檔案出境管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案出境管理，確保檔案信息安全，維護(hù)國(guó)家利益，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各類檔案（包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、音像檔案等）的出境管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案出境活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障檔案信息安全，防止檔案信息泄露、丟失或被篡改。3.審批管理原則：檔案出境須經(jīng)嚴(yán)格審批，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將檔案帶出境外。二、檔案出境審批（一）審批機(jī)構(gòu)成立檔案出境審批小組，成員包括公司/組織高層管理人員、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。審批小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案出境申請(qǐng)進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。（二）審批流程1.申請(qǐng)：檔案管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門如需將檔案出境，應(yīng)填寫《檔案出境申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明檔案出境的目的、內(nèi)容、去向、時(shí)間等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.初審：檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初審，核實(shí)申請(qǐng)信息的真實(shí)性和完整性，提出初審意見。3.審核：審批小組對(duì)初審意見進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查檔案出境是否符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，是否存在安全風(fēng)險(xiǎn)。4.批準(zhǔn)：經(jīng)審核通過的申請(qǐng)，由審批小組負(fù)責(zé)人簽署批準(zhǔn)意見，并加蓋公司/組織公章。（三）審批材料1.《檔案出境申請(qǐng)表》。2.檔案清單，包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限等。3.檔案出境的目的說明，如用于境外項(xiàng)目合作、學(xué)術(shù)交流等。4.接收方的資質(zhì)證明和相關(guān)協(xié)議。5.其他必要的證明材料。三、檔案出境前準(zhǔn)備（一）檔案整理1.對(duì)擬出境的檔案進(jìn)行全面整理，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰。2.按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理。（二）安全保密措施1.對(duì)檔案進(jìn)行加密處理，確保檔案在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。2.選擇具有資質(zhì)的運(yùn)輸公司或存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)，簽訂保密協(xié)議，明確雙方的安全保密責(zé)任。3.對(duì)參與檔案出境工作的人員進(jìn)行安全保密教育，要求其嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（三）備份留存在檔案出境前，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行備份留存，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)查閱和使用。四、檔案出境運(yùn)輸與存儲(chǔ)（一）運(yùn)輸1.選擇安全可靠的運(yùn)輸方式，如國(guó)際快遞、航空運(yùn)輸?shù)?，并確保運(yùn)輸過程中的安全和保密。2.在運(yùn)輸包裝上標(biāo)明“機(jī)密”字樣，采取必要的防護(hù)措施，防止檔案受損或丟失。（二）存儲(chǔ)1.檔案到達(dá)境外后，應(yīng)及時(shí)存放在符合安全保密要求的存儲(chǔ)場(chǎng)所，如專門的檔案庫(kù)或保險(xiǎn)柜。2.建立檔案存儲(chǔ)管理制度，定期對(duì)存儲(chǔ)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案安全。五、檔案出境后的管理（一）使用管理1.接收方應(yīng)按照雙方約定的用途使用檔案，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借或用于其他目的。2.檔案使用過程中，應(yīng)采取必要的安全保密措施，防止檔案信息泄露。（二）歸還管理1.檔案使用完畢后，接收方應(yīng)及時(shí)將檔案歸還公司/組織，并辦理交接手續(xù)。2.公司/組織應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息泄露等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（三）銷毀管理1.對(duì)于不再需要或已失去保存價(jià)值的出境檔案，接收方應(yīng)按照公司/組織規(guī)定進(jìn)行銷毀，并將銷毀情況及時(shí)告知公司/組織。2.公司/組織應(yīng)對(duì)檔案銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。六、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案出境活動(dòng)進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.公司/組織定期對(duì)檔案出境管理工作進(jìn)行全面檢查，確保檔案出境管理辦法的有效執(zhí)行。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，擅自將檔案出境或在檔案出境過程中造成檔案信息泄露、丟失等事故的單位和個(gè)人，公司/組織將依法依規(guī)追究其責(zé)任。2.構(gòu)