檔案公司管理辦法一、總則（一）目的為加強本檔案公司的規(guī)范化管理，提高檔案管理工作的質量和效率，確保檔案的完整性、準確性和安全性，依據《中華人民共和國檔案法》及相關行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本檔案公司全體員工，包括檔案整理人員、檔案保管人員、檔案利用服務人員等，以及公司所承接的各類檔案管理業(yè)務。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.質量第一原則：把保證檔案質量放在首位，從檔案的收集、整理、保管到利用，都要確保檔案的真實性、完整性和準確性。3.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.服務至上原則：以客戶需求為導向，為客戶提供優(yōu)質、高效的檔案管理服務，滿足客戶對檔案管理的合理要求。二、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍明確公司承接的各類檔案業(yè)務所涉及的檔案收集范圍，包括但不限于企業(yè)檔案、機關事業(yè)單位檔案、個人檔案等。對于不同類型的檔案，分別制定具體的收集清單，確保全面、準確地收集檔案資料。2.收集渠道與客戶簽訂檔案收集協(xié)議，明確雙方的權利和義務，要求客戶按照協(xié)議規(guī)定的時間、方式和內容提供檔案資料。主動與相關部門、單位溝通協(xié)調，獲取有關檔案信息，如通過與企業(yè)的各職能部門聯(lián)系，收集企業(yè)生產經營活動中形成的各類文件材料。建立檔案收集信息平臺，鼓勵客戶通過網絡平臺上傳檔案資料，提高收集效率。3.收集要求收集的檔案應真實、完整，不得偽造、篡改檔案內容。對收集到的檔案資料進行初步審核，確保檔案的質量符合要求。及時辦理檔案交接手續(xù)，明確交接雙方的責任，確保檔案資料的安全轉移。（二）檔案整理1.整理標準依據國家和行業(yè)相關標準，制定本公司的檔案整理細則，明確檔案分類、編號、編目等要求。按照檔案的形成規(guī)律和特點，對檔案進行科學分類，如按照年度、機構、問題等分類方法進行分類。為每份檔案編制唯一的編號，便于檔案的管理和查詢。編制詳細的檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄準確、清晰。2.整理流程對收集到的檔案資料進行分類篩選，剔除重復、無效的檔案。按照整理標準對檔案進行分類、編號、編目等操作。對整理好的檔案進行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀。定期對整理好的檔案進行復查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。三、檔案保管（一）保管場所1.場所選擇選擇安全、干燥、通風、防火、防潮、防蟲的場所作為檔案保管庫，確保檔案的存放環(huán)境符合要求。檔案保管庫應遠離易燃、易爆、易腐蝕等物品存放區(qū)域，避免對檔案造成損害。2.設施配備在檔案保管庫內配備必要的設施設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。安裝監(jiān)控設備、防盜報警裝置等安全防范設施，確保檔案保管庫的安全。配備空調、除濕機等設備，調節(jié)檔案保管庫的溫濕度，使其保持在適宜的范圍內。（二）保管要求1.檔案上架按照檔案的分類和編號順序，將檔案整齊上架存放，便于查找和管理。對不同保管期限的檔案進行分區(qū)存放，便于區(qū)分和管理。2.日常維護定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。保持檔案保管庫的清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、細菌等對檔案造成損害。對溫濕度進行實時監(jiān)測，根據溫濕度變化及時調整空調、除濕機等設備的運行狀態(tài)。3.安全管理嚴格執(zhí)行檔案保管庫的出入制度，未經授權人員不得進入檔案保管庫。加強對檔案保管庫鑰匙的管理，實行專人專管，防止鑰匙丟失或被盜用。定期對安全防范設施進行檢查和維護，確保其正常運行。四、檔案利用與服務（一）利用流程1.申請登記客戶如需利用檔案，應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用范圍、利用時間等信息。對客戶提交的申請表進行審核，符合要求的予以受理，并進行登記。2.查閱審批根據客戶的利用申請，對涉及重要檔案或敏感信息的，進行查閱審批，確保檔案利用符合規(guī)定。審批通過后，向客戶發(fā)放檔案查閱通知單，告知客戶查閱檔案的時間、地點、注意事項等。3.查閱服務在指定的查閱地點為客戶提供檔案查閱服務，安排專人負責協(xié)助客戶查閱檔案。對客戶查閱的檔案進行登記，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內容等信息。查閱過程中，提醒客戶遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。（二）服務質量1.服務態(tài)度要求檔案利用服務人員熱情、周到、耐心地為客戶提供服務，及時解答客戶的疑問。樹立良好的服務形象，做到文明禮貌、舉止得體。2.服務效率優(yōu)化檔案利用服務流程，提高服務效率，確保客戶能夠在規(guī)定的時間內獲取所需檔案信息。對緊急利用檔案的客戶，開辟綠色通道，優(yōu)先辦理相關手續(xù)，滿足客戶的緊急需求。3.服務反饋建立客戶服務反饋機制，定期收集客戶對檔案利用服務的意見和建議。對客戶反饋的問題及時進行處理和回復，不斷改進服務質量。五、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設1.系統(tǒng)選型根據公司檔案管理業(yè)務需求，選擇適合的檔案信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)功能滿足檔案管理工作的需要。對檔案信息化管理系統(tǒng)進行評估和測試，選擇技術成熟、性能穩(wěn)定、安全可靠的系統(tǒng)。2.系統(tǒng)功能檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動化。系統(tǒng)應具備檔案數(shù)據錄入、存儲、查詢、檢索、備份等功能，方便檔案管理人員對檔案信息進行管理和操作。系統(tǒng)應具備權限管理功能，對不同用戶設置不同的操作權限，確保檔案信息的安全。（二）數(shù)據管理1.數(shù)據錄入按照檔案整理標準和系統(tǒng)要求，將檔案目錄及相關信息準確錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。對錄入的數(shù)據進行審核，確保數(shù)據的準確性和完整性。2.數(shù)據維護定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據進行備份，防止數(shù)據丟失。及時更新檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據，確保數(shù)據的時效性。對系統(tǒng)中的數(shù)據進行清理，刪除無效、過期的數(shù)據，提高系統(tǒng)運行效率。六、人員管理（一）人員配備1.崗位設置根據公司檔案管理業(yè)務需求，設置檔案整理崗位、檔案保管崗位、檔案利用服務崗位、檔案信息化管理崗位等。明確各崗位的職責和工作內容，確保崗位設置合理、職責清晰。2.人員招聘按照公司的人員招聘程序，招聘具備檔案管理專業(yè)知識和技能的人員。對應聘人員進行面試、筆試、實際操作等考核，選拔優(yōu)秀的檔案管理人才。（二）培訓與考核1.培訓計劃制定年度培訓計劃，定期組織檔案管理人員參加業(yè)務培訓，提高其業(yè)務水平和綜合素質。培訓內容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案整理標準、檔案信息化管理知識等。2.考核制度建立檔案管理人員考核制度，對其工作業(yè)績、業(yè)務能力、職業(yè)道德等方面進行考核?？己私Y果與檔案管理人員的薪酬、晉升等掛鉤，激勵檔案管理人員積極工作。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.監(jiān)督機制建立公司內部檔案管理監(jiān)督機制，成立監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組負責對檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.自查自糾檔案管理部門定期開展自查自糾工作，對本部門的檔案管理工作進行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。對自查自糾情況進行總結分析，制定改進措施，不斷提高檔案管理工作水平。（二）外部檢查1.接受檢查積極接受檔案行政管理部門等相關部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供檔案管理工作情況匯報和相關資料。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，認真