列入公用經(jīng)費管理辦法總則目的為了加強公司公用經(jīng)費的管理，規(guī)范公用經(jīng)費的使用行為，提高資金使用效益，保障公司各項工作的正常開展，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構(gòu)在日常運營過程中涉及的公用經(jīng)費管理?；驹瓌t1.合法性原則：公用經(jīng)費的使用必須符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定，確保各項支出合法合規(guī)。2.預(yù)算控制原則：嚴(yán)格執(zhí)行公用經(jīng)費預(yù)算管理制度，加強預(yù)算編制、執(zhí)行、調(diào)整和監(jiān)督，確保經(jīng)費支出在預(yù)算范圍內(nèi)。3.效益優(yōu)先原則：優(yōu)化公用經(jīng)費支出結(jié)構(gòu)，提高資金使用效益，避免浪費和不合理支出。4.規(guī)范透明原則：公用經(jīng)費的使用應(yīng)遵循規(guī)范的審批流程，做到公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和外部審計。公用經(jīng)費的范圍及分類公用經(jīng)費的范圍公用經(jīng)費是指公司為保障日常辦公、業(yè)務(wù)開展、設(shè)備購置與維護(hù)、人員培訓(xùn)等方面所發(fā)生的費用支出。公用經(jīng)費的分類1.辦公費：包括辦公用品、紙張、筆墨、文件夾、檔案袋等辦公消耗用品的購置費用。2.印刷費：如文件印刷、資料印刷、宣傳冊印刷等費用。3.郵電費：涵蓋公司辦公電話、手機通訊費、郵寄信件及包裹的費用。4.差旅費：員工因公務(wù)出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。5.會議費：組織召開各類會議所產(chǎn)生的場地租賃、會議設(shè)備租賃、資料印刷、餐飲等費用。6.培訓(xùn)費：員工參加各類培訓(xùn)課程的學(xué)費、教材費、培訓(xùn)場地費等。7.公務(wù)接待費：公司因公務(wù)活動需要接待外部單位或人員所發(fā)生的餐飲、住宿、交通等費用。8.專用材料費：特定業(yè)務(wù)所需的專用材料、試劑、耗材等費用。9.辦公設(shè)備購置及維護(hù)費：辦公電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等設(shè)備的購置費用以及設(shè)備的維修、保養(yǎng)、耗材更換費用。10.水電費：公司辦公場所的水、電費用。11.物業(yè)管理費：支付給物業(yè)管理公司的辦公區(qū)域物業(yè)管理費用。12.其他費用：上述未涵蓋的其他與公司日常公用支出相關(guān)的費用。預(yù)算管理預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作任務(wù)和實際需求，結(jié)合公司年度工作計劃，在每年規(guī)定時間內(nèi)編制本部門下一年度的公用經(jīng)費預(yù)算。2.預(yù)算編制應(yīng)遵循“零基預(yù)算”原則，充分考慮各項費用的必要性和合理性，確保預(yù)算數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確、完整。3.公用經(jīng)費預(yù)算應(yīng)細(xì)化到具體項目和明細(xì)科目，明確各項費用的支出標(biāo)準(zhǔn)和金額。預(yù)算審批1.部門預(yù)算編制完成后，需提交至公司財務(wù)部門進(jìn)行初審。財務(wù)部門對預(yù)算的合理性、合規(guī)性進(jìn)行審核，并提出修改意見。2.初審?fù)ㄟ^后的預(yù)算方案提交公司管理層進(jìn)行審批。公司管理層根據(jù)公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)和財務(wù)狀況，對預(yù)算進(jìn)行綜合平衡和決策。3.經(jīng)公司管理層審批通過的預(yù)算方案，作為年度公用經(jīng)費支出的依據(jù)，各部門必須嚴(yán)格執(zhí)行。預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行公用經(jīng)費支出，不得擅自擴大支出范圍、提高支出標(biāo)準(zhǔn)。2.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，必須按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批。調(diào)整預(yù)算的申請應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整金額及對其他預(yù)算項目的影響。3.預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司財務(wù)部門進(jìn)行復(fù)審。財務(wù)部門審核通過后，報公司管理層審批。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自調(diào)整預(yù)算。審批流程一般審批流程1.公用經(jīng)費支出申請應(yīng)由具體經(jīng)辦人員填寫費用報銷申請表，詳細(xì)注明支出事由、金額、支付方式等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票、合同、審批文件等原始憑證。