樣品寄樣流程管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司樣品寄樣流程，確保樣品能夠準確、及時、安全地送達客戶手中，同時保障公司利益，提高客戶滿意度，維護公司良好形象。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及樣品寄樣的部門和人員，包括但不限于銷售部門、市場部門、研發(fā)部門、生產(chǎn)部門等。3.基本原則準確性原則：寄樣信息必須準確無誤，包括樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、收件人信息等，確?？蛻裟軌蚴盏椒弦蟮臉悠?。及時性原則：根據(jù)客戶需求和業(yè)務(wù)情況，及時安排樣品寄樣，避免延誤，影響客戶合作。安全性原則：采取必要的包裝和運輸措施，確保樣品在運輸過程中不受損壞、丟失或泄露，保障公司和客戶利益。責任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責任人和職責，確保寄樣流程順暢，出現(xiàn)問題能夠及時追溯和處理。二、寄樣申請1.申請部門及職責銷售部門：根據(jù)客戶需求，負責發(fā)起樣品寄樣申請。在申請前，應(yīng)與客戶充分溝通，明確樣品的具體要求、寄樣目的、收件人信息等，并確?？蛻魧臉淤M用等相關(guān)事宜無異議。市場部門：協(xié)助銷售部門進行市場調(diào)研所需的樣品寄樣申請，提供相關(guān)市場信息和客戶需求分析，確保寄樣符合市場推廣策略。研發(fā)部門：因產(chǎn)品研發(fā)、測試等需要寄樣的，由研發(fā)部門負責提出申請。詳細說明寄樣的技術(shù)參數(shù)、性能要求、測試項目等，以便相關(guān)部門準確安排寄樣。生產(chǎn)部門：在生產(chǎn)過程中，因客戶對產(chǎn)品質(zhì)量、工藝等方面的疑問需要寄樣確認的，由生產(chǎn)部門負責申請。提供樣品的生產(chǎn)批次、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)工藝等相關(guān)信息，以便客戶了解產(chǎn)品情況。2.申請流程申請人應(yīng)填寫《樣品寄樣申請表》（以下簡稱“申請表”），申請表應(yīng)包括以下內(nèi)容：寄樣部門及申請人姓名；客戶名稱及詳細收件人信息（包括姓名、地址、聯(lián)系電話、郵箱等）；樣品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量；寄樣目的及用途說明；預計寄樣日期；特殊要求（如包裝要求、運輸方式要求等）。申請表填寫完整后，經(jīng)部門負責人審核簽字，確認申請信息準確無誤，并對寄樣的必要性和合理性進行評估。部門負責人審核通過后，將申請表提交至銷售內(nèi)勤（或指定的寄樣管理專員）處。銷售內(nèi)勤對申請表進行匯總整理，檢查申請信息的完整性和一致性，對不符合要求的申請表及時反饋給申請人進行修改。三、樣品準備1.樣品采集根據(jù)申請表要求，由相關(guān)部門負責安排專人采集樣品。樣品應(yīng)確保具有代表性，能夠真實反映公司產(chǎn)品的質(zhì)量、性能等情況。在樣品采集過程中，應(yīng)嚴格按照產(chǎn)品標準和操作規(guī)程進行操作，確保樣品質(zhì)量合格。對于有特殊要求的樣品，如需要進行特殊包裝、標識等，應(yīng)在采集過程中一并完成。2.樣品標識對采集好的樣品進行清晰、準確的標識。標識內(nèi)容應(yīng)包括樣品名稱、規(guī)格、型號、批次、生產(chǎn)日期、有效期（如有）、客戶名稱等信息。標識應(yīng)采用不易褪色、脫落的方式進行標注，如粘貼標簽、打印標識等，確保在運輸和儲存過程中標識清晰可辨。3.樣品包裝根據(jù)樣品的性質(zhì)、特點及運輸要求，選擇合適的包裝材料和包裝方式。包裝應(yīng)能夠有效保護樣品不受損壞、污染或泄露。對于易碎、易損、易變質(zhì)的樣品，應(yīng)采取特殊的防護措施，如使用緩沖材料、密封包裝、冷藏包裝等。在包裝上應(yīng)標明“易碎品”、“小心輕放”、“防潮”、“冷藏”等警示標識，提醒運輸人員注意保護樣品。4.樣品數(shù)量核對在樣品包裝完成后，由專人對樣品數(shù)量進行核對，確保實際包裝的樣品數(shù)量與申請表中填寫的數(shù)量一致。核對無誤后，在申請表上簽字確認，并注明樣品已準備好，可安排寄樣。四、寄樣審批1.