泰州人防文件管理辦法總則目的與依據(jù)為加強(qiáng)泰州人防文件管理，確保文件的規(guī)范、有序流轉(zhuǎn)，提高工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合泰州人防工作實(shí)際，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于泰州人防系統(tǒng)內(nèi)各類文件的起草、審核、印發(fā)、歸檔、保管、查閱、銷毀等管理活動(dòng)?；驹瓌t文件管理遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密的原則，確保文件信息的真實(shí)性、完整性和有效性，滿足泰州人防工作的需要。文件分類與編號(hào)文件分類泰州人防文件分為以下幾類：1.政策法規(guī)類：包括國家和地方有關(guān)人防工作的法律法規(guī)、政策文件等。2.規(guī)劃計(jì)劃類：如人防建設(shè)規(guī)劃、年度工作計(jì)劃等。3.業(yè)務(wù)指導(dǎo)類：針對(duì)人防工程建設(shè)、指揮通信、防護(hù)設(shè)備管理等具體業(yè)務(wù)的指導(dǎo)文件。4.行政事務(wù)類：涉及機(jī)關(guān)日常行政事務(wù)管理的文件，如人事、財(cái)務(wù)、后勤等方面的文件。5.其他類：不屬于上述分類的其他文件。文件編號(hào)文件編號(hào)采用統(tǒng)一格式，由年份、類別代碼、順序號(hào)組成。例如：2023RF001，其中“2023”表示年份，“RF”表示人防文件類別代碼，“001”表示該類別下的順序號(hào)。文件起草起草要求1.文件起草應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，具有可操作性。2.涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)充分征求相關(guān)部門意見，確保文件內(nèi)容協(xié)調(diào)一致。3.起草文件應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。起草流程1.承辦部門根據(jù)工作需要確定文件起草任務(wù)，并指定專人負(fù)責(zé)起草。2.起草人應(yīng)深入調(diào)研，收集相關(guān)資料，結(jié)合工作實(shí)際進(jìn)行起草。3.起草完成后，起草人應(yīng)認(rèn)真校對(duì)，確保文件內(nèi)容無誤，并填寫文件起草審批表，連同文件初稿一并提交部門負(fù)責(zé)人審核。文件審核審核內(nèi)容1.文件內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，是否與上級(jí)文件精神一致。2.文件的格式、文字表述、邏輯結(jié)構(gòu)等是否規(guī)范。3.文件涉及的政策措施、工作要求等是否具有可行性和可操作性。4.文件的密級(jí)、緊急程度等標(biāo)注是否準(zhǔn)確。審核流程1.部門負(fù)責(zé)人收到起草人提交的文件初稿和起草審批表后，應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出審核意見，并簽字確認(rèn)。2.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或多個(gè)部門的文件，部門負(fù)責(zé)人審核后，應(yīng)提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，文件方可提交至文件簽發(fā)環(huán)節(jié)。文件簽發(fā)簽發(fā)權(quán)限1.泰州人防系統(tǒng)內(nèi)一般性文件，由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。2.涉及重要事項(xiàng)、重大決策或全局性工作的文件，由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)流程文件起草人將經(jīng)過審核的文件初稿及相關(guān)審批表提交至簽發(fā)人，簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對(duì)文件的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、可行性等進(jìn)行全面把關(guān)，確認(rèn)無誤后簽署意見并簽字。文件印發(fā)印發(fā)格式文件印發(fā)應(yīng)按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行排版，包括文件標(biāo)題、文號(hào)、主送單位、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印發(fā)日期等要素。印發(fā)流程1.文件簽發(fā)后，由辦公室負(fù)責(zé)文件的排版、校對(duì)和印制。2.辦公室應(yīng)根據(jù)文件的印發(fā)范圍，確定印制份數(shù)，并安排專人負(fù)責(zé)文件的發(fā)放。3.文件印制完成后，辦公室應(yīng)將文件分發(fā)至各相關(guān)部門和單位，并做好發(fā)放記錄。文件歸檔歸檔范圍泰州人防系統(tǒng)內(nèi)具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。歸檔要求1.文件歸檔應(yīng)遵循齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的原則，確保歸檔文件能夠反映泰州人防工作的全貌。2.歸檔文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，編制歸檔目錄，便于查找和利用。3.電子文件歸檔應(yīng)采用符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的格式，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。歸檔流程1.文件承辦部門在文件辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件材料整理歸檔，并移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到承辦部門移交的歸檔文件后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和整理，按照歸檔要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等操作，并將歸檔文件錄入檔案管理系統(tǒng)。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保歸檔文件的安全保管。文件保管保管方式泰州人防文件采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專用的檔案庫房內(nèi)，按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放；電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。保管期限泰州人防文件的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限根據(jù)文件的重要程度、性質(zhì)和作用等因素確定。保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.電子檔案的保管應(yīng)注意數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。文件查閱查閱范圍泰州人防系統(tǒng)內(nèi)工作人員因工作需要，可以查閱本部門或本崗位相關(guān)的文件資料。涉及國家秘密、商業(yè)秘密等重要文件，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行查閱。查閱流程1.查閱人應(yīng)填寫文件查閱申請(qǐng)表，注明查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，查閱人持申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)表，為查閱人提供相應(yīng)的文件資料，并做好查閱記錄。查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還查閱的文件資料，不得擅自復(fù)印、摘抄或轉(zhuǎn)借他人。文件銷毀銷毀范圍泰州人防文件在保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的情況下，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。銷毀流程1.檔案管理部門定期對(duì)保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的文件進(jìn)行清理，編制文件銷毀清單。2.文件銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的銷毀工作。文件銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，確保文件信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并做好銷毀記錄。保密管理保密制度泰州人防文件管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，建立健全保密制度，明確保密責(zé)任，確保文件信息的安全。保密措施1.對(duì)涉及國家秘密、商業(yè)秘密等重要文件，應(yīng)嚴(yán)格限定知悉范圍，實(shí)行專人專管。2.文件的起草、審核、印發(fā)、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件信息泄露。3.加強(qiáng)對(duì)工作人員的保密教育，提高保密意識(shí)，杜絕失泄密事件的發(fā)生。信息化管理電子文件管理系統(tǒng)泰州人防應(yīng)建立電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔、保管、查閱等功能，提高文件管理的效率和信息化水平。數(shù)據(jù)安全1.加強(qiáng)電子文件管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。2.定期對(duì)電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查泰州人防應(yīng)定期對(duì)文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，確保文件