報銷單據(jù)丟失管理制度總則一、目的為規(guī)范公司報銷單據(jù)管理，明確報銷單據(jù)丟失后的處理程序和責任，保障公司財務安全和員工合法權益，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工等。三、管理原則1.真實性原則：報銷單據(jù)必須真實、合法、有效，不得偽造、變造或虛報。2.完整性原則：報銷單據(jù)應包括所有必要的信息，如發(fā)票、收據(jù)、審批單等，不得缺漏。3.及時性原則：員工應及時提交報銷單據(jù)，不得拖延，以免影響財務結算和報銷進度。4.責任明確原則：對于報銷單據(jù)丟失等情況，應明確責任主體，追究相關人員的責任。四、管理機構及職責1.財務部：負責報銷單據(jù)的審核、報銷款項的支付以及報銷單據(jù)的歸檔管理等工作。財務部應建立健全報銷單據(jù)管理制度，加強對報銷單據(jù)的管理和監(jiān)督。2.人力資源部：負責協(xié)助財務部處理報銷單據(jù)丟失等相關事宜，對相關責任人員進行調查和處理。人力資源部應將報銷單據(jù)丟失等情況納入員工績效考核范疇，對違規(guī)行為進行記錄和通報。3.各部門負責人：負責審核本部門員工的報銷單據(jù)，確保報銷單據(jù)的真實性、合法性和完整性。各部門負責人應加強對本部門員工的報銷管理，提高員工的報銷意識和合規(guī)意識。報銷單據(jù)的提交與審核一、報銷單據(jù)的種類1.發(fā)票：包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、電子發(fā)票等，是報銷的主要憑證之一。2.收據(jù)：包括收款收據(jù)、付款收據(jù)等，用于證明款項的收付情況。3.審批單：包括費用報銷審批單、差旅費報銷審批單等，用于記錄報銷事項的審批過程。4.其他相關憑證：如合同、協(xié)議、行程單等，根據(jù)報銷事項的不同可能需要提供。二、報銷單據(jù)的提交要求1.報銷單據(jù)應填寫完整、清晰，不得涂改、缺損。報銷單據(jù)上的項目應與實際報銷情況相符，如報銷金額、報銷事由等。2.報銷單據(jù)應按照公司規(guī)定的格式和要求填寫，如費用報銷審批單應包括報銷部門、報銷人、報銷日期、報銷事由、報銷金額、審批人等項目。3.報銷單據(jù)應附相關的發(fā)票、收據(jù)、審批單等憑證，如報銷差旅費應附機票、酒店發(fā)票、行程單等憑證。4.報銷單據(jù)應按照公司規(guī)定的時間和流程提交，如每月的報銷截止日期為當月的最后一個工作日，特殊情況需提前申請。三、報銷單據(jù)的審核流程1.報銷人填寫報銷單據(jù)，并將相關憑證粘貼在報銷單據(jù)后面。2.報銷人將報銷單據(jù)提交給本部門負責人，由本部門負責人審核報銷單據(jù)的真實性、合法性和完整性。3.本部門負責人審核通過后，將報銷單據(jù)提交給財務部，由財務部進行審核。財務部應審核報銷單據(jù)的金額是否正確、憑證是否齊全、審批手續(xù)是否完備等。4.財務部審核通過后，將報銷單據(jù)提交給公司領導審批。公司領導應審核報銷事項的合理性和必要性，以及報銷金額是否在預算范圍內等。5.公司領導審批通過后，財務部根據(jù)審批結果支付報銷款項。報銷單據(jù)丟失的處理程序一、報銷單據(jù)丟失的認定1.報銷單據(jù)丟失是指在報銷單據(jù)提交、審核、支付等過程中，由于人為因素或不可抗力因素導致報銷單據(jù)丟失或損毀，無法提供完整的報銷憑證。2.報銷單據(jù)丟失的認定應由財務部負責，財務部應根據(jù)報銷單據(jù)的提交時間、審核情況、支付記錄等信息，確定報銷單據(jù)是否丟失。二、報銷單據(jù)丟失的責任認定1.員工責任：如果報銷單據(jù)丟失是由于員工自身原因造成的，如保管不善、丟失等，員工應承擔相應的責任。員工應及時向財務部報告報銷單據(jù)丟失情況，并配合財務部進行調查和處理。2.財務部責任：如果報銷單據(jù)丟失是由于財務部原因造成的，如審核失誤、歸檔不當?shù)?，財務部應承擔相應的責任。財務部應及時向員工道歉，并協(xié)助員工重新辦理報銷手續(xù)。3.其他責任：如果報銷單據(jù)丟失是由于不可抗力因素造成的，如火災、水災等，應根據(jù)具體情況進行處理。三、報銷單據(jù)丟失的處理方式1.補辦報銷單據(jù)：如果報銷單據(jù)丟失，員工應及時向財務部報告，并提交書面申請，說明報銷單據(jù)丟失的原因和情況。財務部應根據(jù)員工的申請，核實報銷事項的真實性和合法性，并要求員工提供相關的證明材料，如發(fā)票復印件、收據(jù)復印件、行程單復印件等。財務部審核通過后，應重新為員工辦理報銷手續(xù)，并將報銷款項支付給員工。2.扣除報銷款項：如果員工無法提供有效的證明材料，財務部應根據(jù)公司的相關規(guī)定，扣除相應的報銷款項?？鄢膱箐N款項應計入員工的個人欠款，由員工在規(guī)定的時間內還清。3.追究責任：對于報銷單據(jù)丟失的情況，財務部應及時向人力資源部報告，并配合人力資源部進行調查和處理。人力資源部應根據(jù)調查結果，對相關責任人員進行處理，如批評教育、罰款、降職、撤職等。