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2026年水果種植公司水果銷售合同簽訂與履行管理制度一、制度目的為規(guī)范本公司水果銷售合同的簽訂與履行流程,明確合同簽訂、履行、變更、終止等各環(huán)節(jié)的管理要求,防范合同風(fēng)險(xiǎn),保障公司與客戶的合法權(quán)益,維護(hù)公司正常的銷售秩序與市場(chǎng)信譽(yù),依據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī),結(jié)合本公司水果銷售業(yè)務(wù)特點(diǎn)與實(shí)際經(jīng)營情況,制定本制度。二、適用范圍本制度適用于本公司所有水果銷售業(yè)務(wù)中合同的簽訂、履行、監(jiān)督、歸檔及糾紛處理等相關(guān)活動(dòng),涵蓋銷售部門、財(cái)務(wù)部門、倉儲(chǔ)部門、運(yùn)輸部門及參與合同管理的所有人員(銷售人員、合同管理員、財(cái)務(wù)人員、倉儲(chǔ)發(fā)貨人員等)。面向經(jīng)銷商、零售商、企業(yè)客戶的銷售合同需嚴(yán)格執(zhí)行本制度;個(gè)人客戶小額零星采購可簡(jiǎn)化流程,但需留存交易憑證(如銷售小票、轉(zhuǎn)賬記錄)。三、合同簽訂前準(zhǔn)備工作(一)客戶資質(zhì)審查銷售人員與客戶洽談前,需核查客戶資質(zhì)。企業(yè)客戶需提供營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明,通過企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)查詢其經(jīng)營狀態(tài)(無經(jīng)營異常、失信記錄);個(gè)人客戶需核實(shí)身份證信息與聯(lián)系方式,確保身份真實(shí)。首次合作客戶需加強(qiáng)審查,可要求提供履約證明(如近3個(gè)月交易記錄、銀行資金證明)。若客戶存在失信記錄或無經(jīng)營資質(zhì),不得簽訂大額合同(單筆金額超5萬元視為大額,具體標(biāo)準(zhǔn)可按公司實(shí)際調(diào)整),小額合作需經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人簽字審批。(二)合同內(nèi)容準(zhǔn)備合同管理員制定標(biāo)準(zhǔn)合同模板,包含雙方基本信息、水果品類(需明確品種,如“陽光玫瑰葡萄”“贛南臍橙”)、規(guī)格(重量、成熟度、尺寸)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)(參照國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定,如“無病蟲害、表皮完整、糖度≥15%”)、單價(jià)、總價(jià)、付款方式、交貨時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款,確保無模糊表述。銷售人員使用模板前,需與客戶確認(rèn)細(xì)節(jié)(如交貨時(shí)間精確到“2026年X月X日前”、預(yù)付款比例為“總貨款30%”)。若需修改模板條款(如調(diào)整付款周期),需提交合同管理員審核,審核通過后方可使用修改版合同。(三)價(jià)格與庫存確認(rèn)銷售人員報(bào)價(jià)前,需向財(cái)務(wù)部門確認(rèn)當(dāng)前定價(jià),不得擅自調(diào)價(jià)??蛻羯暾?qǐng)優(yōu)惠時(shí),需按流程提交申請(qǐng)(如優(yōu)惠超5%需總經(jīng)理審批),優(yōu)惠金額與原因需在合同中注明。