行政公文文檔標(biāo)準(zhǔn)化排版編輯規(guī)范操作手冊一、手冊編制目的與適用范圍（一）編制目的為規(guī)范行政公文的排版格式，提升公文的專業(yè)性、嚴(yán)肅性與可讀性，保證公文傳遞信息的準(zhǔn)確性和權(quán)威性，特制定本手冊。本手冊旨在為公文起草、審核、排版人員提供統(tǒng)一、清晰的排版操作指引，減少格式錯誤，提高工作效率。（二）適用范圍本手冊適用于公司、事業(yè)單位、機(jī)關(guān)等組織內(nèi)部及對外發(fā)布的各類行政公文，包括但不限于通知、報告、請示、函、紀(jì)要等。同時適用于使用MicrosoftWord2016及以上版本（或兼容WPS文字軟件）進(jìn)行公文排版的人員。二、標(biāo)準(zhǔn)化排版核心規(guī)范（一）基本原則統(tǒng)一性：同一單位、同一類型的公文排版格式需保持一致，避免因人員差異導(dǎo)致格式不統(tǒng)一。規(guī)范性：嚴(yán)格遵循國家《政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）及單位內(nèi)部公文管理規(guī)定。簡潔性：在保證信息完整的前提下，避免過度裝飾性排版，以清晰傳達(dá)內(nèi)容為核心。實用性：排版需便于閱讀、復(fù)印、存檔及電子化傳輸。（二）通用格式參數(shù)（默認(rèn)值）項目參數(shù)要求頁邊距上：3.7cm；下：3.5cm；左：2.8cm；右：2.6cm頁眉2.5cm（內(nèi)容為公文標(biāo)題或單位名稱，左對齊）頁腳2.5cm（內(nèi)容為頁碼，居中或外側(cè)對齊）行距固定值28磅；單倍行距字符間距標(biāo)準(zhǔn)（必要時可適當(dāng)加寬，但不超過1.5倍）三、分步驟排版操作指南（一）第一步：頁面設(shè)置與基礎(chǔ)格式初始化新建文檔：打開Word/WPS，新建空白文檔，保存時命名規(guī)范為“[發(fā)文單位]-[公文標(biāo)題]-[年份]-[序號]”（如“公司-關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知-2024-001”）。頁邊距設(shè)置：“布局”-“頁邊距”-“自定義邊距”，輸入上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，“確定”。頁眉頁腳設(shè)置：雙擊頁眉區(qū)域，輸入公文標(biāo)題（如“公司文件”）或單位標(biāo)準(zhǔn)簡稱，字體為“仿宋GB2312”，字號“五號”，左對齊；頁腳輸入“第X頁”（共Y頁可選），字體“宋體”，字號“五號”，居中對齊。取消“首頁不同”“奇偶頁不同”選項（如單位有特殊要求除外）。網(wǎng)格設(shè)置：“布局”-“稿紙設(shè)置”-“網(wǎng)格”，選擇“只指定行網(wǎng)格”，行數(shù)“44”，“確定”。（二）第二步：公文標(biāo)題排版規(guī)范字體字號：標(biāo)題使用“小標(biāo)宋簡體”，二號（或根據(jù)單位要求調(diào)整，如“小初號”），不加粗。對齊方式：居中對齊，標(biāo)題行距為“單倍行距”，段前、段后間距各1行（或12磅）。多行標(biāo)題處理：若標(biāo)題過長需分2行以上，保持詞義完整，第二行首字比上一行首字縮進(jìn)2字符，行長不超過上一行長度的1/2。示例：關(guān)于開展2024年度安全生產(chǎn)大檢查工作的通知（公司安全生產(chǎn)委員會辦公室2024年3月1日）注：如需標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)和日期，標(biāo)題下方居中編排，字體為“楷體GB2313”，三號，日期用阿拉伯?dāng)?shù)字。（三）第三步：主送機(jī)關(guān)與排版規(guī)范主送機(jī)關(guān)：頂格編排，后加冒號“：”，字體為“仿宋GB2312”，三號，行距“固定值28磅”。多個主送機(jī)關(guān)之間用逗號“，”分隔，最后一個機(jī)關(guān)后用冒號。示例：公司各部門、各子公司：首行縮進(jìn)2字符（或通過“段落”-“特殊格式”-“首行縮進(jìn)”設(shè)置2字符），字體“仿宋GB2312”，三號，行距“固定值28磅”。結(jié)構(gòu)層次序號：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”，字體依次為“黑體”“楷體GB2313”“仿宋GB2312”“仿宋GB2312”，字號均為三號，序號后不加標(biāo)點（如“一、”后接內(nèi)容）。示例：一、檢查范圍公司所有辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、倉庫及施工現(xiàn)場。（一）辦公區(qū)域包括各部門辦公室、會議室、走廊等，重點檢查用電安全、消防設(shè)施配備情況。（四）第四步：附件說明與附件排版規(guī)范附件說明：在下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號“：”和附件名稱，附件名稱后不加標(biāo)點。