企業(yè)采購(gòu)及供應(yīng)商管理指南（通用工具模板類(lèi)）一、指南概述與適用范圍1.1適用對(duì)象本指南適用于各類(lèi)企業(yè)（含中小型企業(yè)、集團(tuán)化公司）的采購(gòu)部門(mén)、供應(yīng)鏈管理部門(mén)及相關(guān)業(yè)務(wù)單元，涵蓋生產(chǎn)型企業(yè)的原材料/設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)型企業(yè)的服務(wù)外包采購(gòu)、行政類(lèi)物資采購(gòu)等場(chǎng)景。1.2核心目標(biāo)規(guī)范采購(gòu)全流程操作，杜絕流程漏洞與合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)；建立科學(xué)供應(yīng)商管理體系，提升供應(yīng)商合作質(zhì)量與響應(yīng)效率；實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本可控、質(zhì)量可控、交期可控，支撐企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)達(dá)成。二、采購(gòu)執(zhí)行全流程操作規(guī)范2.1需求提報(bào)與確認(rèn)操作主體：需求部門(mén)（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目組）操作步驟：需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃（如生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度），填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)單》，明確物資/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、預(yù)算金額、用途說(shuō)明等關(guān)鍵信息；需求部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性（如數(shù)量匹配性、預(yù)算符合性）進(jìn)行審核；采購(gòu)部門(mén)對(duì)接需求部門(mén)，確認(rèn)需求的可執(zhí)行性（如市場(chǎng)供應(yīng)情況、交期可行性），避免“模糊需求”或“不合理需求”進(jìn)入后續(xù)流程。輸出文檔：《采購(gòu)需求申請(qǐng)單》（見(jiàn)模板1）2.2供應(yīng)商尋源與篩選操作主體：采購(gòu)部門(mén)操作步驟：根據(jù)采購(gòu)需求類(lèi)型（如標(biāo)準(zhǔn)品、非標(biāo)品、服務(wù)類(lèi)），確定尋源渠道：標(biāo)準(zhǔn)品：通過(guò)行業(yè)電商平臺(tái)（如巴巴工業(yè)品）、供應(yīng)商庫(kù)、行業(yè)展會(huì)等渠道獲取供應(yīng)商信息；非標(biāo)品/服務(wù)類(lèi)：定向邀請(qǐng)3-5家具備相關(guān)資質(zhì)的供應(yīng)商參與，或通過(guò)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)推薦；建立初步供應(yīng)商清單，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行基本資質(zhì)審核（見(jiàn)模板2），重點(diǎn)核查營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、相關(guān)資質(zhì)認(rèn)證（如ISO9001）、過(guò)往合作案例等；對(duì)通過(guò)資質(zhì)審核的供應(yīng)商，發(fā)放《供應(yīng)商信息調(diào)查表》，收集其產(chǎn)能、技術(shù)實(shí)力、財(cái)務(wù)狀況、質(zhì)量保障體系等詳細(xì)信息。輸出文檔：《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》《供應(yīng)商信息調(diào)查表》2.3招投標(biāo)/詢比價(jià)與確定供應(yīng)商操作主體：采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部、審計(jì)部（根據(jù)企業(yè)規(guī)模設(shè)置）操作步驟：招標(biāo)采購(gòu)（適用于金額≥10萬(wàn)元或戰(zhàn)略物資）：編制招標(biāo)文件（含采購(gòu)需求、投標(biāo)要求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等），通過(guò)企業(yè)官網(wǎng)或第三方招標(biāo)平臺(tái)發(fā)布；組織開(kāi)標(biāo)會(huì)議，由評(píng)標(biāo)小組（含采購(gòu)、技術(shù)、財(cái)務(wù)、審計(jì)人員）按“價(jià)格權(quán)重30%+技術(shù)權(quán)重40%+服務(wù)權(quán)重30%”的標(biāo)準(zhǔn)打分，確定中標(biāo)候選人；詢比價(jià)采購(gòu)（適用于金額＜10萬(wàn)元或常規(guī)物資）：向3家及以上合格供應(yīng)商發(fā)出《詢價(jià)單》，明確報(bào)價(jià)截止時(shí)間、報(bào)價(jià)要求（含單價(jià)、總價(jià)、增值稅率等）；收集報(bào)價(jià)后，對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量保障、交期、售后等因素，形成《詢比價(jià)分析報(bào)告》，推薦候選供應(yīng)商；確定供應(yīng)商后，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、需求部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。