企業(yè)維護(hù)資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)維護(hù)資料的管理，確保維護(hù)資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高企業(yè)維護(hù)工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有與維護(hù)資料管理相關(guān)的部門和人員，包括但不限于生產(chǎn)部門、設(shè)備管理部門、技術(shù)部門、質(zhì)量部門等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：維護(hù)資料應(yīng)如實(shí)反映維護(hù)工作的實(shí)際情況，不得虛假記錄。2.完整性原則：涵蓋維護(hù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括設(shè)備維護(hù)計(jì)劃、維護(hù)記錄、故障處理報(bào)告等，確保資料無遺漏。3.規(guī)范性原則：資料的格式、內(nèi)容、填寫要求等應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，便于查閱和使用。4.保密性原則：涉及企業(yè)機(jī)密的維護(hù)資料應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、維護(hù)資料的分類與編號(hào)（一）分類1.設(shè)備維護(hù)資料：包括設(shè)備臺(tái)賬、設(shè)備維護(hù)手冊(cè)、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)計(jì)劃、設(shè)備維護(hù)記錄等。2.技術(shù)資料：如技術(shù)圖紙、技術(shù)文件、技術(shù)方案、技術(shù)變更記錄等。3.質(zhì)量資料：質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量控制記錄、質(zhì)量改進(jìn)資料等。4.安全資料：安全操作規(guī)程、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告及處理資料等。（二）編號(hào)為便于資料的管理和查找，對(duì)各類維護(hù)資料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.編號(hào)結(jié)構(gòu)：采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，共[X]位。2.具體含義：前[X]位為資料類別代碼，如“SB”代表設(shè)備維護(hù)資料，“JS”代表技術(shù)資料等。接下來[X]位為年份代碼，如“2023”代表2023年。再接下來[X]位為順序號(hào)，從001開始依次遞增。例如，設(shè)備維護(hù)資料中2023年第5份資料的編號(hào)為“SB2023005”。三、維護(hù)資料的收集與整理（一）收集渠道1.各部門定期報(bào)送：生產(chǎn)部門、設(shè)備管理部門、技術(shù)部門等應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，定期向資料管理部門報(bào)送本部門產(chǎn)生的維護(hù)資料。2.維護(hù)現(xiàn)場收集：資料管理人員應(yīng)定期到維護(hù)現(xiàn)場，收集相關(guān)的維護(hù)記錄、故障處理報(bào)告等資料。3.外部獲?。簩?duì)于從外部獲取的與維護(hù)相關(guān)的資料，如供應(yīng)商提供的設(shè)備技術(shù)資料、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記和整理。（二）收集要求1.及時(shí)性：各部門應(yīng)在維護(hù)工作完成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)送資料，確保資料的時(shí)效性。2.準(zhǔn)確性：資料內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，簽字蓋章齊全。3.完整性：按照資料清單要求，報(bào)送完整的資料，不得缺項(xiàng)漏報(bào)。（三）整理1.資料分類：資料管理人員收到資料后，應(yīng)按照資料的類別進(jìn)行分類存放。2.資料編號(hào)：對(duì)整理好的資料按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并建立資料索引目錄。3.資料裝訂：對(duì)于成冊(cè)的資料，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，確保資料的牢固和美觀。四、維護(hù)資料的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)存儲(chǔ)：對(duì)于重要的紙質(zhì)維護(hù)資料，應(yīng)存放在專用的文件柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子存儲(chǔ)：建立電子資料檔案庫，將維護(hù)資料進(jìn)行電子掃描或錄入，存儲(chǔ)在服務(wù)器或磁盤陣列中。電子資料應(yīng)按照類別和編號(hào)建立文件夾，進(jìn)行分類存儲(chǔ)。（二）保管要求1.環(huán)境要求：紙質(zhì)資料存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，溫度和濕度適宜，防止資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。電子資料存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.安全防護(hù)：對(duì)存儲(chǔ)維護(hù)資料的場所應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，防止資料被盜或損壞。3.備份管理：定期對(duì)電子資料進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。五、維護(hù)資料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱維護(hù)資料的，應(yīng)填寫《維護(hù)資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的名稱、編號(hào)、查閱目的等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到資料管理部門查閱。2.