案件資料管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司案件資料的規(guī)范化管理，確保案件資料的完整性、準確性和安全性，提高案件處理效率和質量，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部涉及各類案件（包括但不限于法律糾紛案件、違規(guī)違紀案件、安全事故案件等）資料的管理。（三）基本原則1.合法性原則：案件資料的管理必須符合國家法律法規(guī)的要求，確保資料的收集、整理、存儲、使用等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.完整性原則：全面、完整地收集與案件相關的各類資料，不得遺漏重要信息，保證資料的連貫性和系統(tǒng)性。3.準確性原則：資料內容應真實、準確，如實反映案件的實際情況，避免虛假或誤導性信息。4.保密性原則：嚴格保護案件資料的保密性，防止資料泄露給無關人員，確保公司利益和相關當事人的隱私安全。5.可追溯性原則：建立完善的資料管理流程，使案件資料在各個環(huán)節(jié)都能清晰記錄、可追溯查詢，便于對案件進行全程跟蹤和管理。二、案件資料的分類與范圍（一）案件基本信息資料1.案件名稱、編號、立案日期、結案日期。2.案件涉及的當事人信息，包括姓名、性別、聯(lián)系方式、所在部門或單位等。3.案件來源，如內部舉報、外部投訴、監(jiān)管部門檢查發(fā)現(xiàn)等。（二）案件事實資料1.事件發(fā)生的時間、地點、經(jīng)過詳細描述。2.相關證據(jù)材料，如合同文件、往來信函、會議記錄、證人證言、視聽資料、鑒定報告等。3.案件涉及的業(yè)務流程、操作規(guī)范、規(guī)章制度等相關文件。（三）案件處理過程資料1.案件處理的程序記錄，包括受理、調查、審理、決策等各個環(huán)節(jié)的時間節(jié)點、參與人員、處理意見等。2.與案件處理相關的溝通記錄，如與當事人的溝通函件、與律師事務所的往來郵件、與監(jiān)管部門的匯報材料等。3.案件處理過程中形成的各類報告，如調查報告、風險評估報告、處理結果報告等。（四）案件結果資料1.案件最終的處理結果，如判決結果、處罰決定、整改措施等。2.執(zhí)行情況記錄，包括執(zhí)行時間、執(zhí)行方式、執(zhí)行結果等。（五）其他相關資料1.案件處理過程中涉及的費用支出明細，如律師費、訴訟費、鑒定費等。2.與案件相關的培訓資料、案例分析等，用于內部學習和經(jīng)驗總結。三、案件資料的收集與整理（一）收集職責1.案件承辦部門：負責案件資料的初始收集工作，指定專人負責跟進案件進展，及時收集與案件相關的各類資料，并確保資料的真實性和完整性。2.其他相關部門：根據(jù)案件處理需要，配合案件承辦部門提供相關資料，如涉及財務數(shù)據(jù)的由財務部門提供，涉及技術問題的由技術部門提供等。（二）收集要求1.案件承辦人員應在案件發(fā)生或知曉后及時啟動資料收集工作，確保資料的及時性。2.收集的資料應來源可靠、內容清晰，能夠準確反映案件事實。對于復印件等非原始資料，應注明出處，并確保與原件一致。3.資料收集過程中，應注意對資料的分類標識，便于后續(xù)整理和查找。（三）整理流程1.初步篩選：案件承辦人員對收集到的資料進行初步篩選，剔除無關或重復的資料，保留與案件核心事實相關的關鍵資料。2.分類排序：按照本辦法規(guī)定的案件資料分類，對篩選后的資料進行分類整理，并按照時間順序或邏輯順序進行排序，確保資料的系統(tǒng)性和條理性。3.編號標注：為每份資料賦予唯一的編號，并在資料上進行標注，同時建立資料編號與案件信息的對應關系，便于查詢和管理。4.編制目錄：根據(jù)資料分類和編號，編制案件資料目錄，目錄應詳細列出每份資料的名稱、編號、日期、來源等信息，方便快速檢索。四、案件資料的存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲：建立專門的案件資料電子數(shù)據(jù)庫，對案件資料進行數(shù)字化存儲。數(shù)據(jù)庫應具備完善的權限管理功能，確保不同人員只能訪問其權限范圍內的資料。2.紙質存儲：對于一些重要的原始紙質資料，如合同原件、重要文件等，應進行紙質存檔。紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照案件類別和時間順序進行排列。（二）存儲環(huán)境要求1.電子存儲環(huán)境：確保電子存儲設備的安全性和穩(wěn)定性，配備必要的備份設備，定期對數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要做好網(wǎng)絡安全防護，防止數(shù)據(jù)被非法入侵或篡改。