輸出文檔：《招標(biāo)文件》《詢價(jià)單》《詢比價(jià)分析報(bào)告》《供應(yīng)商確定審批表》2.4合同簽訂與訂單下達(dá)操作主體：采購(gòu)部門(mén)、法務(wù)部（如需）、供應(yīng)商操作步驟：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批結(jié)果，與供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)合同》（見(jiàn)模板3），明確雙方權(quán)利義務(wù)，包括：核心條款：物資/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總金額、交貨期、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等；附加條款：質(zhì)量保證期、售后服務(wù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等；合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)通過(guò)ERP系統(tǒng)或線下方式向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，同步抄送需求部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)部。輸出文檔：《采購(gòu)合同》《采購(gòu)訂單》2.5訂單執(zhí)行與交付驗(yàn)收操作主體：供應(yīng)商、采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)操作步驟：供應(yīng)商按訂單要求組織生產(chǎn)/備貨，提前3個(gè)工作日向采購(gòu)部門(mén)反饋發(fā)貨計(jì)劃（含物流信息、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間）；物資到貨后，倉(cāng)庫(kù)核對(duì)到貨數(shù)量、外觀（是否破損、包裝完好），出具《到貨通知單》；需求部門(mén)聯(lián)合采購(gòu)部門(mén)、質(zhì)檢部門(mén)（如需）進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收：標(biāo)準(zhǔn)品：按國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或合同約定的技術(shù)參數(shù)檢驗(yàn)；非標(biāo)品：按圖紙或技術(shù)協(xié)議驗(yàn)收，出具《質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《入庫(kù)單》；驗(yàn)收不合格的，出具《不合格品通知單》，要求供應(yīng)商在3個(gè)工作日內(nèi)提出整改方案（如退換貨、折價(jià)處理）。輸出文檔：《到貨通知單》《質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《入庫(kù)單》《不合格品通知單》2.6付款結(jié)算與檔案歸檔操作主體：財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部門(mén)操作步驟：采購(gòu)部門(mén)收集《采購(gòu)合同》《采購(gòu)訂單》《入庫(kù)單》《質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《發(fā)票》等資料，提交財(cái)務(wù)部審核；財(cái)務(wù)部核對(duì)單據(jù)一致性（如合同金額與訂單金額、發(fā)票金額匹配，入庫(kù)數(shù)量與訂單數(shù)量一致），按合同約定的付款方式（如預(yù)付款30%、到貨款60%、質(zhì)保金10%）辦理付款；采購(gòu)部門(mén)將采購(gòu)全流程單據(jù)（需求申請(qǐng)、資質(zhì)文件、合同、訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等）整理歸檔，保存期限≥5年。輸出文檔：《付款申請(qǐng)單》《采購(gòu)檔案目錄》三、供應(yīng)商全生命周期管理3.1供應(yīng)商準(zhǔn)入管理準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)：資質(zhì)要求：具備合法營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證）、ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證等；能力要求：產(chǎn)能匹配需求（如月產(chǎn)量≥采購(gòu)量1.5倍）、技術(shù)實(shí)力（如擁有專(zhuān)利證書(shū)、研發(fā)團(tuán)隊(duì)）、財(cái)務(wù)狀況（如資產(chǎn)負(fù)債率≤70%、無(wú)重大失信記錄）；經(jīng)驗(yàn)要求：過(guò)往1年內(nèi)無(wú)重大質(zhì)量、交期延遲記錄，具備3家及以上同類(lèi)合作案例。準(zhǔn)入流程：供應(yīng)商提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》→采購(gòu)部門(mén)資質(zhì)審核→現(xiàn)場(chǎng)考察（產(chǎn)能、生產(chǎn)流程、品控體系）→試用訂單（小批量采購(gòu)，驗(yàn)證質(zhì)量與交期）→評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后納入《合格供應(yīng)商名錄》。