外部查閱：因特殊原因需要向外部單位或個(gè)人提供維護(hù)資料的，應(yīng)填寫《維護(hù)資料外部查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，由資料管理部門按照規(guī)定的程序和要求提供查閱。查閱人應(yīng)簽署保密協(xié)議，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露資料內(nèi)容。（二）查閱流程1.申請(qǐng)：查閱人填寫查閱申請(qǐng)表，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)資料管理部門。3.查閱：資料管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人提供相應(yīng)的資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱資料名稱及編號(hào)等。4.歸還：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將資料歸還資料管理部門，資料管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性。（三）使用規(guī)定1.僅限工作使用：維護(hù)資料僅供企業(yè)內(nèi)部人員在工作中使用，不得用于其他非工作目的。2.不得擅自修改：查閱人不得擅自對(duì)查閱的資料進(jìn)行修改、刪除或添加內(nèi)容。如需對(duì)資料進(jìn)行標(biāo)注或記錄相關(guān)信息，應(yīng)使用鉛筆或其他不影響資料原貌的方式進(jìn)行。3.妥善保管：查閱人在查閱資料過程中應(yīng)妥善保管資料，不得遺失、損壞或轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或遺失情況，應(yīng)及時(shí)向資料管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、維護(hù)資料的更新與修訂（一）更新依據(jù)1.維護(hù)工作變化：隨著設(shè)備的維護(hù)、技術(shù)改造、工藝改進(jìn)等工作的開展，相關(guān)維護(hù)資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新。2.法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)變更：國家或行業(yè)相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化時(shí)，企業(yè)的維護(hù)資料應(yīng)按照新的要求進(jìn)行修訂。3.企業(yè)內(nèi)部管理要求調(diào)整：企業(yè)內(nèi)部管理要求發(fā)生變化，如質(zhì)量管理體系、安全管理體系等的更新，維護(hù)資料也應(yīng)相應(yīng)進(jìn)行調(diào)整。（二）更新流程1.提出申請(qǐng)：相關(guān)部門或人員根據(jù)維護(hù)工作變化、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)變更等情況，填寫《維護(hù)資料更新申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明更新的內(nèi)容、原因及依據(jù)等。2.審核：資料管理部門對(duì)更新申請(qǐng)進(jìn)行審核，組織相關(guān)部門和人員對(duì)更新內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審，確保更新后的資料符合要求。3.修訂：根據(jù)審核和評(píng)審意見，由原資料編制部門或人員對(duì)維護(hù)資料進(jìn)行修訂。修訂后的資料應(yīng)重新編號(hào)，并注明修訂日期和修訂人。4.發(fā)布：修訂后的維護(hù)資料經(jīng)審核批準(zhǔn)后，由資料管理部門進(jìn)行發(fā)布，并及時(shí)通知相關(guān)部門和人員。（三）修訂記錄對(duì)維護(hù)資料的修訂情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括修訂日期、修訂內(nèi)容、修訂人、審核人等信息。修訂記錄應(yīng)與修訂后的資料一同保存，以便查閱和追溯。七、維護(hù)資料的銷毀（一）銷毀條件1.資料過期：已超過保存期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的維護(hù)資料。2.資料失效：因企業(yè)業(yè)務(wù)調(diào)整、技術(shù)更新等原因，已不再適用的維護(hù)資料。3.資料重復(fù)：同一內(nèi)容的維護(hù)資料有多份，且其他資料足以替代的。（二）銷毀流程1.提出申請(qǐng)：相關(guān)部門或人員填寫《維護(hù)資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等。2.審核：資料管理部門對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由資料管理部門組織專人對(duì)擬銷毀的維護(hù)資料進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等，確保資料無法恢復(fù)。4.記錄：對(duì)維護(hù)資料的銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀日期、銷毀資料名稱及編號(hào)、銷毀方式、執(zhí)行人等信息。記錄應(yīng)保存[X]年。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查：資料管理部門應(yīng)定期對(duì)維護(hù)資料的管理情況進(jìn)行檢查，包括資料的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱、更新等環(huán)節(jié)，確保資料管理工作符合制度要求。2.不定期抽查：企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門或其他相關(guān)部門應(yīng)不定期對(duì)維護(hù)資料進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）考核1.考核對(duì)象：與維護(hù)資料管理相關(guān)的部門和人員。2.考核內(nèi)容：包括資料管理工作的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等方面。3.考核方式：采用定量與定性相結(jié)合的方式，根據(jù)檢查和抽查結(jié)果進(jìn)行評(píng)分。4.考核結(jié)果應(yīng)用：考