文檔編制合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文檔編制合同的管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的各類文檔編制合同的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同合法有效。2.全面管理原則對(duì)文檔編制合同的全過(guò)程進(jìn)行全面管理，包括合同的起草、審核、簽訂、履行、監(jiān)督、歸檔等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、科學(xué)化。3.防范風(fēng)險(xiǎn)原則強(qiáng)化合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，通過(guò)對(duì)合同條款的審查、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等措施，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司利益。4.協(xié)作配合原則合同管理涉及公司多個(gè)部門，各部門應(yīng)密切協(xié)作、相互配合，共同做好合同管理工作。二、合同管理職責(zé)（一）合同管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文檔編制合同管理制度，并組織實(shí)施。2.參與重大合同的起草、談判、審核等工作，提供法律意見和建議。3.負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔、保管等工作，建立合同管理臺(tái)賬。4.監(jiān)督合同的履行情況，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中存在的問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)合同糾紛的處理，參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等活動(dòng)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文檔編制合同的起草、談判、簽訂等工作，并對(duì)合同的真實(shí)性、合法性、完整性負(fù)責(zé)。2.按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)向合同管理部門通報(bào)合同履行情況，配合合同管理部門做好合同管理工作。3.負(fù)責(zé)收集、整理與合同相關(guān)的資料，如文檔編制成果、交付記錄等，交合同管理部門歸檔。4.協(xié)助合同管理部門處理合同糾紛，提供相關(guān)證據(jù)和資料。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，確保合同價(jià)款、支付方式、結(jié)算辦法等符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。2.按照合同約定辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。3.協(xié)助合同管理部門分析合同執(zhí)行中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提出防范措施和建議。（四）法務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。2.參與重大合同的談判、起草等工作，提供專業(yè)的法律意見和建議。3.處理合同糾紛的法律事務(wù)，代表公司參與訴訟、仲裁等活動(dòng)。三、合同的簽訂（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、文檔編制要求、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款及支付方式、違約責(zé)任等條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，表述準(zhǔn)確、清晰，避免歧義。（二）合同審核1.業(yè)務(wù)部門起草的合同文本應(yīng)提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門收到合同文本后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成初審，并提出審核意見。2.初審?fù)ㄟ^(guò)的合同文本，合同管理部門應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成法律審查，并出具法律意見書。3.合同管理部門根據(jù)初審意見和法律意見書，對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。修改后的合同文本應(yīng)再次提交業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門會(huì)簽。4.會(huì)簽通過(guò)的合同文本，由合同管理部門提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批。（三）合同簽訂1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)的合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人簽字（蓋章）齊全、合同文本內(nèi)容與審批通過(guò)的文本一致。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送合同管理部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門備案。四、合同的履行（一）履行要求1.合同雙方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。3.在合同履行過(guò)程中，如需變更合同內(nèi)容，應(yīng)按照本辦法規(guī)定的合同變更程序進(jìn)行辦理。（二）交付管理1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等要求，向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付文檔編制成果。交付時(shí)，應(yīng)要求對(duì)方當(dāng)事人出具簽收憑證。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立文檔編制成果交付臺(tái)賬，詳細(xì)記錄交付時(shí)間、交付內(nèi)容、交付方式、簽收情況等信息。（三）價(jià)款支付1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的價(jià)款及支付方式，及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同約定的付款期限屆滿前，向財(cái)務(wù)部門提交付款申請(qǐng)，并提供相關(guān)的發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料。財(cái)務(wù)部門審核無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定辦理付款手續(xù)。（四）監(jiān)督檢查1.合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同條款的執(zhí)行情況、交付情況、價(jià)款支付情況等。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合合同管理部門的監(jiān)督檢查工作，及時(shí)提供相關(guān)資料和信息。3.對(duì)合同履行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，合同管理部門應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門發(fā)出整改通知，要求業(yè)務(wù)部門限期整改。業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照整改通知的要求進(jìn)行整改，并將整改情況及時(shí)反饋給合同管理部門。