輸出文檔：《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》《合格供應(yīng)商名錄》3.2供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估評(píng)估周期：季度評(píng)估（日常物資）、半年度評(píng)估（戰(zhàn)略物資）、年度綜合評(píng)估。評(píng)估維度與權(quán)重：維度權(quán)重評(píng)估指標(biāo)數(shù)據(jù)來(lái)源質(zhì)量表現(xiàn)30%來(lái)料批次合格率（≥99%）、客訴次數(shù)（≤1次/季度）《質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《客訴記錄》交期表現(xiàn)25%準(zhǔn)時(shí)交付率（≥98%）、訂單滿足率（≥95%）《到貨通知單》《訂單跟蹤表》成本控制20%價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（對(duì)比市場(chǎng)均價(jià)±5%）、成本優(yōu)化貢獻(xiàn)《詢比價(jià)分析報(bào)告》《降本記錄》服務(wù)配合15%響應(yīng)及時(shí)性（2小時(shí)內(nèi)反饋問(wèn)題）、問(wèn)題解決效率《溝通記錄》《整改報(bào)告》合作穩(wěn)定性10%合同續(xù)簽率、配合度（如配合緊急訂單）《合同臺(tái)賬》《需求部門(mén)反饋》評(píng)估流程：采購(gòu)部門(mén)收集數(shù)據(jù)→填寫(xiě)《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表》（見(jiàn)模板4）→組織評(píng)估會(huì)議（采購(gòu)、需求、質(zhì)量部門(mén)參與）→確定評(píng)估等級(jí)（A級(jí)：優(yōu)秀≥90分，B級(jí)：良好80-89分，C級(jí)：合格60-79分，D級(jí)：不合格＜60分）→向供應(yīng)商反饋評(píng)估結(jié)果。輸出文檔：《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表》《評(píng)估結(jié)果通知書(shū)》3.3供應(yīng)商分級(jí)與差異化管控分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)：A級(jí)（戰(zhàn)略供應(yīng)商）：評(píng)估連續(xù)2個(gè)季度≥90分，合作占比≥30%，具備深度協(xié)同能力（如聯(lián)合研發(fā)、產(chǎn)能共享）；B級(jí)（重點(diǎn)供應(yīng)商）：評(píng)估連續(xù)2個(gè)季度80-89分，合作占比20%-30%，穩(wěn)定提供核心物資/服務(wù)；C級(jí)（普通供應(yīng)商）：評(píng)估60-79分，合作占比≤20%，用于常規(guī)物資補(bǔ)充；D級(jí)（淘汰供應(yīng)商）：評(píng)估＜60分或出現(xiàn)重大質(zhì)量問(wèn)題/違約行為，6個(gè)月內(nèi)停止合作。差異化管控措施：A級(jí)：優(yōu)先分配訂單，聯(lián)合開(kāi)展技術(shù)升級(jí)，簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議（1-3年），高層定期互訪；B級(jí)：穩(wěn)定訂單份額，季度績(jī)效溝通，提供培訓(xùn)支持（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)）；C級(jí)：定期評(píng)估，逐步優(yōu)化替換，避免單一依賴；D級(jí)：發(fā)出《整改通知書(shū)》，要求30日內(nèi)提交整改報(bào)告，評(píng)估未達(dá)標(biāo)則移出《合格供應(yīng)商名錄》。3.4供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)與淘汰關(guān)系維護(hù)：建立定期溝通機(jī)制：每季度召開(kāi)供應(yīng)商溝通會(huì)，反饋績(jī)效問(wèn)題，收集改進(jìn)建議；聯(lián)合活動(dòng)：組織供應(yīng)商大會(huì)、優(yōu)秀供應(yīng)商評(píng)選，增強(qiáng)合作黏性；風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)：對(duì)戰(zhàn)略供應(yīng)商，可協(xié)商簽訂“價(jià)格聯(lián)動(dòng)協(xié)議”（如原材料波動(dòng)時(shí)調(diào)整價(jià)格），或設(shè)立聯(lián)合庫(kù)存。淘汰流程：觸發(fā)條件：連續(xù)2次評(píng)估為D級(jí)、重大違約（如交付假冒偽劣產(chǎn)品）、破產(chǎn)/注銷(xiāo)等；操作步驟：采購(gòu)部門(mén)發(fā)起《供應(yīng)商淘汰申請(qǐng)》→審批通過(guò)后發(fā)出《淘汰通知書(shū)》→完成未交付訂單交接→清理供應(yīng)商檔案（標(biāo)注淘汰原因、日期）。