2.費用報銷申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)支出的合理性和必要性。3.財務(wù)部門對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進(jìn)行審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批，對于重大支出項目，需報公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。5.審批通過后的費用報銷申請表交財務(wù)部門進(jìn)行報銷支付。特殊審批流程對于一些金額較大、涉及重要事項或存在特殊情況的公用經(jīng)費支出，除按照一般審批流程外，還需遵循以下特殊審批要求：1.重大項目支出：如購置大型辦公設(shè)備、開展重大業(yè)務(wù)活動等，需提前提交項目可行性報告，經(jīng)公司管理層組織相關(guān)部門進(jìn)行論證后，方可進(jìn)行預(yù)算編制和支出申請。支出申請審批過程中，需提供項目進(jìn)展情況報告及費用使用明細(xì)。2.臨時性緊急支出：因突發(fā)情況需要緊急支出的，經(jīng)辦人員應(yīng)在支出發(fā)生后的規(guī)定時間內(nèi)補辦申請手續(xù)，并詳細(xì)說明緊急支出的原因和必要性。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門和公司分管領(lǐng)導(dǎo)特批后，可先行支付，但事后需補齊相關(guān)審批手續(xù)。支出標(biāo)準(zhǔn)辦公費1.辦公用品應(yīng)按照實際工作需求合理購置，避免浪費。對于批量采購的辦公用品，應(yīng)通過招標(biāo)、詢價等方式選擇性價比高的供應(yīng)商。2.辦公用品的購置單價應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定，對于單價較高的辦公用品，應(yīng)實行集中采購和審批管理。印刷費1.印刷業(yè)務(wù)應(yīng)選擇具有資質(zhì)、信譽良好的印刷廠家進(jìn)行合作。2.印刷費用應(yīng)根據(jù)印刷品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等因素進(jìn)行合理定價，確保費用支出合理。對于大額印刷項目，應(yīng)簽訂印刷合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)和費用結(jié)算方式。郵電費1.員工應(yīng)合理使用通訊工具，嚴(yán)格控制通訊費用支出。公司鼓勵員工采用電子通訊方式進(jìn)行工作溝通，減少紙質(zhì)信件和包裹的郵寄。2.手機通訊費應(yīng)按照公司制定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報銷，超出標(biāo)準(zhǔn)部分原則上由員工個人承擔(dān)。對于因工作需要配備多個手機號碼的員工，需經(jīng)公司批準(zhǔn)后，方可按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)報銷通訊費用。差旅費1.差旅費的報銷標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)公司實際情況和相關(guān)規(guī)定制定，明確不同地區(qū)、不同職級員工的交通、住宿、餐飲等費用報銷限額。2.員工出差應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的交通工具等級、住宿標(biāo)準(zhǔn)選擇出行和住宿方式，不得擅自提高標(biāo)準(zhǔn)。對于因特殊情況需要超標(biāo)準(zhǔn)支出的，需提前經(jīng)公司批準(zhǔn)，并在報銷時提供詳細(xì)說明。3.出差期間的餐飲補貼應(yīng)按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得重復(fù)報銷其他餐飲費用。會議費1.會議的組織應(yīng)遵循精簡、高效的原則，嚴(yán)格控制會議規(guī)模和次數(shù)。對于不必要的會議應(yīng)予以取消，可通過線上會議等方式替代的，盡量不組織線下會議。2.會議費應(yīng)包括場地租賃、設(shè)備租賃、資料印刷、餐飲等各項費用，各項費用應(yīng)按照合理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行支出。會議費報銷時，需提供會議通知、參會人員名單、費用明細(xì)清單等相關(guān)資料。培訓(xùn)費1.員工參加培訓(xùn)應(yīng)根據(jù)工作需要和公司培訓(xùn)計劃進(jìn)行，不得隨意參加與工作無關(guān)的培訓(xùn)課程。2.培訓(xùn)費的報銷應(yīng)提供培訓(xùn)通知、培訓(xùn)發(fā)票、培訓(xùn)證書等相關(guān)資料，確保培訓(xùn)費用支出真實、合理。對于外部培訓(xùn)機構(gòu)的選擇，應(yīng)進(jìn)行綜合評估，確保培訓(xùn)質(zhì)量和效果。公務(wù)接待費1.