履約保證金管理暫行辦法一、引言大家好！我在這個(gè)行業(yè)摸爬滾打已經(jīng)二十年啦，深知履約保證金管理對(duì)于咱們公司的重要性。履約保證金就像是一把雙刃劍，管理得好，能保障咱們業(yè)務(wù)的順利開展，維護(hù)公司的利益；管理不好，就可能給公司帶來不必要的風(fēng)險(xiǎn)和損失。所以呀，咱們制定這份《履約保證金管理暫行辦法》，就是希望能給大家提供一個(gè)清晰、明確的操作指南，讓咱們?cè)诼募s保證金的管理上更加規(guī)范、有序。二、適用范圍本辦法適用于公司所有涉及履約保證金收付的業(yè)務(wù)活動(dòng)。不管是工程項(xiàng)目、采購(gòu)合同，還是其他需要繳納履約保證金的業(yè)務(wù)，都要按照這個(gè)辦法來執(zhí)行。希望大家在開展相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，時(shí)刻牢記這個(gè)適用范圍，確保每一筆履約保證金都能得到妥善管理。三、定義與目的（一）定義履約保證金是指在合同簽訂時(shí)，為保證合同的順利履行，由合同一方（通常是供應(yīng)商、承包商等）向另一方（即本公司）繳納的一定金額的款項(xiàng)。這筆錢就像是一份“保險(xiǎn)”，當(dāng)對(duì)方不能按照合同約定履行義務(wù)時(shí)，咱們公司就有權(quán)動(dòng)用這筆保證金來彌補(bǔ)損失。（二）目的咱們收取履約保證金的主要目的有兩個(gè)：一是保證合同的順利履行，促使對(duì)方嚴(yán)格按照合同約定的條款和要求執(zhí)行；二是在對(duì)方違約時(shí)，能夠及時(shí)獲得經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，減少公司的損失。所以，大家在工作中一定要重視履約保證金的管理，充分發(fā)揮它的作用。四、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)部門是履約保證金管理的第一責(zé)任人。在簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門要負(fù)責(zé)與對(duì)方協(xié)商確定履約保證金的金額、繳納方式和退還條件等條款，并將相關(guān)信息準(zhǔn)確無誤地寫入合同中。在合同執(zhí)行過程中，業(yè)務(wù)部門要密切關(guān)注對(duì)方的履約情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決可能出現(xiàn)的問題。當(dāng)合同履行完畢，業(yè)務(wù)部門要負(fù)責(zé)確認(rèn)對(duì)方是否完全履行了合同義務(wù)，并提出履約保證金退還的申請(qǐng)。（二）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)履約保證金的收付、核算和管理工作。在收到對(duì)方繳納的履約保證金后，財(cái)務(wù)部門要及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，確保資金的安全和準(zhǔn)確記錄。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門要定期對(duì)履約保證金進(jìn)行清查和核對(duì)，確保賬實(shí)相符。在業(yè)務(wù)部門提出退還申請(qǐng)后，財(cái)務(wù)部門要按照規(guī)定的流程進(jìn)行審核和辦理退還手續(xù)。（三）法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同中涉及履約保證金的條款進(jìn)行合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求。在合同執(zhí)行過程中，如果出現(xiàn)糾紛或爭(zhēng)議，法務(wù)部門要提供法律咨詢和支持，協(xié)助業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門妥善處理相關(guān)問題。（四）審計(jì)部門審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)履約保證金的管理情況進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督。定期對(duì)履約保證金的收付、核算和退還等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改建議，確保履約保證金的管理規(guī)范、透明。五、履約保證金的收?。ㄒ唬┦杖?biāo)準(zhǔn)履約保證金的收取標(biāo)準(zhǔn)要根據(jù)合同的性質(zhì)、金額和風(fēng)險(xiǎn)程度等因素來確定。一般來說，履約保證金的金額不超過合同總金額的[X]%。具體的收取標(biāo)準(zhǔn)由業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際情況與對(duì)方協(xié)商確定，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。我們鼓勵(lì)業(yè)務(wù)部門在確定收取標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，充分考慮合同的實(shí)際情況和風(fēng)險(xiǎn)，既要保證能夠有效約束對(duì)方履行合同義務(wù)，又要避免給對(duì)方造成過大的負(fù)擔(dān)。（二）繳納方式對(duì)方可以選擇以銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等方式繳納履約保證金。業(yè)務(wù)部門要在合同中明確規(guī)定繳納方式和繳納期限，并督促對(duì)方按時(shí)足額繳納。財(cái)務(wù)部門在收到履約保證金后，要及時(shí)開具收款憑證，并將相關(guān)信息反饋給業(yè)務(wù)部門。（三）入賬管理財(cái)務(wù)部門要按照公司的財(cái)務(wù)管理制度，對(duì)收到的履約保證金進(jìn)行準(zhǔn)確的賬務(wù)處理。