公司資料管理辦法抽查一、總則（一）目的為加強公司資料管理，確保公司資料的完整性、準確性和安全性，提高資料的利用效率，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構以及全體員工在工作過程中所涉及的各類資料的管理。（三）基本原則1.合法性原則：公司資料管理必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求，確保資料的收集、整理、存儲、使用等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.準確性原則：資料應真實、準確地反映公司的業(yè)務活動和經營狀況，避免虛假信息和錯誤記錄。3.完整性原則：涵蓋公司運營各個方面的資料都應得到妥善管理，確保資料的全面性和系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取必要的措施保障資料的安全，防止資料泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。5.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等資料，嚴格保密，防止信息泄露給競爭對手或其他無關方。6.便捷性原則：在確保資料安全和準確的前提下，優(yōu)化資料管理流程，提高資料的檢索、查詢和使用效率，方便員工工作。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政類資料：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等治理文件，行政辦公制度、流程、通知等文件，員工檔案、考勤記錄、薪酬福利資料等人力資源管理文件。2.財務類資料：會計憑證、賬簿、報表，財務預算、決算報告，審計報告、稅務資料，資金管理文件，成本核算資料等。3.業(yè)務類資料：市場調研分析報告、銷售合同、客戶資料、營銷策劃方案等市場營銷資料；產品研發(fā)文檔、生產計劃、工藝流程、質量檢驗報告等生產運營資料；采購合同、供應商資料、庫存管理記錄等采購物流資料。4.技術類資料：技術研發(fā)項目文檔、專利申請文件、技術標準、技術規(guī)范、軟件代碼、數據庫文件等。5.法務類資料：合同審查意見、法律糾紛處理文件、訴訟文書、合規(guī)檢查報告等。6.其他類資料：上述各類未涵蓋的其他資料，如行業(yè)動態(tài)資料、對外合作協(xié)議、會議紀要等。（二）資料編號1.為便于資料的管理和檢索，對各類資料進行統(tǒng)一編號。編號采用層次編碼法，由類別代碼、年份代碼、順序號組成。2.類別代碼：根據資料分類，分別賦予不同的兩位代碼，如行政類資料為“XZ”，財務類資料為“CW”，業(yè)務類資料為“YW”，技術類資料為“JS”，法務類資料為“FW”，其他類資料為“QT”。3.年份代碼：取資料形成年份的后兩位數字，如2023年形成的資料，年份代碼為“23”。4.順序號：按照資料形成的先后順序，從001開始依次編號。5.例如，一份2023年形成的行政類資料，其編號為“XZ23001”；一份2022年形成的財務類資料，編號為“CW22005”。三、資料收集與整理（一）收集職責1.各部門負責本部門業(yè)務范圍內資料的收集工作，并指定專人負責資料的日常收集和整理。2.資料收集人員應及時、準確地收集各類資料，確保資料的完整性和真實性。3.對于涉及多個部門的資料，由牽頭部門負責組織相關部門共同收集。（二）收集范圍1.公司在日常運營過程中產生的各類文件、報表、記錄、合同、協(xié)議等紙質和電子資料。2.外部單位發(fā)送給公司的文件、函件、通知、報告等資料。3.公司員工在工作中形成的與業(yè)務相關的資料，如調研報告、工作總結、項目文檔等。（三）整理要求1.資料收集人員應按照資料分類標準，對收集到的資料進行分類整理。2.對于紙質資料，應進行裝訂、編目，確保資料整齊、規(guī)范；對于電子資料，應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的文件夾或數據庫中。3.整理后的資料應編制資料清單，詳細記錄資料的名稱、編號、形成日期、來源、保管期限等信息。四、資料存儲與保管（一）存儲方式1.紙質資料應存放在專門的檔案柜中，按照類別、年份、順序號依次排列，便于查找和管理。2.電子資料應存儲在公司的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份存儲介質應異地存放，以防止因自然災害、設備故障等原因導致資料丟失。3.對于重要的電子資料，應采用加密存儲方式，確保資料的安全性。（二）保管期限1.根據國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，確定各類資料的保管期限。2.行政類資料、財務類資料、法務類資料等重要資料的保管期限一般為長期，不少于10年；業(yè)務類資料、技術類資料等根據項目周期或業(yè)務需求確定保管期限，一般不少于項目結束后5年。3.對于保管期限已滿的資料，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，確保資料的妥善處理。（三）保管環(huán)境1.檔案柜應放置在干燥、通風、防火、防潮的房間內，避免資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.服務器機房應保持適宜的溫度、濕度環(huán)境，配備必要的消防、安防設備，確保電子資料的安全存儲。五、資料查閱與使用（一）查閱權限1.