輸出文檔：《供應(yīng)商淘汰申請(qǐng)表》《淘汰通知書(shū)》四、實(shí)用工具模板模板1：采購(gòu)需求申請(qǐng)單申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期需求編號(hào)物資/服務(wù)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)用途說(shuō)明預(yù)算單價(jià)（元）期望交貨期交貨地點(diǎn)聯(lián)系人（需求部門(mén)）需求部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購(gòu)部門(mén)審核意見(jiàn)：審核人：*日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批：審批人：*日期：模板2：供應(yīng)商資質(zhì)審核表供應(yīng)商名稱(chēng)統(tǒng)一社會(huì)信用代碼申請(qǐng)日期資質(zhì)名稱(chēng)證書(shū)編號(hào)發(fā)證機(jī)關(guān)營(yíng)業(yè)執(zhí)照市場(chǎng)監(jiān)管局ISO9001認(rèn)證認(rèn)證機(jī)構(gòu)行業(yè)生產(chǎn)許可證局審核結(jié)論：□通過(guò)□不通過(guò)（原因：__________________________）審核人：*日期：模板3：采購(gòu)合同（簡(jiǎn)化版）合同編號(hào)：CG-2024-X甲方（采購(gòu)方）：X公司乙方（供應(yīng)商）：X公司采購(gòu)內(nèi)容規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）交貨期交貨地點(diǎn)X物資X件10050050,0002024–甲方倉(cāng)庫(kù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)符合GB/TX-標(biāo)準(zhǔn)，提供出廠檢測(cè)報(bào)告驗(yàn)收方式甲方到貨后3個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收，不合格乙方負(fù)責(zé)退換付款方式簽訂合同后支付30%預(yù)付款，到貨驗(yàn)收合格支付60%，質(zhì)保金10%驗(yàn)收合格后12個(gè)月支付違約責(zé)任逾期交貨按日萬(wàn)分之三違約金；質(zhì)量不符乙方承擔(dān)退換貨費(fèi)用及甲方損失簽字蓋章甲方：X公司（蓋章）法定代表人：*日期：2024–乙方：X公司（蓋章）法定代表人：*日期：2024–模板4：供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表供應(yīng)商名稱(chēng)評(píng)估周期評(píng)估日期評(píng)估人：*評(píng)估維度權(quán)重%評(píng)分（0-100）加權(quán)得分質(zhì)量表現(xiàn)309227.6交期表現(xiàn)258822.0成本控制208517.0服務(wù)配合159013.5合作穩(wěn)定性10959.5總分100—89.6評(píng)估等級(jí)：□A級(jí)□B級(jí)□C級(jí)□D級(jí)改進(jìn)建議：______________________________________________________需求部門(mén)確認(rèn)：（簽字）日期：__________采購(gòu)部門(mén)確認(rèn)：（簽字）日期：__________五、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)措施5.1合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：采購(gòu)流程不透明（如未經(jīng)審批的采購(gòu)）、供應(yīng)商圍標(biāo)串標(biāo)、合同條款缺失導(dǎo)致法律糾紛。應(yīng)對(duì)措施：嚴(yán)格執(zhí)行“三重一大”采購(gòu)決策制度（金額≥50萬(wàn)元需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批）；招標(biāo)過(guò)程全程留痕（錄像、書(shū)面記錄），評(píng)標(biāo)專(zhuān)家隨機(jī)抽?。缓贤瑮l款經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核，明確違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式（如仲裁/訴訟）。5.2成本風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)大導(dǎo)致采購(gòu)成本超預(yù)算、供應(yīng)商虛報(bào)價(jià)格。應(yīng)對(duì)措施：建立“價(jià)格信息庫(kù)”，定期收集市場(chǎng)行情（如每月更新鋼材、電子元器件價(jià)格）；對(duì)大額采購(gòu)采用“鎖價(jià)機(jī)制”（合同中約定3個(gè)月內(nèi)價(jià)格不調(diào)整）；詢比價(jià)時(shí)要求供應(yīng)商提供成本構(gòu)成明細(xì)（原材料、人工、管理費(fèi)）。5.3供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：供應(yīng)商因產(chǎn)能不足、自然災(zāi)害等原因斷供，影響生產(chǎn)進(jìn)度。應(yīng)對(duì)措施：對(duì)A類(lèi)物資（核心原材料）開(kāi)發(fā)2-3家備選供應(yīng)商；與戰(zhàn)略供應(yīng)商簽訂“最低供應(yīng)量協(xié)議”，保證緊急需求優(yōu)先滿足；建立安全庫(kù)存（如常用物資維持15天用量），定期盤(pán)點(diǎn)更新。5.4質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：供應(yīng)商偷工減料、以次充好，導(dǎo)致產(chǎn)品不合格或客戶投訴。應(yīng)對(duì)措施：供應(yīng)商準(zhǔn)入時(shí)增加“樣品