審批流程銷售內(nèi)勤（或寄樣管理專員）將審核通過的申請表及準備好的樣品提交至銷售經(jīng)理進行審批。銷售經(jīng)理對寄樣申請進行全面審核，重點審核寄樣的必要性、客戶信息的準確性、樣品準備情況等。如認為申請存在問題或需要補充相關(guān)信息，應(yīng)及時與申請人溝通，要求其進行修改或完善。銷售經(jīng)理審核通過后，申請表提交至分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況和整體戰(zhàn)略，對寄樣申請進行最終審批。對于涉及金額較大、重要客戶或特殊情況的寄樣申請，分管領(lǐng)導應(yīng)進行重點關(guān)注和審批。2.審批要點必要性：評估寄樣是否為促成業(yè)務(wù)合作、解決客戶疑問、進行產(chǎn)品推廣等必要目的，避免不必要的寄樣?？蛻粜畔ⅲ捍_保收件人信息準確無誤，包括地址、聯(lián)系電話等，避免因信息錯誤導致樣品無法送達或延誤。樣品準備：檢查樣品是否按要求準備齊全，標識是否清晰，包裝是否符合運輸要求，數(shù)量是否準確。費用預算：審核寄樣費用預算是否合理，是否在公司規(guī)定的額度范圍內(nèi)。對于超出預算的寄樣申請，應(yīng)說明原因并經(jīng)特殊審批流程。五、寄樣操作1.運輸方式選擇根據(jù)樣品的性質(zhì)、重量、體積、收件地址、客戶要求及成本等因素，選擇合適的運輸方式。常見的運輸方式包括快遞、物流、航空運輸?shù)?。對于緊急樣品或價值較高、重量較輕的樣品，優(yōu)先選擇快遞服務(wù)，以確保快速送達。對于批量較大、重量較重、對時效性要求不是特別高的樣品，可選擇物流運輸。對于國際寄樣，根據(jù)具體情況選擇合適的國際快遞或航空貨運代理。2.快遞公司或物流供應(yīng)商選擇在選擇快遞公司或物流供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮其服務(wù)質(zhì)量、價格、信譽、運輸網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍等因素。優(yōu)先選擇與公司長期合作、服務(wù)質(zhì)量可靠的合作伙伴。對新的快遞公司或物流供應(yīng)商，應(yīng)進行必要的資質(zhì)審核和實地考察，確保其具備合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的服務(wù)記錄和運輸能力。3.寄樣手續(xù)辦理由專人負責辦理寄樣手續(xù)，根據(jù)選擇的運輸方式，填寫相應(yīng)的快遞運單或物流托運單。運單或托運單上應(yīng)準確填寫寄件人信息（包括公司名稱、地址、聯(lián)系電話等）、收件人信息、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、重量、體積等內(nèi)容。在寄樣前，應(yīng)對樣品進行稱重、測量體積等操作，并記錄相關(guān)數(shù)據(jù)，以便核對運費和跟蹤運輸情況。根據(jù)運輸方式的要求，繳納相應(yīng)的運費。對于到付運費的情況，應(yīng)提前與客戶溝通確認，并在運單或托運單上注明。將樣品及運單或托運單一并交給快遞公司或物流供應(yīng)商的收件人員，并要求其出具收件憑證，如快遞回執(zhí)、物流托運單簽收聯(lián)等。收件憑證應(yīng)妥善保存，作為寄樣的重要依據(jù)。4.寄樣跟蹤建立寄樣跟蹤機制，通過快遞公司或物流供應(yīng)商提供的查詢系統(tǒng)，實時跟蹤樣品的運輸狀態(tài)，包括是否已收件、運輸途中位置、預計送達時間等。安排專人負責定期查詢寄樣狀態(tài)，并將跟蹤結(jié)果及時反饋給相關(guān)部門和人員。如發(fā)現(xiàn)樣品運輸出現(xiàn)異常情況，如延誤、丟失、損壞等，應(yīng)立即與快遞公司或物流供應(yīng)商聯(lián)系，了解具體情況，并采取相應(yīng)的措施進行處理。將寄樣跟蹤情況記錄在《樣品寄樣跟蹤表》中，詳細記錄每次查詢的時間、運輸狀態(tài)信息、處理情況等，以便后續(xù)查詢和追溯。六、費用結(jié)算1.寄樣費用標準公司制定統(tǒng)一的寄樣費用標準，根據(jù)運輸方式、樣品重量、體積、目的地等因素確定具體的收費金額。寄樣費用標準應(yīng)定期進行評估和調(diào)整，以適應(yīng)市場變化和公司成本控制要求。在寄樣申請時，申請人應(yīng)根據(jù)樣品情況預估寄樣費用，并在申請表中注明。實際寄樣費用以快遞公司或物流供應(yīng)商出具的收費憑證為準。