銷售人員需聯(lián)系倉儲(chǔ)部門確認(rèn)庫存,確保能滿足訂單需求。若庫存不足,需與客戶協(xié)商調(diào)整數(shù)量或延期交貨,禁止在庫存不明時(shí)簽約。四、合同簽訂規(guī)范(一)簽訂流程銷售人員與客戶達(dá)成一致后,將合同文本(一式兩份,公司與客戶各執(zhí)一份)提交合同管理員審核。審核內(nèi)容包括條款完整性、合法性、客戶資質(zhì)是否齊全,審核通過后合同管理員在《合同審核單》簽字。審核后的合同由銷售人員提交授權(quán)簽字人(單筆合同超10萬元需總經(jīng)理簽字,10萬元以下由銷售經(jīng)理簽字)。授權(quán)人確認(rèn)無誤后簽字蓋章,再由銷售人員送達(dá)客戶簽字蓋章??蛻舴祷睾贤?,合同管理員檢查簽字蓋章是否規(guī)范,確認(rèn)后歸檔,并將合同副本發(fā)送至財(cái)務(wù)、倉儲(chǔ)部門,確保各部門知曉履約要求。(二)注意事項(xiàng)合同需采用書面形式(紙質(zhì)或電子合同),電子合同需符合《電子簽名法》,使用合法電子簽名平臺(tái)。禁止口頭簽約,避免無憑證糾紛。付款方式需明確:銀行轉(zhuǎn)賬需注明收款賬戶(開戶行、賬號(hào)、戶名);預(yù)付款需約定支付時(shí)間(如“簽約后3個(gè)工作日內(nèi)”);分期付款需列明各期金額與時(shí)間(如“發(fā)貨前付50%,驗(yàn)收后付50%”)。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)需約定:客戶需在收貨后24小時(shí)內(nèi)驗(yàn)收,數(shù)量異議需提供稱重記錄,質(zhì)量異議需附照片或視頻證據(jù);逾期未提異議視為驗(yàn)收合格。五、合同履行管理(一)發(fā)貨管理倉儲(chǔ)部門根據(jù)合同要求,提前挑選水果(剔除腐爛、畸形果)、包裝(標(biāo)注品類、批次)。發(fā)貨前核對(duì)訂單,確保品類、數(shù)量與合同一致。公司負(fù)責(zé)運(yùn)輸時(shí),運(yùn)輸部門需在交貨日前1天安排車輛,運(yùn)輸中跟蹤貨物狀態(tài),每日向銷售人員反饋進(jìn)度;客戶自提時(shí),倉儲(chǔ)部門需提前24小時(shí)通知客戶提貨時(shí)間,核對(duì)提貨人身份證并讓其在《提貨單》簽字。發(fā)貨后,倉儲(chǔ)部門將《發(fā)貨單》(含物流單號(hào))同步至銷售、財(cái)務(wù)部門,銷售人員需告知客戶物流信息。(二)收款管理財(cái)務(wù)部門按合同跟蹤付款:預(yù)付款到期前1天提醒銷售人員,由銷售人員督促客戶;客戶付款后,財(cái)務(wù)部門需在1個(gè)工作日內(nèi)核對(duì)款項(xiàng),開具發(fā)票(若客戶需要),并通知銷售人員。客戶逾期付款超7天,銷售人員需發(fā)《催款函》(書面或郵件);逾期超15天,按合同約定收取違約金(如“每日按未付款0.05%計(jì)算”);客戶拒絕付款的,上報(bào)銷售部門負(fù)責(zé)人,必要時(shí)啟動(dòng)法律程序。(三)驗(yàn)收管理客戶提異議時(shí),銷售人員需在2小時(shí)內(nèi)反饋至倉儲(chǔ)、質(zhì)量部門。質(zhì)量部門需在1個(gè)工作日內(nèi)復(fù)核,若異議屬實(shí)(如確有5%水果腐爛),銷售人員與客戶協(xié)商解決方案(補(bǔ)發(fā)、減免貨款),方案需經(jīng)銷售經(jīng)理審批。驗(yàn)收合格后,銷售人員需讓客戶在《驗(yàn)收單》簽字(或通過郵件確認(rèn));不合格的,按協(xié)商方案執(zhí)行,如補(bǔ)發(fā)需在3個(gè)工作日內(nèi)安排,減免貨款需財(cái)務(wù)部門出具《減免確認(rèn)單》。