醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理制度第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作，有效保護(hù)和利用檔案資源，確保醫(yī)療服務(wù)的連續(xù)性、安全性與可追溯性，維護(hù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、患者及相關(guān)方的合法權(quán)益，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)健康發(fā)展，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理?xiàng)l例》、《病歷書(shū)寫基本規(guī)范》及其他相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)構(gòu)實(shí)際，制定本制度。第二條定義本制度所稱檔案，是指醫(yī)療機(jī)構(gòu)在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理、基建、設(shè)備、人事等各項(xiàng)工作中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。第三條適用范圍本制度適用于本醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)所有部門及工作人員在執(zhí)行公務(wù)過(guò)程中形成的各類檔案的形成、收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)和銷毀等管理工作。第四條管理原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范、安全保密、便于利用的原則。確保檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和可利用性。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任醫(yī)療機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人是本單位檔案管理工作的第一責(zé)任人，對(duì)檔案工作負(fù)總責(zé)，應(yīng)將檔案工作納入醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，保障檔案工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)施。第六條檔案管理部門醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門（或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作），在本單位負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，統(tǒng)一管理本單位的全部檔案，并對(duì)各科室的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。第七條檔案管理部門職責(zé)檔案管理部門主要職責(zé)包括：（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策；（二）制定和完善本單位檔案管理規(guī)章制度，并組織實(shí)施；（三）負(fù)責(zé)各類檔案的接收、整理、分類、編號(hào)、著錄、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀和利用工作；（四）指導(dǎo)和督促各科室做好文件材料的形成、積累、整理和預(yù)歸檔工作；（五）組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平；（六）保護(hù)檔案實(shí)體和信息安全，防止檔案損毀、丟失和泄密；（七）積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供服務(wù)。第八條各科室職責(zé)各科室應(yīng)指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本科室形成的文件材料的收集、積累、初步整理和按時(shí)向檔案管理部門移交工作，確保應(yīng)歸檔材料的齊全、完整。第三章檔案的收集與整理第九條檔案收集范圍醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案收集范圍包括但不限于：（一）文書(shū)檔案：各類決議、決定、命令、指示、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、合同、協(xié)議等；（二）醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：病歷（門診、住院）、檢查申請(qǐng)單及報(bào)告、處方、護(hù)理記錄、會(huì)診記錄、手術(shù)記錄、麻醉記錄、輸血記錄、醫(yī)療質(zhì)量控制記錄等；（三）科研教學(xué)檔案：科研項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、研究過(guò)程記錄、成果鑒定、獲獎(jiǎng)、論文、著作、教學(xué)計(jì)劃、大綱、教材、講義、學(xué)生名冊(cè)、成績(jī)等；（四）基建檔案：立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、工程圖紙等；（五）設(shè)備檔案：設(shè)備申購(gòu)、論證、采購(gòu)合同、安裝調(diào)試、使用說(shuō)明書(shū)、維修保養(yǎng)記錄、報(bào)廢處置等；（六）財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等；（七）人事檔案：職工履歷、考核、獎(jiǎng)懲、任免、工資、職稱、培訓(xùn)等；（八）聲像檔案：照片、錄音帶、錄像帶、光盤等；（九）電子檔案：各類電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)頁(yè)信息等；（十）其他具有保存價(jià)值的文件材料。第十條歸檔要求（一）應(yīng)歸檔的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確，手續(xù)完備；（二）文件材料應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)整理歸檔，醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案（如病歷）應(yīng)在患者出院或治療結(jié)束后按規(guī)定時(shí)限整理歸檔；（三）歸檔的文件材料應(yīng)為原件，特殊情況無(wú)法提供原件的，應(yīng)注明原件保管處，并提供具有法律效力的復(fù)印件；（四）聲像材料、電子文件應(yīng)同時(shí)收集其文字說(shuō)明和相應(yīng)的軟硬件環(huán)境說(shuō)明。第十一條檔案整理（一）檔案整理應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用；（二）歸檔文件材料應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、排列、裝訂、編目。具體整理方法參照國(guó)家及行業(yè)相關(guān)檔案整理規(guī)范執(zhí)行；（三）病歷檔案的整理應(yīng)嚴(yán)格按照《病歷書(shū)寫基本規(guī)范》及相關(guān)病歷管理規(guī)定執(zhí)行，確保其規(guī)范性和完整性。第四章檔案的保管與保護(hù)第十二條檔案庫(kù)房檔案庫(kù)房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防光、防塵、防磁等條件。