會議基本信息會議名稱：[例如：XX項(xiàng)目XX材料采購詢價會議]會議時間：[XXXX年XX月XX日][上/下午XX:XX-XX:XX]會議地點(diǎn)：[例如：公司XX會議室/項(xiàng)目部會議室/線上會議平臺]召集單位/部門：[例如：XX公司采購部/XX項(xiàng)目部]主持人：[姓名及職務(wù)]記錄人：[姓名及職務(wù)]參會人員甲方（需方）：*[部門/單位]：[姓名]，[職務(wù)]，[聯(lián)系方式，可選]*[部門/單位]：[姓名]，[職務(wù)]，[聯(lián)系方式，可選]*（可根據(jù)實(shí)際情況增刪，如采購部、技術(shù)部、項(xiàng)目部、成本部等相關(guān)負(fù)責(zé)人）乙方（供方/報價單位）：*[供應(yīng)商A全稱]：[參會代表姓名]，[職務(wù)]，[聯(lián)系方式]*[供應(yīng)商B全稱]：[參會代表姓名]，[職務(wù)]，[聯(lián)系方式]*[供應(yīng)商C全稱]：[參會代表姓名]，[職務(wù)]，[聯(lián)系方式]*（以上供應(yīng)商名稱及代表信息請務(wù)必核實(shí)準(zhǔn)確）列席人員（如有）：*[姓名]，[職務(wù)]，[單位/部門]供應(yīng)商簽到表（作為附件）：各供應(yīng)商代表簽到確認(rèn)。會議目的與議題1.會議目的：為確保[XX項(xiàng)目名稱，可選]所需[具體材料名稱，如：鋼筋/混凝土/防水材料等]的采購工作順利進(jìn)行，通過本次詢價會議，明確各供應(yīng)商的產(chǎn)品報價、技術(shù)參數(shù)、供貨能力、質(zhì)量保障及售后服務(wù)等關(guān)鍵信息，以便進(jìn)行綜合評估，擇優(yōu)選擇合格供應(yīng)商，保障項(xiàng)目順利實(shí)施并有效控制成本。2.會議議題：*明確本次采購材料的具體規(guī)格、型號、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)量要求。*各供應(yīng)商提交報價文件并進(jìn)行必要的產(chǎn)品說明與答疑。*了解各供應(yīng)商的生產(chǎn)/供應(yīng)能力、質(zhì)量控制體系、以往業(yè)績及售后服務(wù)承諾。*討論交貨周期、付款方式等商務(wù)條款。*對各供應(yīng)商的綜合實(shí)力進(jìn)行初步評估。會議議程與主要內(nèi)容紀(jì)要1.主持人開場（XX:XX-XX:XX）主持人[姓名]簡要介紹了本次詢價會議的背景、目的、議程安排及注意事項(xiàng)，強(qiáng)調(diào)了會議紀(jì)律、報價的真實(shí)性與保密性要求，并對各位供應(yīng)商代表的到來表示歡迎。2.甲方技術(shù)/需求部門介紹采購材料要求（XX:XX-XX:XX）[技術(shù)部/項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人姓名及職務(wù)]詳細(xì)闡述了本次擬采購材料的具體要求：*材料名稱：[例如：HRB400E螺紋鋼]*規(guī)格型號：[例如：ΦXXmm]*技術(shù)參數(shù)：[例如：屈服強(qiáng)度≥XXXMPa，抗拉強(qiáng)度≥XXXMPa，伸長率≥XX%，具體詳見附件《XX材料技術(shù)規(guī)格書》]*質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：[例如：符合GB/TXXXX-XXXX標(biāo)準(zhǔn)]*預(yù)估數(shù)量：[XX單位，如：XX噸/XX立方米/XX平方米]*交貨地點(diǎn)：[例如：XX項(xiàng)目施工現(xiàn)場指定地點(diǎn)]*交貨期要求：[例如：合同簽訂后XX日歷天內(nèi)分批/一次性送達(dá)]*驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：[例如：按國家現(xiàn)行規(guī)范及甲方提供的技術(shù)要求進(jìn)行驗(yàn)收，提供出廠合格證、質(zhì)保書、檢測報告等相關(guān)資料]。同時，分發(fā)了《采購詢價單》及相關(guān)技術(shù)資料（如有）。3.供應(yīng)商依次進(jìn)行報價及產(chǎn)品介紹（XX:XX-XX:XX）主持人宣布報價順序（如：按簽到順序/抽簽順序），各供應(yīng)商代表依次就其提供的材料進(jìn)行簡要介紹，并提交密封報價文件（或按約定方式提交電子版報價）。主要介紹內(nèi)容包括但不限于：*自身企業(yè)概況、生產(chǎn)能力、資質(zhì)認(rèn)證。*針對本次詢價材料的品牌、生產(chǎn)工藝、核心技術(shù)優(yōu)勢。*質(zhì)量控制措施及相關(guān)質(zhì)量證明文件。*供貨周期保障措施。*售后服務(wù)承諾（如：退換貨政策、技術(shù)支持、質(zhì)量問題處理響應(yīng)時間等）。*（如有樣品）對所提供樣品的展示與說明。*供應(yīng)商A（[公司全稱]）：[代表姓名]進(jìn)行了發(fā)言，主要強(qiáng)調(diào)了[其產(chǎn)品特點(diǎn)，如：原材料來源、生產(chǎn)設(shè)備先進(jìn)、供貨經(jīng)驗(yàn)豐富等]。*供應(yīng)商B（[公司全稱]）：[代表姓名]進(jìn)行了發(fā)言，重點(diǎn)介紹了[其價格優(yōu)勢、本地化服務(wù)能力、快速響應(yīng)機(jī)制等]。