財(cái)務(wù)備用金管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，規(guī)范備用金的使用與管理，提高資金使用效率，保障公司資金安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因業(yè)務(wù)需要申請(qǐng)備用金的情況。3.定義備用金是指公司為滿足各部門臨時(shí)性、緊急性業(yè)務(wù)需求，預(yù)先撥付給相關(guān)人員或部門，用于特定用途的周轉(zhuǎn)資金。二、備用金的申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)條件因業(yè)務(wù)需要經(jīng)常發(fā)生小額現(xiàn)金支出，且支出頻率較高、金額較小，使用銀行轉(zhuǎn)賬等方式結(jié)算不便的。臨時(shí)性、緊急性業(yè)務(wù)，需要立即支付現(xiàn)金且無法提前通過正常審批流程完成銀行轉(zhuǎn)賬的。2.申請(qǐng)流程申請(qǐng)人填寫《備用金申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)備用金的用途、金額、預(yù)計(jì)使用期限等信息。將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人需對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性、必要性進(jìn)行審查，并簽署審核意見。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)金額的合理性、資金來源等進(jìn)行審核，并根據(jù)公司資金狀況決定是否批準(zhǔn)。財(cái)務(wù)部門審核通過后，申請(qǐng)表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體業(yè)務(wù)情況和資金安排，對(duì)備用金申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。3.審批權(quán)限備用金申請(qǐng)金額在[X]元以下的，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。備用金申請(qǐng)金額在[X]元至[X]元之間的，由公司分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批。備用金申請(qǐng)金額在[X]元以上的，由公司總經(jīng)理審批。三、備用金的領(lǐng)用與發(fā)放1.領(lǐng)用方式經(jīng)審批通過的備用金申請(qǐng)，申請(qǐng)人憑審批通過的《備用金申請(qǐng)表》到財(cái)務(wù)部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批金額，以現(xiàn)金或銀行轉(zhuǎn)賬方式將備用金發(fā)放給申請(qǐng)人。如采用現(xiàn)金發(fā)放，申請(qǐng)人需在《備用金領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)；如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式，財(cái)務(wù)部門需留存轉(zhuǎn)賬記錄。2.發(fā)放時(shí)間對(duì)于緊急業(yè)務(wù)需求的備用金申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門在收到完整審批資料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成發(fā)放。對(duì)于非緊急業(yè)務(wù)需求的備用金申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門在收到完整審批資料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成發(fā)放。四、備用金的使用范圍1.主要用途支付公司日常經(jīng)營活動(dòng)中因零星采購、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等產(chǎn)生的小額現(xiàn)金支出。支付公司臨時(shí)性、緊急性業(yè)務(wù)所需的小額費(fèi)用，如搶修費(fèi)、臨時(shí)采購費(fèi)等。2.禁止用途嚴(yán)禁將備用金用于個(gè)人消費(fèi)、投資、借貸等非公司業(yè)務(wù)相關(guān)的支出。嚴(yán)禁將備用金挪作他用，或用于未經(jīng)批準(zhǔn)的其他項(xiàng)目。五、備用金的使用規(guī)范1.使用原則備用金的使用應(yīng)遵循“專款專用、節(jié)約高效”的原則，確保資金用于規(guī)定的用途，不得隨意變更。備用金的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行，確保支出的合法性、合規(guī)性。2.報(bào)銷要求備用金使用后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)憑有效票據(jù)到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷票據(jù)應(yīng)真實(shí)、合法、有效，內(nèi)容完整，包括發(fā)票、收據(jù)、清單等。報(bào)銷票據(jù)的填寫應(yīng)規(guī)范，注明日期、用途、金額等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。對(duì)于超過備用金申請(qǐng)金額的支出，申請(qǐng)人應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門說明情況，并按照公司費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行審批。3.支付方式備用金支出應(yīng)優(yōu)先采用銀行轉(zhuǎn)賬、支票等非現(xiàn)金支付方式。如因特殊情況需要使用現(xiàn)金支付的，應(yīng)嚴(yán)格按照公司現(xiàn)金管理規(guī)定執(zhí)行。對(duì)于涉及大額現(xiàn)金支出的業(yè)務(wù)，應(yīng)提前與財(cái)務(wù)部門溝通，采取必要的安全防范措施，確保資金安全。六、備用金的管理與監(jiān)督1.專人管理財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)備用金的管理工作，建立備用金臺(tái)賬，詳細(xì)記錄備用金的領(lǐng)用、使用、報(bào)銷、歸還等情況。備用金管理人員應(yīng)定期對(duì)備用金臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。2.定期盤點(diǎn)財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)備用金進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[X]個(gè)月。盤點(diǎn)工作應(yīng)由備用金管理人員以外的人員進(jìn)行，確保盤點(diǎn)結(jié)果的真實(shí)性和公正性。盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制《備用金盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況、賬實(shí)差異及原因分析等內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.監(jiān)督檢查公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)備用金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括備用金的申請(qǐng)、審批、領(lǐng)用、使用、報(bào)銷、歸還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。對(duì)違反備用金管理制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。七、備用金的歸還與核銷1.歸還期限備用金申請(qǐng)人應(yīng)在備用金使用完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將備用金歸還至財(cái)務(wù)部門。如因特殊情況需要延長歸還期限的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門提出書面申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。對(duì)于超過預(yù)計(jì)使用期限仍未歸還的備用金，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)催款，并暫停該申請(qǐng)人再次申請(qǐng)備用金的資格。2.核銷流程備用金申請(qǐng)人歸還備用金時(shí)，應(yīng)填寫《備用金報(bào)銷單》，并附上相關(guān)報(bào)銷票據(jù)。報(bào)銷金額應(yīng)與備用金使用金額一致，如有差額，應(yīng)說明原因并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷票據(jù)進(jìn)行審核，審核通過后辦理備用金核銷手續(xù)，并在備用金臺(tái)賬中記錄核銷情況。對(duì)于備用金使用后有結(jié)余的情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收回結(jié)余資金，并辦理相關(guān)手續(xù)。八、罰則1.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定使用備用金的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、暫停備用金申請(qǐng)資格、解除勞動(dòng)合同等。對(duì)于因違規(guī)使用備用金給公司造成損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的賠償責(zé)任。2.責(zé)任追究如備用金管理人員在管理過程中存在失職、瀆職等行為，導(dǎo)致備用金出現(xiàn)損失或其他問題的，公司將追究其相應(yīng)的責(zé)任。對(duì)于在備用金申請(qǐng)、審批過程中存在弄虛作假、違規(guī)審批等行為的人員，公司將嚴(yán)肅追究其責(zé)任。九、附則1.解釋權(quán)本制度由公司財(cái)務(wù)部門