2.費用報銷流程寄樣完成后，由寄樣申請人負責收集寄樣費用的相關(guān)憑證，包括快遞發(fā)票、物流托運單、運費清單等。申請人填寫費用報銷單，將寄樣費用憑證粘貼在報銷單后，并注明寄樣申請單號、寄樣部門、寄樣日期、客戶名稱等信息。費用報銷單經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門對報銷憑證進行審核，檢查費用是否符合公司規(guī)定的報銷標準、憑證是否真實有效等。財務(wù)部門審核通過后，按照公司財務(wù)制度進行報銷付款。對于不符合報銷要求的費用，財務(wù)部門應(yīng)及時通知申請人進行調(diào)整或補充相關(guān)憑證。七、異常情況處理1.樣品延誤如因快遞公司或物流供應(yīng)商原因?qū)е聵悠费诱`，應(yīng)及時與對方溝通，了解延誤原因和預計送達時間。要求對方采取措施盡快送達樣品，并提供相應(yīng)的解決方案，如免費加急運輸、賠償損失等。將樣品延誤情況及時反饋給客戶，向客戶說明原因和預計送達時間，爭取客戶的理解。同時，根據(jù)客戶要求和業(yè)務(wù)情況，協(xié)商是否需要調(diào)整合作計劃或采取其他補救措施。對樣品延誤事件進行記錄和分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓，采取措施避免類似情況再次發(fā)生。如因公司內(nèi)部原因?qū)е聵悠费诱`，應(yīng)追究相關(guān)責任人的責任，并對寄樣流程進行優(yōu)化和改進。2.樣品丟失或損壞發(fā)現(xiàn)樣品丟失或損壞后，立即與快遞公司或物流供應(yīng)商聯(lián)系，要求其出具事故證明，并配合調(diào)查原因。及時向客戶通報樣品丟失或損壞的情況，誠懇向客戶道歉，并根據(jù)客戶要求和樣品價值，協(xié)商解決方案。解決方案可包括重新寄樣、賠償損失、提供替代產(chǎn)品等。對樣品丟失或損壞事件進行深入調(diào)查，查明原因，明確責任。如因快遞公司或物流供應(yīng)商責任，要求其按照合同約定進行賠償；如因公司內(nèi)部包裝、運輸?shù)拳h(huán)節(jié)問題導致，追究相關(guān)責任人的責任，并采取措施加強管理，防止類似事件再次發(fā)生。將樣品丟失或損壞的處理情況記錄在案，作為公司寄樣管理的重要參考資料，以便總結(jié)經(jīng)驗，完善寄樣流程和風險防控措施。八、記錄與存檔1.記錄內(nèi)容與樣品寄樣相關(guān)的各類記錄應(yīng)完整、準確地反映寄樣流程的各個環(huán)節(jié)，包括申請表、樣品準備記錄、寄樣跟蹤表、費用報銷憑證、異常情況處理記錄等。記錄應(yīng)包含寄樣部門、申請人、客戶信息、樣品信息、寄樣日期、運輸方式、快遞公司或物流供應(yīng)商、寄樣費用、跟蹤情況、異常處理情況等詳細內(nèi)容。2.存檔要求對上述記錄進行分類整理，按照時間順序進行編號，建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，確保數(shù)據(jù)安全、可查詢和可追溯。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的文件柜中，便于查閱和保管。存檔期限為[X]年，期滿后按照公司檔案管理制度進行銷毀或存檔。對于涉及重要客戶、重大業(yè)務(wù)合作或法律糾紛的寄樣記錄，應(yīng)適當延長存檔期限，以備后續(xù)查閱和參考。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制公司設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或指定專人負責對樣品寄樣流程進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督人員應(yīng)定期對寄樣申請、樣品準備、寄樣操作、費用結(jié)算、異常情況處理等環(huán)節(jié)進行抽查，確保寄樣流程符合公司制度和相關(guān)規(guī)定。建立客戶反饋機制，及時收集客戶對寄樣服務(wù)的意見和建議。對客戶反饋的問題進行認真分析和處理，將處理結(jié)果及時反饋給客戶，并采取措施改進寄樣服務(wù)質(zhì)量。2.考核指標對涉及樣品寄樣流程的部門和人員，制定相應(yīng)的考核指標，包括寄樣申請的準確性和及時性、樣品準備的質(zhì)量和效率、寄樣操作的規(guī)范性和安全