董事長信箱管理制度一、總則（一）目的為了進(jìn)一步加強(qiáng)公司內(nèi)部溝通與交流，暢通信息渠道，及時(shí)了解員工的意見、建議和訴求，充分發(fā)揮員工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，促進(jìn)公司管理水平的提升和各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本董事長信箱管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.保密性原則：對員工通過董事長信箱反映的問題和提出的意見，嚴(yán)格保密，確保員工的權(quán)益不受侵害。2.客觀性原則：員工應(yīng)如實(shí)反映情況，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的信息，不得夸大或歪曲事實(shí)。3.及時(shí)性原則：對員工反映的問題和提出的意見，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)受理、處理和反饋，確保問題得到妥善解決。4.公正性原則：在處理員工反映的問題和意見時(shí)，應(yīng)秉持公正、公平的態(tài)度，依法依規(guī)進(jìn)行處理。二、董事長信箱的設(shè)立與管理（一）信箱設(shè)立1.在公司內(nèi)部網(wǎng)站設(shè)立董事長信箱專欄，同時(shí)在公司辦公區(qū)域設(shè)置專門的董事長信箱投遞箱。2.董事長信箱的郵箱地址為[具體郵箱地址]，投遞箱位于[具體位置]。（二）信箱管理1.由公司行政部門負(fù)責(zé)董事長信箱的日常管理工作，包括信件的收取、整理、登記等。2.行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)定期開啟董事長信箱，收取信件，并及時(shí)進(jìn)行整理和登記。3.對收到的信件，行政部門應(yīng)按照內(nèi)容進(jìn)行分類，并分別編號，建立詳細(xì)的信件臺賬。三、信件投遞與受理（一）信件投遞1.員工可通過以下方式向董事長信箱投遞信件：在公司內(nèi)部網(wǎng)站董事長信箱專欄直接在線提交；將書面信件投入公司辦公區(qū)域的董事長信箱投遞箱。2.信件內(nèi)容應(yīng)包括：標(biāo)題：簡要概括信件的主題；正文：詳細(xì)闡述問題或意見的具體內(nèi)容；署名：注明寫信人的姓名、部門、職位等信息。（二）信件受理1.行政部門收到信件后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行初步審核。2.對于符合受理?xiàng)l件的信件，行政部門應(yīng)及時(shí)將信件內(nèi)容摘要及相關(guān)信息報(bào)送董事長，并根據(jù)董事長的批示進(jìn)行轉(zhuǎn)辦。3.對于不符合受理?xiàng)l件的信件，行政部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)寫信人，并說明原因。不符合受理?xiàng)l件的情況包括：信件內(nèi)容與公司業(yè)務(wù)無關(guān)；信件內(nèi)容涉及個(gè)人隱私且不涉及公司管理問題；信件內(nèi)容已通過其他正常渠道反映且正在處理中；信件內(nèi)容屬于惡意攻擊、造謠誹謗等違法違規(guī)行為。四、信件處理流程（一）轉(zhuǎn)辦1.董事長對行政部門報(bào)送的信件進(jìn)行批示后，行政部門應(yīng)按照批示將信件轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門辦理。2.轉(zhuǎn)辦時(shí)，行政部門應(yīng)填寫《董事長信箱信件轉(zhuǎn)辦單》，詳細(xì)注明信件內(nèi)容、轉(zhuǎn)辦部門、辦理要求和期限等信息。（二）承辦1.承辦部門收到轉(zhuǎn)辦信件后，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)辦理，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)與寫信人取得聯(lián)系，了解具體情況。2.承辦部門應(yīng)認(rèn)真調(diào)查研究信件反映的問題，提出切實(shí)可行的解決方案，并在規(guī)定的期限內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給行政部門。3.對于較為復(fù)雜或涉及多個(gè)部門的問題，承辦部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，共同研究解決方案。（三）反饋1.承辦部門將辦理結(jié)果以書面形式反饋給行政部門，反饋內(nèi)容應(yīng)包括問題調(diào)查情況、處理措施、處理結(jié)果及對相關(guān)問題的建議等。2.行政部門收到承辦部門的反饋后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給寫信人，并征求寫信人的意見。3.如寫信人對辦理結(jié)果不滿意，行政部門應(yīng)及時(shí)與承辦部門溝通，了解情況，督促承辦部門進(jìn)一步處理，并將處理進(jìn)展情況及時(shí)反饋給寫信人，直至寫信人滿意為止。（四）歸檔1.行政部門負(fù)責(zé)將董事長信箱信件的相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，包括信件原件、轉(zhuǎn)辦單、承辦部門反饋意見、給寫信人的回復(fù)等。2.歸檔資料應(yīng)按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行分類存放，以便查閱和管理。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立董事長信箱管理監(jiān)督小組，由公司高層管理人員、員工代表等組成，負(fù)責(zé)對董事長信箱管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對董事長信箱信件的處理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查信件的受理、轉(zhuǎn)辦、承辦、反饋等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求，處理結(jié)果是否得到有效落實(shí)。3.對于在董事長信箱管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）考核辦法1.將董事長信箱管理工作納入公司各部門績效考核體系，對在董事長信箱管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對在董事長信箱管理工作中存在以下情形的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：對員工反映的問題不重視，未及時(shí)處理或處理不當(dāng)，導(dǎo)致問題激化，造成不良影響的；對董事長信箱信件故意拖延、推諉，不按規(guī)定期限辦理或反饋的；泄露董事長信箱信件內(nèi)容，給員工造成不良影響或損害員工權(quán)益的；其他違反董事長信箱管理制度的行為。六、保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.公司全體員工對通過董事長信箱反映的問題和提出的意見負(fù)有保密責(zé)任，不得向無關(guān)人員泄露信件內(nèi)容。2.行政部門工作人員在處理董事長信箱信件過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管信件資料，防止信息泄露。（二）保密措施1.對董事長信箱信件的收發(fā)、傳遞、處理等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲、專人傳遞等。2.涉及信件內(nèi)容的會議、討論等活動(dòng)，應(yīng)嚴(yán)格控制參會人員范圍，并要求參會人員遵守保密規(guī)定。3.如需對外提供與董事長信箱信件相關(guān)的信息，必須經(jīng)過董事長批準(zhǔn)，并按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行處理。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與完善本制度將根