機構(gòu)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強本機構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為機構(gòu)各項工作提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本機構(gòu)各部門及所屬單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機構(gòu)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則。檔案應如實反映機構(gòu)各項工作活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則。全面收集、整理機構(gòu)在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，方便機構(gòu)內(nèi)部及外部相關(guān)人員利用檔案。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責機構(gòu)檔案的集中統(tǒng)一管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機構(gòu)檔案管理的規(guī)章制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管機構(gòu)各類檔案，確保檔案的安全與完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.對檔案進行鑒定，定期清理過期檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。6.開展檔案宣傳、教育和培訓工作，提高全體員工的檔案意識。7.提供檔案查閱、借閱服務，對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計。8.參與機構(gòu)重大活動、重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時形成和規(guī)范整理。（二）各部門兼職檔案員各部門設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、初步分類及向檔案管理部門移交等工作。其主要職責包括：1.負責收集本部門在工作中形成的各種文件材料，確保材料的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門文件材料進行初步分類、整理和裝訂。3.定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案查閱、借閱等相關(guān)工作，提供必要的檔案利用信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括機構(gòu)設立、變更、注銷等文件；各類會議文件、紀要；工作計劃、總結(jié)；規(guī)章制度；人事任免、考核、獎懲文件；財務預決算、審計報告等。2.業(yè)務工作類檔案：涵蓋機構(gòu)各項業(yè)務活動中形成的文件、合同、協(xié)議、報表、技術(shù)資料、研究報告等。3.基本建設類檔案：包括工程項目的立項、規(guī)劃、設計、施工、竣工驗收等各個環(huán)節(jié)形成的文件、圖紙、資料等。4.設備儀器類檔案：設備儀器的購置、安裝、調(diào)試、使用、維護、報廢等過程中產(chǎn)生的文件、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。5.會計檔案：會計憑證、賬簿、報表、財務審計資料等。6.聲像檔案：機構(gòu)活動中的照片、錄音、錄像等資料。7.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對重要文件材料應進行備份，防止丟失或損壞。4.電子文件應采用通用格式存儲，并確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和保密，符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進行分類。一般可分為一級類目如行政管理、業(yè)務工作、基本建設、設備儀器、會計、聲像、電子等，再在一級類目下細分二級類目和三級類目等。2.編號：對每一份檔案或一組檔案進行編號，以便于標識和管理。編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，以便于檢索和查詢。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應分類存放于檔案柜中，排列整齊有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。2.電子檔案應存儲于專用的存儲設備中，實行異地備份存儲，確保數(shù)據(jù)安全。同時，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便檢索利用。3.聲像檔案應按照載體類型分別存放，如照片應沖印或掃描后分類歸檔，錄音、錄像帶應標注清晰的內(nèi)容信息，妥善保管。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。1.永久保管的檔案：反映機構(gòu)主要職能活動和歷史面貌的，對機構(gòu)發(fā)展有長遠利用價值的檔案。如機構(gòu)成立、合并、分立等重要文件；機構(gòu)主要領(lǐng)導的任免文件；機構(gòu)年度綜合統(tǒng)計報表等。2.定期保管30年的檔案：在較長時間內(nèi)對機構(gòu)工作有查考利用價值的檔案。如機構(gòu)一般性業(yè)務文件、合同協(xié)議、財務報表等。3.定期保管10年的檔案：在較短時間內(nèi)對機構(gòu)工作有參考價值的檔案。如一般性會議文件、短期工作計劃等。（四）檔案清查檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準確無誤。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管期限、存放位置等。對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、區(qū)別對待、準確判定的原則，根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，準確確定檔案的保管期限和存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，分析其內(nèi)容、來源、形式等，判斷其價值。2.綜合分析法：結(jié)合機構(gòu)的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務特點、利用需求等因素，對檔案進行綜合分析，確定其存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，清冊應注明檔案的題名、編號、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組審核，報機構(gòu)分管領(lǐng)導批準后實施銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程應進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，參與銷毀人員應簽字確認。5.銷毀后的檔案銷毀清冊應永久保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本機構(gòu)檔案管理規(guī)定。2.服務優(yōu)先原則。以服務機構(gòu)各項工作為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務。3.安全保密原則。在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用方式1.查閱：機構(gòu)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失，按時歸還。3.復制：利用者如需復制檔案，應填寫檔案復制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，注明復制日期、份數(shù)等。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用時間、利用方式、檔案名稱、數(shù)量等。定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務水平，為機構(gòu)信息化建設提供有力支持。（二）數(shù)字化采集1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應不低于[X]dpi，圖像清晰、完整。2.對電子檔案進行規(guī)范化整理，確保數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整準確。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，將掃描后的電子檔案和元數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如題名檢索、關(guān)鍵詞檢索、日期檢索、責任者檢索等，方便快速查找所需檔案。2.檔案借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，實時跟蹤檔案借閱情況。3.檔案統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.安全管理功能：設置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。對系統(tǒng)操作進行日志記錄，便于審計和追