第六篇采購管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司采購行為，加強采購管理，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。3.采購原則按需采購原則：根據(jù)公司實際需求進行采購，避免盲目采購和過度庫存。質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的物資和服務(wù)符合公司質(zhì)量要求，滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要。成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機會。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴格遵守廉潔自律規(guī)定，杜絕收受供應(yīng)商賄賂等違法違規(guī)行為。二、采購組織與職責1.采購部門采購部是公司采購工作的歸口管理部門，負責制定采購計劃、組織采購活動、選擇供應(yīng)商、簽訂采購合同等工作。采購部設(shè)采購經(jīng)理一名，負責全面管理采購部工作；采購專員若干名，負責具體的采購業(yè)務(wù)操作。2.相關(guān)部門職責需求部門：提出采購需求，提供詳細的采購規(guī)格、數(shù)量、交貨時間等要求，并對采購物資和服務(wù)的質(zhì)量進行驗收。財務(wù)部：負責審核采購預(yù)算、付款申請等，對采購成本進行核算和控制。質(zhì)量管理部：參與采購物資的質(zhì)量檢驗和驗收工作，確保所采購物資符合質(zhì)量標準。法務(wù)部：負責審核采購合同，提供法律意見，防范采購法律風險。三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、質(zhì)量要求等內(nèi)容，并提交部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將《采購申請表》提交至采購部。2.采購審批采購部收到《采購申請表》后，對采購需求進行審核，確認需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要的采購項目，采購部應(yīng)組織相關(guān)部門進行評審，評審?fù)ㄟ^后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批后的《采購申請表》作為采購部開展采購工作的依據(jù)。3.供應(yīng)商選擇與管理采購部根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認證、業(yè)績情況等，篩選出合格的供應(yīng)商名單。采購部建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、合作歷史、評價等內(nèi)容，并定期對供應(yīng)商進行評估和考核。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于優(yōu)秀供應(yīng)商給予更多的合作機會，對于不合格供應(yīng)商及時淘汰。4.采購談判與合同簽訂采購部與選定的供應(yīng)商進行采購談判，就采購價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式等條款進行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。談判達成一致后，采購部起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并提交法務(wù)部審核。經(jīng)法務(wù)部審核通過后的采購合同，由采購部與供應(yīng)商簽訂。采購合同應(yīng)一式多份，分別由采購部、財務(wù)部、需求部門等留存。5.采購訂單下達采購部根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購物資或服務(wù)的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單應(yīng)及時發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認。6.采購跟蹤與催貨采購部負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問題等情況，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問題，如催貨、換貨、補貨等。7.到貨驗收采購物資到貨前，采購部應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量管理部做好驗收準備工作。需求部門和質(zhì)量管理部按照采購合同和相關(guān)標準對采購物資進行驗收，檢查物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否符合要求。驗收合格后，需求部門填寫《驗收單》，并簽字確認。如驗收不合格，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施。8.付款結(jié)算采購物資驗收合格后，采購部根據(jù)采購合同和驗收單，填寫《付款申請表》，附上相關(guān)發(fā)票、合同等資料，提交財務(wù)部審核。財務(wù)部審核通過后，按照公司付款流程進行付款結(jié)算。付款方式應(yīng)符合采購合同約定，確保公司資金安全。四、采購預(yù)算管理1.采購預(yù)算編制采購部應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和各部門采購需求，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容。采購預(yù)算編制過程中，采購部應(yīng)與各需求部門充分溝通，結(jié)合市場行情和歷史采購數(shù)據(jù)，合理確定采購預(yù)算金額。年度采購預(yù)算編制完成后，提交財務(wù)部審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.采購預(yù)算執(zhí)行與控制采購部應(yīng)嚴格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批。財務(wù)部負責對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報采購預(yù)算執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行偏差較大，應(yīng)及時查找原因，并采取相應(yīng)的措施進行調(diào)整。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購部應(yīng)定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，如市場風險、質(zhì)量風險、供應(yīng)商風險、法律風險等。針對識別出的風險，采購部應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。2.風險應(yīng)對措施市場風險應(yīng)對：關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握市場價格波動情況，通過與供應(yīng)商簽訂長期合同、套期保值等方式降低市場風險。質(zhì)量風險應(yīng)對：加強對采購物資的質(zhì)量檢驗和驗收工作，選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，并在合同中明確質(zhì)量違約責任。供應(yīng)商風險應(yīng)對：建立供應(yīng)商評估和考核機制，加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，定期對供應(yīng)商進行評估和排名，及時淘汰不合格供應(yīng)商。同時，與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商。法律風險應(yīng)對：采購合同簽訂前，應(yīng)提交法務(wù)部審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。加強對采購人員的法律培訓(xùn)，提高法律意識，防范法律風險。六、采購績效評估1.評估指標采購成本：包括采購價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)。采購質(zhì)量：通過驗收合格率、退貨率等指標評估采購物資的質(zhì)量情況。采購效率：以采購周期、訂單處理及時率等指標衡量采購工作的效率。供應(yīng)商管理：包括供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率等指標，評估供應(yīng)商管理工作的成效。合規(guī)性：檢查采購活動是否符合公司制度和法律法規(guī)要求。2.評估方法定期評估：采購部每月對采購績效進行一次自評，每季度進行一次全面評估。數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析：通過收集采購數(shù)據(jù)，如采購金額、采購數(shù)量、驗收結(jié)果等，進行統(tǒng)計和分析，得出采購績效評估結(jié)果。問卷調(diào)查與面談：向需求部門、供應(yīng)商等發(fā)放問卷調(diào)查，了解他們對采購工作的滿意度和意見建議。同時，與相關(guān)人員進行面談，深入了解采購工作中的問題和改進方向。3.評估結(jié)果應(yīng)用績效反饋：將采購績效評估結(jié)果反饋給采購部和相關(guān)人員，肯定成績，指出不足，提出改進建議。激勵與懲罰：根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購人