2.紙質存儲環(huán)境：檔案柜應放置在干燥、通風、防火、防潮的房間內，避免資料受潮、發(fā)霉或損壞。（三）保管期限1.一般案件資料的保管期限為自案件結案之日起[X]年。2.涉及重大法律糾紛、違規(guī)違紀行為或可能對公司產生長期影響的案件資料，保管期限為自案件結案之日起[X]年。3.法律法規(guī)或監(jiān)管部門對某些案件資料保管期限有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。（四）保管責任1.檔案管理人員：負責案件資料的日常保管工作，定期對存儲的資料進行檢查和維護，確保資料的安全和完整。2.案件承辦部門：在案件處理期間，對本部門收集和整理的資料負有保管責任；案件結案后，應及時將資料移交檔案管理部門。五、案件資料的查閱與使用（一）查閱權限1.內部查閱：公司內部人員因工作需要查閱案件資料的，應填寫《案件資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：因司法機關、監(jiān)管部門等外部機構依法需要查閱案件資料的，應出具相關證明文件，并按照公司對外提供資料的審批流程進行審批。未經(jīng)公司批準，不得向外部機構提供案件資料。（二）查閱流程1.申請：查閱人員填寫《案件資料查閱申請表》，提交所在部門負責人審批。2.審批：部門負責人根據(jù)查閱目的和必要性進行審批，對于涉及敏感信息或重要案件的查閱申請，應報公司分管領導審批。3.查閱：審批通過后，查閱人員憑有效證件到檔案管理部門查閱資料。檔案管理人員應按照審批內容提供相應資料，并做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內容等。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應及時將資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的資料進行核對，確保資料完整無缺。（三）使用限制1.查閱人員只能在檔案管理部門指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出或復制。如需復制資料，應另行按照公司相關規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露案件資料中的敏感信息和公司商業(yè)秘密。如因查閱人員原因導致資料泄露，將依法追究其責任。六、案件資料的銷毀（一）銷毀條件1.案件資料保管期限屆滿，且不再有查閱、使用等價值的，可以進行銷毀。2.因公司業(yè)務調整、機構合并等原因，導致某些案件資料不再具有保存意義的，經(jīng)公司批準后可以銷毀。（二）銷毀流程1.提出申請：案件承辦部門或檔案管理部門根據(jù)資料保管期限和實際情況，提出案件資料銷毀申請，填寫《案件資料銷毀申請表》，注明擬銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審核審批：申請表經(jīng)所在部門負責人審核后，報公司分管領導審批。對于涉及重要案件或敏感信息的資料銷毀申請，應報公司主要領導審批。3.銷毀實施：審批通過后，由檔案管理部門負責組織實施資料銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式，確保資料無法恢復。4.記錄備案：銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并形成銷毀記錄清單。銷毀記錄清單應與《案件資料銷毀申請表》一并歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責公司設立專門的監(jiān)督小組，負責對案件資料管理工作進行定期監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由公司內部審計、法務、檔案管理等部門人員組成。（二）檢查內容1.案件資料的收集、整理、存儲、保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.查閱與使用案件資料的審批流程是否規(guī)范，查閱人員是否遵守保密規(guī)定。3.案件資料銷毀工作是否按照規(guī)定程序進行，銷毀記錄是否完整。（三）問題整改1.監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應及時向相關部門發(fā)出整改通知，要求限期整改。2.相關部門應針對整改通知中提出的問題，制定具體的整改措施，并認真組織實施。整改完成后，應向監(jiān)督