將履約保證金計(jì)入“其他應(yīng)付款——履約保證金”科目，并按照對(duì)方單位進(jìn)行明細(xì)核算。同時(shí)，要建立履約保證金臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一筆保證金的收取、退還情況，以便于查詢和管理。六、履約保證金的使用（一）使用條件當(dāng)對(duì)方出現(xiàn)以下情況之一時(shí)，公司有權(quán)動(dòng)用履約保證金：1.未能按照合同約定的時(shí)間、質(zhì)量和數(shù)量等要求履行合同義務(wù)；2.擅自變更合同條款或解除合同；3.違反合同約定的其他條款，給公司造成損失的。（二）使用流程當(dāng)出現(xiàn)上述情況時(shí)，業(yè)務(wù)部門要及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并提供相關(guān)的證據(jù)和資料。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，業(yè)務(wù)部門向財(cái)務(wù)部門提出動(dòng)用履約保證金的申請(qǐng)。財(cái)務(wù)部門在收到申請(qǐng)后，要對(duì)相關(guān)情況進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，按照規(guī)定的程序辦理資金支付手續(xù)。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門要及時(shí)調(diào)整履約保證金的賬務(wù)記錄，并將相關(guān)情況反饋給業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門。七、履約保證金的退還（一）退還條件當(dāng)對(duì)方完全履行了合同義務(wù)，且在合同約定的質(zhì)保期內(nèi)沒有出現(xiàn)質(zhì)量問題或其他違約情況時(shí)，公司應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)退還履約保證金。業(yè)務(wù)部門要在合同履行完畢后，及時(shí)對(duì)對(duì)方的履約情況進(jìn)行檢查和確認(rèn)，并出具書面的履約情況報(bào)告。（二）退還流程業(yè)務(wù)部門在確認(rèn)對(duì)方符合退還條件后，要填寫《履約保證金退還申請(qǐng)表》，并附上履約情況報(bào)告和相關(guān)的證明材料，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。財(cái)務(wù)部門在收到經(jīng)批準(zhǔn)的申請(qǐng)表后，要在[X]個(gè)工作日內(nèi)辦理退還手續(xù)。退還方式要與繳納方式一致，確保資金能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地退還到對(duì)方賬戶。（三）逾期退還處理如果因特殊原因?qū)е侣募s保證金不能按時(shí)退還，業(yè)務(wù)部門要及時(shí)與對(duì)方溝通，并說明原因。同時(shí)，要制定詳細(xì)的退還計(jì)劃，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。我們希望大家盡量避免出現(xiàn)逾期退還的情況，以免給對(duì)方造成不必要的困擾，影響公司的信譽(yù)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督各部門要加強(qiáng)對(duì)履約保證金管理工作的內(nèi)部監(jiān)督，定期對(duì)本部門的工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。業(yè)務(wù)部門要定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保對(duì)方嚴(yán)格履行合同義務(wù)；財(cái)務(wù)部門要定期對(duì)履約保證金的賬務(wù)進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符；法務(wù)部門要對(duì)合同條款的合法性進(jìn)行審查，避免出現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)；審計(jì)部門要定期對(duì)履約保證金的管理情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改建議。（二）外部監(jiān)督公司要積極配合相關(guān)部門的監(jiān)督檢查工作，如稅務(wù)、審計(jì)等部門的檢查。對(duì)于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門。九、風(fēng)險(xiǎn)防范（一）信用評(píng)估在簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門要對(duì)對(duì)方的信用狀況進(jìn)行評(píng)估，了解對(duì)方的經(jīng)營(yíng)情況、財(cái)務(wù)狀況和信譽(yù)記錄等。對(duì)于信用狀況不佳的對(duì)方，要謹(jǐn)慎與其簽訂合同，并適當(dāng)提高履約保證金的收取標(biāo)準(zhǔn)。（二）合同條款審查法務(wù)部門要對(duì)合同中涉及履約保證金的條款進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保合同條款明確、具體、合法有效。要明確約定履約保證金的金額、繳納方式、退還條件和違約責(zé)任等內(nèi)容，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的條款。（三）資金安全管理財(cái)務(wù)部門要加強(qiáng)對(duì)履約保證金的資金安全管理，確保資金的存放和使用符合公司的財(cái)務(wù)管理制度。要選擇信譽(yù)良好的銀行開設(shè)履約保證金專用賬戶，并定期對(duì)賬戶進(jìn)行檢查和核對(duì)。十、