使用公章證書管理制度一、總則1.目的為加強公司公章、證書的管理，規(guī)范公章、證書的使用流程，保障公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)，以及公司全體員工。3.定義本制度所稱公章，是指公司正式對外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同專用章、財務專用章等。本制度所稱證書，是指公司為開展業(yè)務活動而頒發(fā)的各類資質(zhì)證書、榮譽證書、營業(yè)執(zhí)照等。二、公章管理1.公章的刻制（1）公司公章的刻制由行政部門根據(jù)公司設立或變更登記的有關規(guī)定，辦理申請刻制手續(xù)，并委托公安機關指定的刻章單位刻制。（2）公章刻制完成后，行政部門應及時將公章移交公司檔案室保管，并辦理交接手續(xù)。2.公章的保管（1）公司公章由檔案室專人負責保管，保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守公章保管規(guī)定。（2）檔案室應設立公章保管專柜，將公章存放在專柜內(nèi)，并加鎖保管，鑰匙由保管人員隨身攜帶，不得隨意交給他人。（3）公章保管人員因特殊原因需要臨時離崗時，應將公章交由部門負責人代管，并辦理交接手續(xù)；如部門負責人也需臨時離崗，應將公章交由公司總經(jīng)理指定的人員代管，并辦理交接手續(xù)。3.公章的使用（1）公司公章的使用必須嚴格按照規(guī)定的權(quán)限和程序進行審批，未經(jīng)批準不得擅自使用。（2）使用公司公章時，應填寫《公章使用申請表》，注明使用原因、使用部門、使用人、使用時間等信息，并附上相關文件或資料。（3）《公章使用申請表》由使用部門負責人簽字后，報公司總經(jīng)理審批；如遇緊急情況，可先電話請示總經(jīng)理同意后使用，但事后應及時補辦審批手續(xù)。（4）公章保管人員應認真審核《公章使用申請表》及相關文件或資料，確認無誤后，方可在申請表上加蓋公章，并在《公章使用登記表》上登記使用情況。（5）公章使用應在公司內(nèi)進行，不得攜帶公章外出使用；如因特殊原因需要攜帶公章外出使用時，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并安排專人陪同，使用完畢后應及時歸還公章。4.公章的停用與銷毀（1）公司因名稱變更、注銷等原因需要停用公章時，行政部門應及時通知各部門，并收回停用的公章。（2）收回的停用公章應由行政部門統(tǒng)一登記造冊，并報公司總經(jīng)理批準后銷毀。（3）公章銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀記錄上簽字確認。三、證書管理1.證書的申請與領取（1）公司各部門因業(yè)務需要申請辦理各類證書時，應填寫《證書申請審批表》，注明申請證書的名稱、申請原因、申請部門、申請人等信息，并附上相關資料。（2）《證書申請審批表》由申請部門負責人簽字后，報公司總經(jīng)理審批；如遇緊急情況，可先電話請示總經(jīng)理同意后辦理，但事后應及時補辦審批手續(xù)。（3）經(jīng)總經(jīng)理審批同意后，申請部門應安排專人負責辦理證書申請事宜，并按照相關部門的要求提供資料和信息。（4）證書辦理完成后，申請部門應及時領取證書，并將證書移交公司檔案室保管，辦理交接手續(xù)。2.證書的保管（1）公司證書由檔案室專人負責保管，保管人員應建立證書臺賬，詳細記錄證書的名稱、編號、頒發(fā)部門、頒發(fā)時間、有效期等信息。（2）檔案室應設立證書保管專柜，將證書存放在專柜內(nèi)，并加鎖保管，鑰匙由保管人員隨身攜帶，不得隨意交給他人。（3）證書保管人員應定期對證書進行檢查和核對，確保證書的安全和完整；如發(fā)現(xiàn)證書有損壞、遺失等情況，應及時報告公司總經(jīng)理，并采取相應的措施進行處理。3.證書的使用（1）公司證書的使用必須嚴格按照規(guī)定的權(quán)限和程序進行審批，未經(jīng)批準不得擅自使用。（2）使用公司證書時，應填寫《證書使用申請表》，注明使用原因、使用部門、使用人、使用時間等信息，并附上相關文件或資料。（3）《證書使用申請表》由使用部門負責人簽字后，報公司總經(jīng)理審批；如遇緊急情況，可先電話請示總經(jīng)理同意后使用，但事后應及時補辦審批手續(xù)。（4）證書保管人員應認真審核《證書使用申請表》及相關文件或資料，確認無誤后，方可在申請表上加蓋證書使用專用章，并在《證書使用登記表》上登記使用情況。（5）證書使用應在公司內(nèi)進行，不得攜帶證書外出使用；如因特殊原因需要攜帶證書外出使用時，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并安排專人陪同，使用完畢后應及時歸還證書。4.證書的年審與換證（1）公司證書的年審與換證工作由行政部門負責組織實施，各部門應積極配合行政部門做好相關工作。（2）行政部門應在證書有效期屆滿前，提前通知各部門辦理年審或換證手續(xù)，并提供相關的資料和信息。（3）各部門應按照行政部門的要求，及時辦理證書的年審或換證手續(xù)，并將辦理結(jié)果反饋給行政部門。（4）證書年審或換證完成后，行政部門應及時將證書移交公司檔案室保管，辦理交接手續(xù)。四、監(jiān)督與檢查1.公司行政部門應定期對公章、證書的管理情況進行監(jiān)督檢查，確保公章、證書的使用符合規(guī)定，保管安全。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括公章、證書的保管情況、使用審批情況、登記記錄情況等。3.對于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應的處罰；如因違反本制度給公司造成損失的，應依法承擔賠償責任。五、附則1.本制