*供應(yīng)商C（[公司全稱]）：[代表姓名]進(jìn)行了發(fā)言，闡述了[其產(chǎn)品在特定性能上的優(yōu)勢、長期合作案例等]。（注：此環(huán)節(jié)應(yīng)控制每家供應(yīng)商發(fā)言時間，確保會議效率。）4.提問與答疑環(huán)節(jié)（XX:XX-XX:XX）甲方各相關(guān)部門代表就各自關(guān)心的問題向各供應(yīng)商進(jìn)行了提問，供應(yīng)商代表逐一進(jìn)行了回應(yīng)和解釋。主要問題及答復(fù)要點(diǎn)如下（記錄關(guān)鍵問題，避免流水賬）：*針對供應(yīng)商A：*問：[例如：貴司能否保證在我方要求的緊急交貨期內(nèi)完成供貨？]*答：[例如：我司在本地有XX噸的常備庫存，如訂單確認(rèn)，可確保XX天內(nèi)首批到貨，后續(xù)可根據(jù)施工進(jìn)度分批供應(yīng)。]*針對供應(yīng)商B：*問：[例如：貴司提供的材料質(zhì)保期是多久？如出現(xiàn)質(zhì)量問題，處理流程是什么？]*答：[例如：質(zhì)保期為XX個月。若出現(xiàn)質(zhì)量問題，我方承諾在接到通知后XX小時內(nèi)響應(yīng)，XX小時內(nèi)到場處理，并根據(jù)問題情況予以免費(fèi)更換或采取其他補(bǔ)救措施。]*針對供應(yīng)商C：*問：[例如：報價中是否包含運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)及稅金？]*答：[例如：我司報價為到場含稅價，已包含所有運(yùn)輸、裝卸及13%增值稅費(fèi)用。]（其他重要問答在此處逐一記錄，確保清晰對應(yīng)供應(yīng)商。）5.甲方內(nèi)部討論與綜合評議（XX:XX-XX:XX）（此環(huán)節(jié)供應(yīng)商代表可暫時退場或在指定區(qū)域等候）主持人組織甲方參會人員就各供應(yīng)商的報價情況、技術(shù)方案、產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、企業(yè)信譽(yù)、售后服務(wù)及剛才的答疑情況進(jìn)行了內(nèi)部討論和初步評議。重點(diǎn)關(guān)注了以下方面：*報價的合理性與競爭力（需注意是否為含稅價、是否包含運(yùn)雜費(fèi)等）。*產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)是否完全滿足我方要求。*供應(yīng)商的生產(chǎn)規(guī)模、供貨保障能力及在行業(yè)內(nèi)的口碑。*付款條件的協(xié)商空間。*以往類似項(xiàng)目的合作經(jīng)驗(yàn)（如有）。會議初步結(jié)論與后續(xù)安排1.初步結(jié)論：*各供應(yīng)商均按時提交了報價文件（或已明確后續(xù)提交時限），報價文件基本符合本次詢價要求。*本次會議收集到了[XX家]供應(yīng)商的有效報價及相關(guān)信息，為后續(xù)采購決策提供了重要依據(jù)。*各供應(yīng)商在[技術(shù)參數(shù)/報價/供貨期/服務(wù)]等方面各有特點(diǎn)，需進(jìn)行進(jìn)一步的詳細(xì)評審。2.后續(xù)安排：*報價文件整理與評審：由[采購部/成本部]牽頭，[技術(shù)部/項(xiàng)目部]配合，根據(jù)會議記錄及各供應(yīng)商提交的報價文件、技術(shù)資料，按照《供應(yīng)商評估辦法》（如有）進(jìn)行詳細(xì)的綜合評審，形成《采購詢價評審報告》。*（可選）實(shí)地考察：對部分重點(diǎn)意向供應(yīng)商，將在XX日內(nèi)組織進(jìn)行工廠實(shí)地考察，核實(shí)其生產(chǎn)能力及質(zhì)量控制體系。*確定候選供應(yīng)商：預(yù)計(jì)于[XXXX年XX月XX日]前完成評審工作，確定1-3家入圍候選供應(yīng)商。*商務(wù)談判：與入圍候選供應(yīng)商就價格、付款方式、合同條款等進(jìn)行進(jìn)一步商務(wù)談判。*合同簽訂：最終確定中標(biāo)供應(yīng)商后，按公司采購流程報批并簽訂采購合同。*本次會議紀(jì)要將在XX個工作日內(nèi)整理完畢，并分發(fā)至各相關(guān)單位/部門。其他事項(xiàng)*請各供應(yīng)商在會議結(jié)束后，將報價文件（如為口頭報價）及相關(guān)資質(zhì)證明材料（復(fù)印件加蓋公章）在[XX月XX日XX時前]提交至甲方[采購部/指定聯(lián)系人]。*甲方將嚴(yán)格遵守保密原則，對各供應(yīng)商的報價信息予以保密。*本次詢價結(jié)果將以書面形式通知中標(biāo)供應(yīng)商，未中標(biāo)供應(yīng)商不再另行通知，報價文件不予退還。散會時間：**XX:XX**##分發(fā)范圍**甲方：**[公司領(lǐng)導(dǎo)層、采購部、技術(shù)部、項(xiàng)目部、成本部等]乙方：[各參會供應(yīng)商代表，可提供會議紀(jì)要摘要或關(guān)鍵結(jié)論部分，全文是否提供視情況而定]---主持人（簽字）：______________記錄人（簽字）：______________日期：[XXXX年XX月XX日]---附件：（如有，請列出）1.