項目合同管理規(guī)范與風險控制模板一、模板適用范圍與核心價值本模板適用于各類企業(yè)及項目團隊在項目全生命周期中的合同管理活動，涵蓋建筑工程、軟件開發(fā)、咨詢服務、設備采購等多個行業(yè)場景。通過規(guī)范合同管理流程、明確各環(huán)節(jié)責任主體、強化風險預控機制，可有效降低合同糾紛概率，保障項目雙方合法權益，保證項目按計劃推進，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置與成本可控。二、合同管理全流程操作步驟（一）合同準備階段需求梳理與立項項目負責人（項目負責人）牽頭，根據(jù)項目目標明確合作需求（如服務范圍、交付標準、時間節(jié)點、預算限額等），形成《項目需求說明書》，經(jīng)部門負責人審批后立項。需求文檔需包含：合作方基本資質要求（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、過往業(yè)績等）、核心商務條件（報價、付款方式、違約責任等）及技術參數(shù)（如產(chǎn)品質量標準、驗收方法等）。合作方篩選與盡職調查采購部門（或采購專員采購專員）通過公開招標、邀請招標或單一來源采購等方式，篩選不少于3家符合條件的合作方。法務部門（或法務專員法務專員）對合作方開展盡職調查，重點核查：主體資格（是否為合法存續(xù)企業(yè)，有無經(jīng)營異?；蚴庞涗洠?；履約能力（財務狀況、技術實力、類似項目經(jīng)驗）；授權代表（簽約人是否具備合法授權，避免無權代理風險）。調查結果形成《合作方盡職調查報告》，作為合同談判的重要依據(jù)。（二）合同談判與起草階段商務條款談判由項目負責人、采購專員與合作方就核心條款進行談判，重點明確：合同標的（具體內(nèi)容、規(guī)格型號、數(shù)量等）；價格與支付方式（單價、總價、支付節(jié)點、發(fā)票類型等）；履約期限（起止時間、關鍵里程碑節(jié)點）；驗收標準（具體指標、驗收流程、爭議處理方式）。談判過程中需形成《會議紀要》，記錄雙方共識與分歧，作為后續(xù)條款修改的依據(jù)。合同文本起草法務專員根據(jù)談判結果，依據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關法律法規(guī)起草合同文本，保證條款完整、表述清晰、權責明確。合同文本應包含以下核心模塊：協(xié)議主體（雙方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人等）；條款（標的、數(shù)量/質量、價款/報酬、履行期限/地點/方式、違約責任、爭議解決方式、保密條款、不可抗力等）；附件（技術參數(shù)、圖紙、驗收標準、進度計劃等）。（三）合同評審與審批階段內(nèi)部評審合同文本起草完成后，需組織跨部門評審，參與部門及職責業(yè)務部門：審核技術條款、交付標準、進度計劃是否符合項目需求；財務部門：審核價格構成、付款方式、稅務處理是否合規(guī)，是否符合預算要求；法務部門：審核法律條款合法性、合規(guī)性，排查法律風險（如格式條款、違約責任不對等、爭議管轄約定不明等）；風控部門（如設有）：評估合同履約風險（如合作方履約能力、市場波動影響等），提出風險應對建議。評審需填寫《合同評審表》，明確各部門意見及修改建議，法務專員根據(jù)評審意見修訂文本，直至所有評審部門無重大異議。最終審批根據(jù)合同金額及重要性，分級審批：金額≤10萬元：由項目負責人及部門負責人審批；10萬元＜金額≤50萬元：需分管副總審批；金額＞50萬元：需總經(jīng)理辦公會審批。審批通過后，形成《合同審批簽批單》，作為合同簽訂的最終依據(jù)。（四）合同簽訂與分發(fā)階段文本確認與用印法務專員將最終審批通過的合同文本提交合作方確認，雙方簽字蓋章（如為合同章，需保證已在公安機關備案）。合同簽訂份數(shù)一般為：正本2份（雙方各執(zhí)1份），副本X份（根據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理需要確定，如財務、業(yè)務、法務部門存檔）。合同分發(fā)與歸檔行政專員（或檔案管理員檔案管理員）負責合同分發(fā)，填寫《合同發(fā)放登記表》，記錄領取部門、領取人、領取日期及用途。