配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材和監(jiān)控設(shè)備。第十三條檔案裝具檔案應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒、卷皮等裝具，確保檔案存放安全有序。第十四條庫(kù)房管理（一）檔案庫(kù)房應(yīng)專人負(fù)責(zé)管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)；（二）嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)房管理制度，定期檢查溫濕度，做好記錄；（三）庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品；（四）檔案入庫(kù)前應(yīng)進(jìn)行檢查、消毒，防止蟲(chóng)蛀、霉變等。第十五條檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。具體期限按照國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定和《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》等執(zhí)行。病歷檔案的保管期限按相關(guān)法規(guī)執(zhí)行。第十六條檔案清點(diǎn)與檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并報(bào)告。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。第五章檔案的利用與借閱第十七條檔案利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法、規(guī)范、安全、保密的原則，既要滿足利用需求，又要防止檔案泄密和損壞。第十八條利用范圍與權(quán)限（一）本單位工作人員因工作需要查閱檔案，須持有效工作證件，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人同意（必要時(shí)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)）后，方可查閱；（二）查閱涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私（如病歷）的檔案，須經(jīng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定；（三）外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，說(shuō)明查閱目的和范圍，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)（必要時(shí)經(jīng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)）；（四）患者本人或其授權(quán)代理人查閱、復(fù)制病歷資料，按照《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定辦理。第十九條借閱手續(xù)借閱檔案須填寫《檔案借閱登記簿》，注明借閱檔案的編號(hào)、名稱、借閱人、借閱日期、借閱目的、歸還日期等。第二十條借閱要求（一）借閱檔案應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容；（二）不得將檔案帶出規(guī)定的閱覽場(chǎng)所（特殊情況經(jīng)批準(zhǔn)帶出的，須限期歸還）；（三）嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、復(fù)制、拍攝、摘錄（經(jīng)批準(zhǔn)的除外）檔案內(nèi)容；（四）借閱檔案一般不得超過(guò)規(guī)定期限，確需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；（五）歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后方可注銷借閱登記。第二十一條檔案復(fù)制與摘錄因工作需要復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制、摘錄，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。第六章檔案的鑒定與銷毀第二十二條檔案鑒定組織醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)成立檔案鑒定小組，由分管負(fù)責(zé)人、檔案管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)已到保管期限檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定。第二十三條鑒定程序檔案鑒定小組按照檔案保管期限規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，提出存毀意見(jiàn)，報(bào)醫(yī)療機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。第二十四條檔案銷毀（一）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀；（二）銷毀檔案前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列明銷毀檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等；（三）銷毀檔案時(shí)，應(yīng)有兩人以上監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字。監(jiān)銷人應(yīng)對(duì)銷毀全過(guò)程負(fù)責(zé)，確保檔案徹底銷毀，防止泄密；（四）《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。第七章電子檔案管理第二十五條電子檔案的形成與歸檔電子檔案的形成、收集、整理、歸檔應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)范要求。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案具有同等效力。第二十六條電子檔案的存儲(chǔ)與保管（一）電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在符合安全要求的服務(wù)器或存儲(chǔ)介質(zhì)中，并進(jìn)行異地備份；（二）定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)、遷移，確保其可讀性；（三）對(duì)存儲(chǔ)電子檔案的軟硬件環(huán)境進(jìn)行維護(hù)和管理。第二十七條電子檔案的利用與安全電子檔案的利用應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制等安全保密措施，防止信息泄露和篡改。嚴(yán)格遵守電子檔案的保密規(guī)定。第八章責(zé)任追究第二十八條獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在檔案管理工作中做出顯著成績(jī)的單位和個(gè)人，醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第二十九條處罰對(duì)違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：（一）不按規(guī)定收集、整理、移交檔案材料，造成檔案材料殘缺不全的；（二）擅自涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換、損毀、丟失檔案的；（三）違反檔案保密規(guī)定，泄露檔案秘密的