機(jī)構(gòu)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本機(jī)構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本機(jī)構(gòu)各部門及所屬單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機(jī)構(gòu)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則。全面收集、整理機(jī)構(gòu)在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，方便機(jī)構(gòu)內(nèi)部及外部相關(guān)人員利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)檔案的集中統(tǒng)一管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)構(gòu)檔案管理的規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管機(jī)構(gòu)各類檔案，確保檔案的安全與完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，定期清理過(guò)期檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.開(kāi)展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作，提高全體員工的檔案意識(shí)。7.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。8.參與機(jī)構(gòu)重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)形成和規(guī)范整理。（二）各部門兼職檔案員各部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類及向檔案管理部門移交等工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各種文件材料，確保材料的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，對(duì)本部門文件材料進(jìn)行初步分類、整理和裝訂。3.定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案查閱、借閱等相關(guān)工作，提供必要的檔案利用信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、注銷等文件；各類會(huì)議文件、紀(jì)要；工作計(jì)劃、總結(jié)；規(guī)章制度；人事任免、考核、獎(jiǎng)懲文件；財(cái)務(wù)預(yù)決算、審計(jì)報(bào)告等。2.業(yè)務(wù)工作類檔案：涵蓋機(jī)構(gòu)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、技術(shù)資料、研究報(bào)告等。3.基本建設(shè)類檔案：包括工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的文件、圖紙、資料等。4.設(shè)備儀器類檔案：設(shè)備儀器的購(gòu)置、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、報(bào)廢等過(guò)程中產(chǎn)生的文件、說(shuō)明書、操作規(guī)程、維修記錄等。5.會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)資料等。6.聲像檔案：機(jī)構(gòu)活動(dòng)中的照片、錄音、錄像等資料。7.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。4.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和保密，符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類。一般可分為一級(jí)類目如行政管理、業(yè)務(wù)工作、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)、聲像、電子等，再在一級(jí)類目下細(xì)分二級(jí)類目和三級(jí)類目等。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案或一組檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于標(biāo)識(shí)和管理。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于檢索和查詢。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列整齊有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，實(shí)行異地備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檢索利用。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，如照片應(yīng)沖印或掃描后分類歸檔，錄音、錄像帶應(yīng)標(biāo)注清晰的內(nèi)容信息，妥善保管。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。1.永久保管的檔案：反映機(jī)構(gòu)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)機(jī)構(gòu)發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。如機(jī)構(gòu)成立、合并、分立等重要文件；機(jī)構(gòu)主要領(lǐng)導(dǎo)的任免文件；機(jī)構(gòu)年度綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.定期保管30年的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)機(jī)構(gòu)工作有查考利用價(jià)值的檔案。如機(jī)構(gòu)一般性業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.定期保管10年的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)機(jī)構(gòu)工作有參考價(jià)值的檔案。如一般性會(huì)議文件、短期工作計(jì)劃等。（四）檔案清查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無(wú)誤。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管期限、存放位置等。對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、準(zhǔn)確判定的原則，根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，準(zhǔn)確確定檔案的保管期限和存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容、來(lái)源、形式等，判斷其價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合機(jī)構(gòu)的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、利用需求等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定其存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)注明檔案的題名、編號(hào)、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核，報(bào)機(jī)構(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，參與銷毀人員應(yīng)簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)定。2.服務(wù)優(yōu)先原則。以服務(wù)機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則。在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用方式1.查閱：機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失，按時(shí)歸還。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期、份數(shù)等。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱、數(shù)量等。定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平，為機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)提供有力支持。（二）數(shù)字化采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像清晰、完整。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范化整理，確保數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將掃描后的電子檔案和元數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如題名檢索、關(guān)鍵詞檢索、日期檢索、責(zé)任者檢索等，方便快速查找所需檔案。2.檔案借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，實(shí)時(shí)跟蹤檔案借閱情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.安全管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。對(duì)系統(tǒng)操作進(jìn)行日志記錄，便于審計(jì)和追