五、合同的變更與解除（一）變更條件1.合同履行過(guò)程中，因不可抗力、政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等原因，需要變更合同內(nèi)容的，經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以變更合同。2.合同變更應(yīng)采用書面形式，由雙方當(dāng)事人簽字（蓋章）確認(rèn)，并作為原合同的補(bǔ)充協(xié)議。（二）變更程序1.業(yè)務(wù)部門提出合同變更申請(qǐng)，填寫《合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等情況。2.《合同變更申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交合同管理部門審核。合同管理部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并提出審核意見。3.初審?fù)ㄟ^(guò)的《合同變更申請(qǐng)表》，合同管理部門應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成法律審查，并出具法律意見書。4.合同管理部門根據(jù)初審意見和法律意見書，對(duì)《合同變更申請(qǐng)表》進(jìn)行修改完善。修改后的《合同變更申請(qǐng)表》應(yīng)再次提交業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門會(huì)簽。5.會(huì)簽通過(guò)的《合同變更申請(qǐng)表》，由合同管理部門提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批。6.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)的合同變更申請(qǐng)，由業(yè)務(wù)部門與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同變更協(xié)議。簽訂后的合同變更協(xié)議應(yīng)送合同管理部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門備案。（三）解除條件1.合同履行過(guò)程中，因不可抗力、政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等原因，導(dǎo)致合同目的無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以解除合同。2.合同一方當(dāng)事人嚴(yán)重違反合同約定，給對(duì)方當(dāng)事人造成重大損失的，對(duì)方當(dāng)事人有權(quán)解除合同。（四）解除程序1.業(yè)務(wù)部門提出合同解除申請(qǐng)，填寫《合同解除申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明解除的原因、對(duì)合同履行的影響等情況。2.《合同解除申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交合同管理部門審核。合同管理部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并提出審核意見。3.初審?fù)ㄟ^(guò)的《合同解除申請(qǐng)表》，合同管理部門應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成法律審查，并出具法律意見書。4.合同管理部門根據(jù)初審意見和法律意見書，對(duì)《合同解除申請(qǐng)表》進(jìn)行修改完善。修改后的《合同解除申請(qǐng)表》應(yīng)再次提交業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門會(huì)簽。5.會(huì)簽通過(guò)的《合同解除申請(qǐng)表》，由合同管理部門提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批。6.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)的合同解除申請(qǐng)，由業(yè)務(wù)部門與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同解除協(xié)議。簽訂后的合同解除協(xié)議應(yīng)送合同管理部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門備案。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同履行情況的監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中存在的問(wèn)題，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，加強(qiáng)與對(duì)方當(dāng)事人的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決合同履行中出現(xiàn)的問(wèn)題，避免糾紛升級(jí)。（二）糾紛處理1.合同履行過(guò)程中發(fā)生糾紛的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)和資料。2.合同管理部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門等相關(guān)部門對(duì)糾紛進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，業(yè)務(wù)部門與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商、調(diào)解，爭(zhēng)取通過(guò)友好協(xié)商解決糾紛。協(xié)商、調(diào)解不成的，應(yīng)及時(shí)按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式，向仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁或向人民法院提起訴訟。4.在合同糾紛處理過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合合同管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門的工作，提供必要的協(xié)助和支持。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、交付記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料收集整理，交合同管理部門歸檔。2.合同管理部門應(yīng)建立合同檔案收集清單，對(duì)收集到的合同資料進(jìn)行逐一登記，確保資料齊全、完整。（二）檔案整理1.合同管理部門應(yīng)對(duì)收集到的合同資料進(jìn)行分類整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行編號(hào)，建立合同檔案目錄。2.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行管理。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行裝訂、編目、上架存放；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案索引，便于查詢和使用。（三）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保管期限屆滿后，如需銷毀合同檔案，應(yīng)按照檔案銷毀的相關(guān)程序進(jìn)行辦理。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交合同管理部門審批。合同管理部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并安排專人陪同查閱。2.查閱合同檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借合同檔案。查閱完畢