行政部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部及各部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司行政部負(fù)責(zé)集中管理公司各類(lèi)檔案，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集和整理公司工作中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全和完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）行政部職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、保管、查閱、借閱等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)工作中形成的各類(lèi)檔案的收集、整理，并定期移交行政部。2.配合行政部做好檔案的查閱、借閱等工作。3.按照檔案管理制度的要求，做好本部門(mén)檔案的日常管理工作。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政管理類(lèi)：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照印章等檔案。2.人事管理類(lèi)：包括員工檔案、招聘錄用資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核、薪酬福利等檔案。3.財(cái)務(wù)管理類(lèi)：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等檔案。4.業(yè)務(wù)合同類(lèi)：包括采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、服務(wù)合同等檔案。5.項(xiàng)目管理類(lèi)：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收資料等檔案。6.其他類(lèi)：包括公司榮譽(yù)證書(shū)、宣傳資料、客戶資料等檔案。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“分類(lèi)號(hào)+年度+順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.分類(lèi)號(hào)按照檔案分類(lèi)設(shè)置，如“XZ”代表行政管理類(lèi)，“RS”代表人事管理類(lèi)等。3.年度采用公元紀(jì)年，如“2023”表示2023年。4.順序號(hào)按照檔案形成的先后順序依次編排，從001開(kāi)始。例如，一份2023年形成的行政管理類(lèi)文件，其編號(hào)為“XZ2023001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等。2.公司對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、函件等。3.公司收到的上級(jí)文件、通知、批示等。4.公司參加各類(lèi)會(huì)議帶回的文件、資料等。5.公司員工個(gè)人提交的工作總結(jié)、報(bào)告、論文等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為30年、10年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放。2.電子檔案：采用磁盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。（三）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.檔案庫(kù)房應(yīng)建立嚴(yán)格的出入庫(kù)登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部辦理查閱手續(xù)。2.行政部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。4.查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收回檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)行政部負(fù)責(zé)人審批。2.行政部負(fù)責(zé)人審批同意后，檔案管理人員應(yīng)辦理借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案，并登記借閱時(shí)間、借閱期限、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。4.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向行政部說(shuō)明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。6.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)負(fù)責(zé)賠償。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.行政部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.檔案鑒定工作應(yīng)由行政部負(fù)責(zé)人牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確定已無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀人員等信息。3.嚴(yán)禁將應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案出售或贈(zèng)送他人。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.行政部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)。（二）移交1.各部門(mén)應(yīng)在每年年底前，將本部門(mén)當(dāng)年形成的檔案整理完畢，并移交行政部。2.行政部應(yīng)認(rèn)真核對(duì)接收的檔案，確保檔案的齊全和完整。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。3.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員應(yīng)具備的條件1.政治素質(zhì)高，責(zé)任心強(qiáng)，具有保密意識(shí)。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能。3.掌握計(jì)算機(jī)操作技能，能夠熟練運(yùn)用檔案管理軟件。（二）檔案管理人員的崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、保管、查閱、借閱等。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理，及時(shí)錄入和更新檔案信