檔案電子文件管理制度總則目的為加強(qiáng)公司檔案電子文件的管理，確保檔案電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案電子文件的管理?；驹瓌t1.真實(shí)性原則：檔案電子文件應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌。2.完整性原則：確保檔案電子文件的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.可用性原則：保證檔案電子文件能夠被有效利用，滿足公司各項(xiàng)工作的需要。4.安全性原則：采取有效的安全防護(hù)措施，防止檔案電子文件的丟失、損壞、篡改和泄露。檔案電子文件的形成與收集形成要求1.公司各部門及員工應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司內(nèi)部規(guī)定，規(guī)范地形成檔案電子文件。2.檔案電子文件應(yīng)采用通用的、標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，確保其長(zhǎng)期可讀性和可用性。3.在文件形成過程中，應(yīng)同時(shí)進(jìn)行元數(shù)據(jù)的采集，元數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整地反映檔案電子文件的基本特征和背景信息。收集職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案電子文件的收集工作，指定專人負(fù)責(zé)，并確保收集的檔案電子文件符合要求。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門的檔案電子文件收集工作，對(duì)重要檔案電子文件進(jìn)行直接收集。收集范圍1.公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類文件，包括但不限于合同協(xié)議、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。2.公司對(duì)外交往中形成的各類文件，如信函、傳真、電子郵件等。3.公司投資、建設(shè)、科研等項(xiàng)目活動(dòng)中形成的文件，包括項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。檔案電子文件的整理與分類整理原則檔案電子文件的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。分類方法1.按照公司的組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)職能，將檔案電子文件分為黨群工作、行政管理、人力資源、財(cái)務(wù)審計(jì)、市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、技術(shù)研發(fā)等類別。2.每一類別下再根據(jù)文件的性質(zhì)、用途、時(shí)間等因素進(jìn)行細(xì)分。編號(hào)規(guī)則為便于檔案電子文件的管理和查詢，制定統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠清晰反映文件的類別、年度、順序等信息。檔案電子文件的存儲(chǔ)與保管存儲(chǔ)方式1.采用磁盤陣列、磁帶庫(kù)、光盤庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)檔案電子文件進(jìn)行集中存儲(chǔ)，確保存儲(chǔ)容量滿足公司檔案管理的需要。2.建立異地災(zāi)備存儲(chǔ)機(jī)制，定期將重要檔案電子文件備份至異地存儲(chǔ)設(shè)備，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。存儲(chǔ)環(huán)境1.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)放置在安全、穩(wěn)定、溫濕度適宜的環(huán)境中，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施。2.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案電子文件的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期，具體劃分如下：1.永久保管：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要檔案電子文件，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議等。2.長(zhǎng)期保管：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案電子文件，保管期限一般為10年至50年。3.短期保管：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案電子文件，保管期限一般為1年至10年。保管要求1.建立檔案電子文件保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案電子文件的類別、數(shù)量、存儲(chǔ)位置、保管期限等信息。2.對(duì)超過保管期限的檔案電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全。檔案電子文件的檢索與利用檢索工具1.建立檔案電子文件檢索系統(tǒng)，包括文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)等，方便用戶快速準(zhǔn)確地查找所需文件。2.檔案檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、文號(hào)等進(jìn)行檢索。利用權(quán)限1.公司員工因工作需要可查閱、借閱本部門或與其工作相關(guān)的檔案電子文件。查閱、借閱檔案電子文件應(yīng)填寫申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的檔案電子文件，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱、借閱。查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案電子文件的內(nèi)容。利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司員工提供檔案電子文件利用服務(wù)，根據(jù)用戶需求及時(shí)提供所需文件的復(fù)印件、電子版等。2.定期對(duì)檔案電子文件的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。檔案電子文件的鑒定與銷毀鑒定原則檔案電子文件的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、確保安全的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。鑒定組織成立檔案電子文件鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、專業(yè)技術(shù)人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案電子文件的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行鑒定。鑒定方法1.對(duì)檔案電子文件的內(nèi)容、來源、形式、時(shí)間等進(jìn)行全面審查，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，制定檔案電子文件鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作流程。銷毀程序1.經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的檔案電子文件，由檔案管理部門填寫銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)鑒定小組審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案電子文件的銷毀應(yīng)采用物理或化學(xué)方法進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、文件名稱、數(shù)量、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。檔案電子文件的安全管理安全制度1.建立健全檔案電子文件安全管理制度，明確安全管理職責(zé)和工作流程，確保檔案電子文件的安全。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。安全措施1.采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等安全防護(hù)技術(shù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。2.對(duì)檔案電子文件的訪問進(jìn)行權(quán)限控制，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限級(jí)別，確保只有授權(quán)人員能夠訪問相應(yīng)的文件。3.定期對(duì)檔案電子文件進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的位置，并進(jìn)行異地保存。4.加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員接觸存儲(chǔ)設(shè)備，防止數(shù)據(jù)泄露。應(yīng)急處置1.制定檔案電子文件安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，確保在發(fā)生安全事故時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行處置，減少損失。檔案電子文件管理的監(jiān)督與檢查監(jiān)督職責(zé)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門的檔案電子文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保各項(xiàng)管理制度的有效執(zhí)行。檢查內(nèi)容1.檔案電子文件的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、保管、檢索、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。2.檔案電子文件管理制度的執(zhí)行情況，包括人員職責(zé)履行、工作流程規(guī)范、安全措施落實(shí)等。3.檔案電子文件管理工作中存在的問題及整改情況。檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年至少組織一次對(duì)各部門檔案電子文件管理工作的全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，檔案管理部門可隨時(shí)對(duì)各部門的檔案電子文件管理工作進(jìn)行抽查。檢查結(jié)果處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。2.對(duì)整改不力的部門，公