檔案監(jiān)控管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效監(jiān)控檔案的形成、保管、利用等環(huán)節(jié)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在檔案管理活動(dòng)中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，保證檔案的完整性，不得遺漏重要信息。3.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀或丟失，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，滿足公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員對(duì)檔案信息的合理需求。二、檔案監(jiān)控管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案監(jiān)控管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期開展檔案管理工作評(píng)估。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作，并對(duì)檔案管理過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)控。4.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，確保檔案信息的安全和便捷共享。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案管理工作，確保檔案管理工作與部門業(yè)務(wù)工作同步開展。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理、保管等工作，并按照規(guī)定及時(shí)向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。3.配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作，如檔案的鑒定、銷毀等，并接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）員工職責(zé)1.員工應(yīng)遵守公司檔案管理規(guī)定，在工作中形成的各類文件材料應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，不得據(jù)為己有或擅自銷毀。2.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。3.按照規(guī)定程序和要求，正確利用檔案，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。三、檔案形成與收集監(jiān)控（一）檔案形成要求1.公司各部門及員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確地形成各類文件材料。文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。2.對(duì)于重要業(yè)務(wù)活動(dòng)，應(yīng)同步制定檔案管理計(jì)劃，明確檔案形成的責(zé)任部門、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和質(zhì)量要求，確保檔案形成過(guò)程的規(guī)范性和完整性。（二）檔案收集范圍1.公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、報(bào)告、記錄、信函、圖紙、聲像資料等均屬于檔案收集范圍。2.包括但不限于行政管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)等方面的檔案。（三）收集流程1.各部門檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行收集、整理，確保文件材料齊全、完整。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)將形成的文件材料移交本部門檔案管理人員進(jìn)行集中整理。3.對(duì)于跨部門業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的檔案，由牽頭部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門共同收集、整理，并按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查，對(duì)未按時(shí)、按要求收集檔案的部門進(jìn)行督促和指導(dǎo)。四、檔案整理與歸檔監(jiān)控（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類整理，確保分類科學(xué)、合理。（二）整理方法1.文書檔案按照年度機(jī)構(gòu)保管期限分類整理，將同一年度、同一機(jī)構(gòu)形成的文件材料按照保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期分別整理。2.科技檔案按照項(xiàng)目分類整理，一個(gè)項(xiàng)目的文件材料組成一個(gè)保管單元，包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別分別整理，按照年度順序排列。4.電子檔案應(yīng)按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）歸檔要求1.各部門檔案管理人員應(yīng)在文件材料整理完畢后，按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交歸檔。2.歸檔文件應(yīng)編制歸檔文件目錄，一式兩份，一份隨檔案移交，一份由檔案管理部門留存。3.檔案管理部門在接收歸檔檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門重新整理。五、檔案保管監(jiān)控（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品投放設(shè)施等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。（三）保管期限1.檔案保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，分為永久、長(zhǎng)期（15年以上）、短期（15年以下）。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀，并按照規(guī)定程序進(jìn)行處理。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、保管狀況良好。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取補(bǔ)救措施，并向上級(jí)報(bào)告。六、檔案利用監(jiān)控（一）利用權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司保密管理部門審批，并在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱，不得復(fù)印、拍照或帶出檔案庫(kù)房。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）利用流程1.申請(qǐng)人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，申請(qǐng)人到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)檔案。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案查閱申請(qǐng)人、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.利用記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。七、檔案鑒定與銷毀監(jiān)控（一）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。2.鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案存毀的具體條件。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、文件內(nèi)容的重要性等因素。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期將到期檔案清單提交給鑒定工作小組。2.鑒定工作小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出存毀意見。3.鑒定工作小組形成檔案鑒定報(bào)告，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。八、檔案信息化管理監(jiān)控（一）系統(tǒng)建設(shè)1.檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全和穩(wěn)定運(yùn)行。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息準(zhǔn)確錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.在數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的數(shù)據(jù)審核，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)功能的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全性。2.加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)用戶的管理，定期更新用戶密碼，防止用戶賬號(hào)被盜用。（四）信息安全1.采取有效的信息安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等，防止檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。2.建立信息安全應(yīng)急處置機(jī)制，制定應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在發(fā)生信息安全事件時(shí)能夠及時(shí)、有效地進(jìn)行處理。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，審查檔案管理的合規(guī)性、有效性和安全性。2.根據(jù)審計(jì)結(jié)果，提出改進(jìn)建議和措施，促進(jìn)檔案管理工作水平