檔案三化管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，提高檔案管理水平和利用效率，保障公司檔案的完整與安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于公司各部門(mén)及相關(guān)人員查閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門(mén)及所屬單位的檔案管理工作。4.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育工作。5.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)。6.定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，及時(shí)提出改進(jìn)建議。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門(mén)檔案的日常管理工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理，并保持人員相對(duì)穩(wěn)定。3.積極配合綜合管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。4.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、偽造檔案，不得擅自提供、抄錄、公布和銷(xiāo)毀檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管情況，確保檔案的安全與完整。4.積極開(kāi)展檔案利用工作，為公司各部門(mén)及相關(guān)人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入和更新檔案信息。6.協(xié)助綜合管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要文件、報(bào)告、總結(jié)等。4.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門(mén)的檔案材料，并定期移交綜合管理部門(mén)。2.檔案材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，載體優(yōu)良。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科研項(xiàng)目類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、人事檔案類(lèi)等十大類(lèi)。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲(chóng)藥品、溫濕度計(jì)等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.對(duì)不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯標(biāo)識(shí)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理制度，對(duì)電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、備份等進(jìn)行規(guī)范。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。4.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可用性。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保管期限。2.對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，根據(jù)檔案的價(jià)值和利用情況，確定是否需要繼續(xù)保存。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案徹底銷(xiāo)毀。4.對(duì)銷(xiāo)毀的檔案應(yīng)進(jìn)行登記，記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息。六、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，嚴(yán)格遵守檔案查閱利用的審批程序，確保檔案信息不泄露。2.方便利用原則，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，提高利用效率。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要查閱利用檔案。2.外部單位因工作需要查閱利用公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱利用檔案，須填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門(mén)查閱。2.外部單位查閱利用公司檔案，須持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱。3.查閱利用檔案時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱利用檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。（四）利用登記1.綜合管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門(mén)、查閱檔案名稱(chēng)、查閱目的、利用效果等。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為公司提供便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：包括檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能模塊。2.檔案數(shù)字化加工：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)：搭建檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程查詢(xún)和利用。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備安全可靠、操作簡(jiǎn)便、功能齊全等特點(diǎn)。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，采取加密、備份、訪問(wèn)控制等措施，防止電子檔案信息泄露和丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作情況。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備