合同正本由法務部門統(tǒng)一保管，副本由業(yè)務部門、財務部門分頭保管，保證各部門及時獲取合同信息，便于后續(xù)履行跟蹤。（五）合同履行與監(jiān)控階段履行跟蹤與記錄項目負責人作為合同履行的第一責任人，需建立《合同履行跟蹤表》，定期記錄：履約進度（是否按節(jié)點完成交付、付款是否及時等）；雙方溝通情況（會議紀要、函件往來等）；問題反饋與處理（如延期、質量瑕疵等，需記錄原因及解決方案）。風險預警與應對當出現(xiàn)以下風險信號時，項目負責人應及時上報并啟動應對機制：合作方未按期交付或質量不達標；市場環(huán)境重大變化（如原材料價格暴漲）導致履約困難；對方出現(xiàn)經(jīng)營異常（如被列為失信企業(yè)、涉訴等）。應對措施包括：協(xié)商變更合同條款、要求提供履約擔保、依法解除合同等，必要時通過法律途徑維權。（六）合同變更、終止與歸檔階段合同變更管理履行過程中需變更合同內(nèi)容的（如標的、數(shù)量、價格、期限等），應由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同變更協(xié)議》，流程參照原合同評審審批流程。變更協(xié)議需明確變更原因、具體條款調整內(nèi)容及生效時間，避免口頭約定或單方面修改。合同終止與結算合同正常終止（如已完全履行）或提前終止（如一方違約、不可抗力等），需及時辦理結算：業(yè)務部門確認最終履約成果，出具《履約驗收報告》；財務部門根據(jù)合同約定完成尾款支付/退款，開具合規(guī)發(fā)票；雙方簽署《合同終止確認書》，明確無其他未了結事項。合同歸檔與復盤合同終止后30日內(nèi)，檔案管理員負責收集合同正本、附件、審批文件、履行記錄等資料，整理成冊，按照企業(yè)檔案管理規(guī)定編號歸檔。項目結束后，組織業(yè)務、法務、財務部門開展合同管理復盤，總結經(jīng)驗教訓，優(yōu)化后續(xù)合同管理流程。三、核心模板表格示例表1：合同評審表合同基本信息合同名稱合同編號合作方名稱合同金額起草部門起草日期評審部門評審意見修改建議評審人評審日期業(yè)務部門財務部門法務部門風控部門審批意見部門負責人簽字：分管副總簽字：總經(jīng)理簽字：表2：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱項目負責人聯(lián)系方式關鍵里程碑節(jié)點計劃完成時間實際完成時間履約狀態(tài)（正常/延期/異常）問題記錄問題描述發(fā)生時間責任方處理措施表3：合同變更申請表原合同編號變更原因□雙方協(xié)商□政策調整□不可抗力□其他變更內(nèi)容變更前條款變更后條款說明審批意見業(yè)務部門簽字：日期：法務部門簽字：日期：總經(jīng)理簽字：日期：四、關鍵注意事項與風險規(guī)避（一）主體資格審查風險合作方必須為依法注冊并存續(xù)的企業(yè)，需核實其營業(yè)執(zhí)照、資質證書原件，并通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢是否存在經(jīng)營異常、嚴重違法失信等記錄，避免與無資質或“空殼公司”簽約。自然人作為合同主體時，需核實其身份信息及完全民事行為能力，必要時要求提供擔保。（二）條款嚴謹性風險避免使用“大概”“盡量”“盡快”等模糊表述，所有條款需量化、可執(zhí)行（如“驗收合格后10個工作日內(nèi)支付尾款”而非“驗收后付款”）。違約責任條款需對等，明確違約情形、違約金計算方式（如逾期付款每日按合同總額的0.05%支付違約金）及爭議解決方式（如“向合同簽訂地有管轄權的人民法院提起訴訟”）。（三）履行監(jiān)控風險建立合同履行“臺賬+預警”機制，對關鍵節(jié)點設置提前提醒（如提前7天通知合作方準備交付資料），避免因疏忽導致違約。涉及款項支付的合同，需在付款前由業(yè)務部門確認履約成果（如驗收報告），財務部門核對發(fā)票及合同條款，避免超付或錯付。（四）文檔管理風險所有合同相關的溝通記錄（郵件、函件、會議紀要）需書面化并加蓋公章，避免口頭約定導致舉證困難。合同正本需存放于安全場所，電子版需加密備份，防止丟失或泄露。（五）法律合規(guī)風險合同內(nèi)容不得違反法律強制性規(guī)定（如“禁止轉包”條款需明確約定，發(fā)覺轉包可單方解除合同）。涉