建筑公司項目部公章外出使用規(guī)定

一、總則1.目的為規(guī)范建筑公司項目部公章外出使用管理，確保公章使用的安全性、規(guī)范性和有效性，維護公司的合法權益，結合公司實際情況，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于建筑公司各項目部全體員工。3.企業(yè)文化與經營理念體現公司秉持“誠信、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化，在公章外出使用管理中，要求全體員工誠實守信，嚴格按照規(guī)定流程操作，以保障公司業(yè)務的順利開展，實現與客戶、合作伙伴的共贏發(fā)展。同時，堅持“以客戶為中心”的經營理念，確保公章使用能夠更好地為客戶服務，提升客戶滿意度。4.扁平化管理原則簡化公章外出使用的審批流程，減少不必要的中間環(huán)節(jié)，提高工作效率。在符合規(guī)定的情況下，盡量讓信息和決策快速傳遞，使相關人員能夠及時處理公章外出使用事宜。二、組織架構與職責劃分1.項目部負責人全面負責項目部公章外出使用的管理工作，對公章外出使用的申請進行初步審核，確保申請事由合理、合規(guī)。在公章外出期間，對公章的使用情況進行監(jiān)督和指導，承擔相應的管理責任。2.行政部門負責制定和完善項目部公章外出使用規(guī)定，并監(jiān)督各項目部的執(zhí)行情況。對公章外出使用申請進行最終審核，保管公章外出使用記錄檔案，定期對公章外出使用情況進行統計和分析。3.公章保管人負責項目部公章的日常保管和維護，確保公章的完好無損。在接到公章外出使用申請并獲得批準后，按照規(guī)定流程將公章交接給外出使用人員，并做好交接記錄。對公章的歸還情況進行檢查和確認。4.外出使用人員負責填寫公章外出使用申請表，詳細說明使用事由、使用時間、使用地點等信息。在外出使用公章過程中，嚴格按照申請用途使用公章，確保公章使用的合法性和嚴肅性。使用完畢后，及時將公章歸還保管人，并匯報使用情況。三、管理流程1.申請環(huán)節(jié)-外出使用人員需提前填寫《項目部公章外出使用申請表》，內容包括申請部門、申請人、申請時間、使用事由、預計使用時間、使用地點、涉及項目名稱等詳細信息。-將填寫完整的申請表提交給項目部負責人進行初步審核。項目部負責人需對申請事由的合理性、必要性進行審核，如認為申請事項不符合規(guī)定或存在風險，可駁回申請并說明理由。2.審核環(huán)節(jié)-經項目部負責人初步審核通過的申請表，提交至公司行政部門進行最終審核。行政部門需從公司整體規(guī)定、法律合規(guī)等方面進行審核，重點審查申請事項是否符合公司利益、是否存在潛在風險等。-行政部門審核通過后，由行政部門負責人簽字批準。如申請事項涉及重大項目或重要決策，行政部門可組織相關部門進行聯合會審，確保審核的全面性和準確性。3.交接環(huán)節(jié)-公章保管人在收到經行政部門批準的申請表后，與外出使用人員辦理公章交接手續(xù)。交接過程需在專門的《公章交接登記簿》上進行記錄，內容包括交接時間、交接地點、交接雙方姓名、公章編號等信息。-公章保管人需對外出使用人員進行必要的公章使用規(guī)范培訓，提醒其注意公章使用的安全和保密事項。4.使用環(huán)節(jié)-外出使用人員必須嚴格按照申請表中填寫的使用事由、使用時間和使用地點使用公章，不得擅自更改用途或擴大使用范圍。-在使用公章過程中，如涉及重要文件或合同的蓋章，外出使用人員需確保文件內容準確無誤，并留存相關文件的復印件或電子文檔，以備后續(xù)查閱。-如因特殊情況需要延長公章外出使用時間或變更使用地點，外出使用人員必須提前向項目部負責人和行政部門報告，并重新提交申請，經批準后方可繼續(xù)使用。5.歸還環(huán)節(jié)-外出使用人員在完成公章使用后，應及時將公章歸還公章保管人。歸還時間不得超過申請表中預計的使用時間。-公章保管人在接收歸還的公章時，需仔細檢查公章的完整性和外觀是否有異常，同時核對《公章交接登記簿》上的記錄信息。-外出使用人員需向項目部負責人和行政部門匯報公章使用情況，包括使用過程中是否遇到問題、是否有需要特別說明的事項等。四、權利與義務1.員工權利-員工有權在符合公司規(guī)定的情況下，按照流程申請項目部公章外出使用，以完成工作任務。-員工在申請過程中，有權獲得項目部負責人和行政部門的指導和解釋，了解公章外出使用規(guī)定的具體內容和審核標準。2.員工義務-員工有義務嚴格遵守本規(guī)定，如實填寫公章外出使用申請表，不得虛報、瞞報使用事由等信息。-在公章外出使用期間，員工有義務妥善保管公章，確保公章的安全，防止公章丟失、損壞或被盜用。-員工必須按照申請用途使用公章，不得將公章用于任何違法違規(guī)或與工作無關的事項，否則將承擔相應的法律責任。3.公司義務-公司有義務為員工提供清晰明確的公章外出使用規(guī)定和操作流程，培訓員工正確使用公章的方法和注意事項。-公司行政部門應及時處理員工的公章外出使用申請，在規(guī)定時間內給予審核答復，提高工作效率，保障員工正常工作開展。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-公司行政部門定期對項目部公章外出使用情況進行檢查和監(jiān)督，檢查內容包括申請表填寫的規(guī)范性、公章交接記錄的完整性、公章使用是否符合申請用途等。-項目部負責人對本項目部公章外出使用情況進行日常監(jiān)督，發(fā)現問題及時糾正，并向行政部門報告。-鼓勵員工對違規(guī)使用公章的行為進行舉報，公司將對舉報屬實的員工給予適當獎勵，并為舉報人保密。2.獎勵機制-對于嚴格遵守公章外出使用規(guī)定，在公章使用過程中表現出色，為公司避免重大風險或帶來顯著效益的員工，公司將給予表彰和獎勵，包括但不限于獎金、榮譽證書等。-對提出合理建議，有助于完善公章外出使用管理制度的員工，公司將視情況給予一定的獎勵。3.懲罰機制-對于違反本規(guī)定，未按流程申請或未經批準擅自使用項目部公章外出的員工，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等處分；造成嚴重后果的，將依法追究其法律責任。-如因員工疏忽導致公章丟失、損壞或被盜用，員工需承擔相應的賠償責任，并根據情節(jié)嚴重程度接受公司的紀律處分。六、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實