公司員工因工作需要查閱資料的，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息，經所在部門負責人批準后，到資料管理部門查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等資料的查閱，需經公司分管領導批準，并嚴格按照保密規(guī)定進行查閱。3.外部單位因工作需要查閱公司資料的，應提交正式的查閱申請函，說明查閱目的、范圍等信息，經公司相關部門審核，報公司領導批準后，由資料管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《資料查閱申請表》，提交給所在部門負責人審批。2.部門負責人審批通過后，將申請表交至資料管理部門。3.資料管理部門根據申請表提供的信息，查找并提供相應的資料給查閱人員。4.查閱人員查閱資料時，應在資料管理部門指定的地點進行，不得擅自將資料帶出。如需復印或摘錄資料，應經資料管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（三）使用規(guī)定1.查閱人員應妥善保管查閱的資料，不得擅自涂改、損壞、丟失資料。2.查閱人員只能將資料用于申請審批的目的，不得將資料泄露給無關人員或用于其他非法用途。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等資料的使用，查閱人員應嚴格遵守公司的保密制度，不得擅自傳播或披露。六、資料共享與傳遞（一）共享范圍1.根據工作需要，確定資料共享的范圍和對象。一般情況下，與業(yè)務相關的資料可在公司內部相關部門之間進行共享。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等資料，未經公司批準，不得在公司外部共享。（二）共享方式1.通過公司內部網絡平臺，建立資料共享文件夾或數據庫，授權相關人員訪問和下載共享資料。2.對于需要紙質共享的資料，可通過文件傳遞、會議分發(fā)等方式進行。（三）傳遞流程1.資料共享或傳遞時，應填寫《資料共享/傳遞申請表》，注明共享/傳遞資料的名稱、編號、共享/傳遞對象、目的等信息。2.申請表經所在部門負責人批準后，交至資料管理部門。3.資料管理部門按照申請表的要求，將資料共享給相關人員或傳遞給接收部門。4.接收部門收到共享或傳遞的資料后，應及時進行確認，并在規(guī)定的時間內歸還或妥善保管。七、資料保密與安全（一）保密制度1.公司制定嚴格的資料保密制度，明確保密責任和保密措施。2.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等資料的管理人員和接觸人員，應簽訂保密協(xié)議，承諾保守公司秘密。3.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，防止因員工疏忽或違規(guī)行為導致資料泄露。（二）安全措施1.建立健全資料安全管理制度，加強對資料存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全管理。2.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術等手段，保障公司網絡和資料的安全。3.定期對資料存儲設備進行檢查和維護，確保設備正常運行，防止因設備故障導致資料丟失。4.制定資料安全應急預案，明確在發(fā)生資料泄露、丟失、損壞等情況時的應急處理流程和責任人員，確保能夠及時采取措施，減少損失。八、資料清理與銷毀（一）清理周期1.資料管理部門應定期對公司資料進行清理，一般每年進行一次全面清理。2.對于保管期限已滿或已失去保存價值的資料，應及時進行清理。（二）清理程序1.資料管理部門根據資料保管期限和實際情況，編制《資料清理清單》，列出擬清理的資料名稱、編號、形成日期、保管期限等信息。2.將《資料清理清單》提交給公司相關部門進行審核，征求意見。3.根據審核意見，對《資料清理清單》進行調整和完善，報公司領導批準。4.經批準后，按照規(guī)定的程序對擬清理的資料進行銷毀或作其他妥善處理。（三）銷毀方式1.對于紙質資料，應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保資料無法恢復。2.對于電子資料，應采用格式化、刪除等方式進行銷毀，并對存儲介質進行物理銷毀，防止數據恢復。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，記錄保存期限不少于5年。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責1.公司設立資料管理監(jiān)督小組，負責對公司資料管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組由公司辦公室、財務部、法務部等相關部門人員組成，定期對公司各部門資料管理情況進行檢查。（二）檢查內容1.資料收集的完整性和及時性。2.資料整理的規(guī)范性和準確性。3.資料存儲的安全性和保密性。4.資料查閱與使用的合規(guī)性。5.資料共享與傳遞的流程執(zhí)行情況。6.資料清理與銷毀的程序執(zhí)行情況。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組每季度對公司各部門資料管理情況進行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據工作需要，監(jiān)督小組對部分部門的資料管理情況進行不定期抽查。3.專項檢查：針對資料管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查。（四）問題整改1.監(jiān)督小組對檢查中發(fā)現的問題，應及時下達《資料管理問題整改通知書》，明確整改要求和整改期限。2.被檢查部門應按照整改通知書的