給需求部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核通過后的采購合同應(yīng)加蓋公司公章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。2.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)確保合同條款符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，合同內(nèi)容明確、具體、完整，雙方的權(quán)利和義務(wù)清晰。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門，以便各部門按照合同約定履行各自的職責(zé)。3.采購合同簽訂后，如因特殊原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補充協(xié)議。補充協(xié)議應(yīng)作為采購合同的組成部分，與采購合同具有同等法律效力。（六）合同執(zhí)行與驗收1.采購合同簽訂后，需求部門應(yīng)按照合同約定及時組織服務(wù)的實施和使用，并監(jiān)督供應(yīng)商按照合同要求提供服務(wù)。采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.服務(wù)提供完畢后，需求部門應(yīng)按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)對服務(wù)進(jìn)行驗收。驗收合格后，需求部門應(yīng)填寫《服務(wù)采購驗收報告》，并由驗收人員簽字確認(rèn)。驗收報告應(yīng)包括服務(wù)名稱、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)質(zhì)量、驗收結(jié)論等內(nèi)容。3.如驗收不合格，需求部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行整改，直至驗收合格為止。如因供應(yīng)商原因?qū)е买炇詹缓细?，給公司造成損失的，公司有權(quán)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（七）付款管理1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同約定的付款方式和付款期限，及時審核采購部門提交的付款申請。付款申請應(yīng)包括采購合同編號、服務(wù)名稱、服務(wù)金額、已付款金額、本次申請付款金額等內(nèi)容。2.財務(wù)部門審核通過后，按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定辦理付款手續(xù)。付款時，財務(wù)部門應(yīng)確保付款金額準(zhǔn)確無誤，付款方式符合合同約定，并取得合法有效的發(fā)票。3.對于分期付款的采購項目，財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的分期付款時間和金額進(jìn)行付款管理，確保公司資金的合理使用和安全。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商庫建立1.采購部門負(fù)責(zé)建立和維護供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽狀況、財務(wù)狀況等進(jìn)行登記和管理。2.供應(yīng)商庫應(yīng)實行動態(tài)管理，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和更新。對于不符合要求的供應(yīng)商，應(yīng)及時從供應(yīng)商庫中刪除；對于新發(fā)現(xiàn)的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，應(yīng)及時納入供應(yīng)商庫。（二）供應(yīng)商評估1.采購部門定期組織對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面的內(nèi)容。評估方式可以采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等方式進(jìn)行。2.采購部門應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于評估結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，應(yīng)給予優(yōu)先合作機會；對于評估結(jié)果較差的供應(yīng)商，應(yīng)及時進(jìn)行整改或淘汰。3.供應(yīng)商評估結(jié)果應(yīng)作為公司選擇供應(yīng)商的重要依據(jù)，同時也應(yīng)反饋給供應(yīng)商，以便供應(yīng)商了解自身的優(yōu)勢和不足，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.公司建立供應(yīng)商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎勵，如優(yōu)先合作機會、價格優(yōu)惠、表彰獎勵等。通過激勵機制，鼓勵供應(yīng)商不斷提高服務(wù)質(zhì)量和水平，為公司提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2.公司建立供應(yīng)商約束機制，對違反采購合同約定或存在不良行為的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的約束措施，如扣除履約保證金、暫停合作、列入黑名單等。通過約束機制，規(guī)范供應(yīng)商的行為，確保供應(yīng)商能夠按照合同約定履行義務(wù)。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對服務(wù)采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購行為是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，采購文件、采購合同、采購記錄等資料是否真實、完整、合規(guī)。2.審計部門應(yīng)加強對采購過程的跟蹤審計，及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中存在的問題，防范采購風(fēng)險。對于審計發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)主動接受社會公眾的監(jiān)督，及時公開服務(wù)采購信息，包括采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購預(yù)算、采購結(jié)果等內(nèi)