六、合同變更與終止(一)合同變更需變更條款(如延期交貨、調(diào)整數(shù)量)時(shí),由申請(qǐng)方提交《合同變更申請(qǐng)單》,說明原因(如“庫存不足需延期10天”)。申請(qǐng)單經(jīng)合同管理員審核(確認(rèn)無法律風(fēng)險(xiǎn))、授權(quán)人審批(超5萬元變更需總經(jīng)理審批)后,雙方簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》,補(bǔ)充協(xié)議與原合同具有同等效力。(二)合同終止合同履行完畢(發(fā)貨、付款完成,無爭(zhēng)議)后自動(dòng)終止,合同管理員將《驗(yàn)收單》《付款憑證》歸檔??蛻魢?yán)重違約(如拒付貨款超30天)或不可抗力(如自然災(zāi)害導(dǎo)致無法發(fā)貨)時(shí),可終止合同。雙方協(xié)商一致的,簽訂《終止協(xié)議》,明確已發(fā)貨處理(如客戶退回,公司退款);協(xié)商不成的,按合同約定提交仲裁或訴訟。七、合同糾紛處理糾紛發(fā)生后,銷售人員需24小時(shí)內(nèi)收集證據(jù)(合同、發(fā)貨單、溝通記錄),提交合同管理員。銷售部門負(fù)責(zé)人組織會(huì)議,分析原因(如客戶未驗(yàn)收卻拒付款),制定處理方案(如協(xié)商、仲裁)。協(xié)商成功的,簽訂《糾紛解決協(xié)議》;協(xié)商不成的,法務(wù)部門(或外聘律師)需在7個(gè)工作日內(nèi)準(zhǔn)備仲裁/訴訟材料,相關(guān)部門需配合提供證據(jù)。糾紛解決后,合同管理員將相關(guān)文件歸檔,并組織部門總結(jié)經(jīng)驗(yàn),優(yōu)化流程。八、合同歸檔管理合同管理員建立《合同臺(tái)賬》,登記合同編號(hào)、客戶名稱、金額、簽訂日期、履行狀態(tài),每月更新1次。歸檔資料包括:合同原件、客戶資質(zhì)、審核單、補(bǔ)充協(xié)議、發(fā)貨單、驗(yàn)收單、付款憑證,紙質(zhì)資料裝訂成冊(cè),電子資料存儲(chǔ)在加密文檔系統(tǒng)。內(nèi)部人員查閱需填寫《查閱申請(qǐng)表》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批;外部單位(如法院)查閱需提供協(xié)助調(diào)查函,經(jīng)總經(jīng)理審批,查閱時(shí)合同管理員需在場(chǎng),禁止復(fù)制未授權(quán)內(nèi)容。九、人員職責(zé)銷售人員:負(fù)責(zé)客戶對(duì)接、合同跟進(jìn)、異議處理、催款;合同管理員:制定模板、審核合同、歸檔資料、跟蹤風(fēng)險(xiǎn);財(cái)務(wù)人員:確認(rèn)定價(jià)、跟蹤付款、開具發(fā)票;倉儲(chǔ)人員:備貨、發(fā)貨、核對(duì)庫存;法務(wù)人員:提供法律咨詢、處理糾紛法律事務(wù)。十、監(jiān)督與考核(一)監(jiān)督檢查質(zhì)量監(jiān)督部門每月檢查合同管理情況:抽查10%合同,核查簽訂流程是否規(guī)范、履行記錄是否完整;檢查倉儲(chǔ)部門備貨質(zhì)量,查看是否有違規(guī)發(fā)貨;檢查財(cái)務(wù)部門收款跟蹤,查看是否有逾期未催款。檢查后出具《監(jiān)督報(bào)告》,指出問題并要求整改。(二)考核獎(jiǎng)懲獎(jiǎng)勵(lì):銷售人員全年無合同糾紛、履約率100%,評(píng)為“優(yōu)秀員工”,獎(jiǎng)勵(lì)2000元;合同管理員歸檔資料無遺漏,獎(jiǎng)勵(lì)1000元。處罰:銷
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