公務(wù)接待應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司的接待標(biāo)準(zhǔn)和審批制度，不得超標(biāo)準(zhǔn)接待或進(jìn)行不必要的接待活動。2.公務(wù)接待費用應(yīng)明確接待對象、事由、人數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)等信息，并在報銷時提供接待清單、發(fā)票等相關(guān)憑證。接待清單應(yīng)詳細(xì)記錄接待時間、地點、參與人員、菜品酒水等信息。專用材料費1.專用材料的采購應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行，嚴(yán)格控制庫存積壓。對于特殊規(guī)格或定制的專用材料，應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通，確保按時供應(yīng)和質(zhì)量符合要求。2.專用材料費的報銷應(yīng)提供采購合同、發(fā)票、入庫單等相關(guān)憑證，確保費用支出與實際采購情況相符。辦公設(shè)備購置及維護(hù)費1.辦公設(shè)備的購置應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行審批和采購，優(yōu)先考慮設(shè)備的實用性、性價比和使用壽命。對于大型辦公設(shè)備的購置，應(yīng)進(jìn)行可行性研究和論證。2.辦公設(shè)備的維護(hù)費應(yīng)按照設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)合同或相關(guān)規(guī)定進(jìn)行支出，定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。設(shè)備維修費用報銷時，需提供維修清單、發(fā)票等相關(guān)憑證。水電費水電費應(yīng)按照實際使用量進(jìn)行結(jié)算和支付，公司應(yīng)定期對水電費使用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，采取節(jié)能降耗措施，降低水電費支出。物業(yè)管理費物業(yè)管理費應(yīng)按照與物業(yè)管理公司簽訂的合同進(jìn)行支付，公司應(yīng)加強對物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)督和考核，確保物業(yè)管理公司提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。報銷管理報銷憑證要求1.公用經(jīng)費支出的報銷憑證必須是合法、有效的發(fā)票或財政監(jiān)制的收據(jù)，并加蓋發(fā)票專用章或財務(wù)專用章。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際支出事項相符，包括發(fā)票抬頭、日期、項目、金額等信息。對于發(fā)票內(nèi)容不完整、字跡模糊、涂改等不符合要求的發(fā)票，財務(wù)部門有權(quán)拒收。3.除發(fā)票外，報銷憑證還應(yīng)附上相關(guān)的合同、協(xié)議、審批文件、清單等原始憑證，以證明支出的真實性和合理性。報銷期限員工應(yīng)在公用經(jīng)費支出發(fā)生后的規(guī)定時間內(nèi)辦理報銷手續(xù)，一般不得超過[X]個工作日。對于因特殊原因未能及時報銷的，需向財務(wù)部門說明情況并經(jīng)批準(zhǔn)。逾期未報銷的，財務(wù)部門有權(quán)不予受理。報銷支付方式公用經(jīng)費報銷支付方式應(yīng)根據(jù)公司財務(wù)制度和實際情況選擇，一般包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票、現(xiàn)金等方式。對于金額較大的報銷款項，原則上應(yīng)采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司財務(wù)部門應(yīng)定期對公用經(jīng)費的使用情況進(jìn)行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.各部門應(yīng)配合財務(wù)部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時進(jìn)行整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。外部審計公司應(yīng)定期接受外部審計機構(gòu)的審計，審計內(nèi)容包括公用經(jīng)費的預(yù)算執(zhí)行情況、支出合規(guī)性、資金使用效益等方面。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)按照審計意見進(jìn)行整改，并將整改情況及時反饋給審計機構(gòu)。責(zé)任追究違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自擴大公用經(jīng)費支出范圍、提高支出標(biāo)準(zhǔn)的。2.虛報、冒領(lǐng)、騙取公用經(jīng)費的。3.未按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行支出申請和報銷的。