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注序號（如“附件：1.X2.X”），字體“仿宋GB2312”，三號，行距“固定值28磅”。示例：附件：1.2024年安全生產(chǎn)檢查評分表2.各部門檢查責(zé)任分工表附件另起一頁編排附件，版頭標(biāo)注“附件1：X”（如“附件1：2024年安全生產(chǎn)檢查評分表”），字體“黑體”，二號，居中對齊，段前段后間距1行。附件內(nèi)容字體“仿宋GB2312”，三號，行距“固定值28磅”，排版規(guī)則參照。（五）第五步：發(fā)文機(jī)關(guān)署名與成文日期排版規(guī)范發(fā)文機(jī)關(guān)署名：在（或附件說明）下空3-5行（或根據(jù)長度調(diào)整）編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，字體“仿宋GB2312”，三號，右空四字對齊。聯(lián)合發(fā)文時，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱按主辦機(jī)關(guān)在前、其他機(jī)關(guān)在后的順序排列，字距適當(dāng)緊縮，保證寬度一致。成文日期：在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，字體“仿宋GB2312”，三號，右空四字對齊，使用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全（如“2024年3月1日”），不編虛位（如“2024-03-01”需改為“2024年3月1日”）。示例：公司辦公室2024年3月1日（六）第六步：印章與頁碼規(guī)范印章加蓋：單一機(jī)關(guān)行文時，印章用紅色，以成文日期為準(zhǔn)，居中壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章上弧距發(fā)文機(jī)關(guān)署名7mm（或“下弧上距2-4mm”）。聯(lián)合行文時，將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個印章下壓成文日期。頁碼設(shè)置：頁碼位于頁腳居中或外側(cè)對齊，字體“宋體”，字號“五號”，頁碼數(shù)字為“-1-”“-2-”格式（或單位要求的格式）。與頁碼之間用一條細(xì)線分隔（可選，根據(jù)單位規(guī)范設(shè)置）。四、常見公文排版模板要素對照表公文要素字體字號行距對齊方式備注頁眉仿宋GB2312五號單倍行距左對齊內(nèi)容為公文標(biāo)題或單位名稱公文標(biāo)題小標(biāo)宋簡體二號單倍行距居中對齊多行標(biāo)題需分詞完整，首行縮進(jìn)2字符主送機(jī)關(guān)仿宋GB2312三號固定值28磅頂格+冒號多機(jī)關(guān)間用逗號分隔仿宋GB2312三號固定值28磅首行縮進(jìn)2字符層次序號規(guī)范，標(biāo)點使用全角附件說明仿宋GB2312三號固定值28磅左空二字+冒號多附件用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注序號發(fā)文機(jī)關(guān)署名仿宋GB2312三號單倍行距右空四字聯(lián)合發(fā)文時機(jī)關(guān)名稱緊縮排列成文日期仿宋GB2312三號單倍行距右空四字使用阿拉伯?dāng)?shù)字，不編虛位頁碼宋體五號單倍行距居中/外側(cè)對齊格式為“-X-”，與用細(xì)線分隔五、操作常見問題與注意事項（一）格式規(guī)范類問題字體錯誤：禁止使用非標(biāo)準(zhǔn)字體（如“宋體”代替“小標(biāo)宋簡體”作標(biāo)題，“黑體”代替“仿宋GB2312”作），需通過“字體”對話框嚴(yán)格核對。解決方法：從單位模板庫調(diào)用標(biāo)準(zhǔn)字體，或提前安裝公文專用字體（如小標(biāo)宋簡體、仿宋GB2312）。行距異常：行距禁止使用“單倍行距”或“1.5倍行距”，必須設(shè)置為“固定值28磅”，避免因字體大小差異導(dǎo)致行距不一致。解決方法：選中全文，“段落”-“行距”-“固定值”，輸入“28磅”。（二）內(nèi)容要素類問題附件說明缺失：公文帶有附件時，必須在下空一行標(biāo)注“附件：X”，否則視為格式不規(guī)范。解決方法：起草時檢查是否有附件，若有，按規(guī)范添加附件說明頁。成文日期格式錯誤：禁止使用“2024.3.1”“2024-03-01”等格式，必須為“2024年3月1日”。解決方法：通過“插入”-“日期和時間”選擇“2024年3月1日”格式，或手動輸入后檢查標(biāo)點符號。（三）排版細(xì)節(jié)類問題頁碼錯誤：禁止頁碼從封面或頁眉開始，必須從第一頁開始編碼，封面、頁眉等不添加頁碼。解決方法：在“插入”-“頁碼”中設(shè)置“首頁不同”，取消封面頁碼。印章位置偏差：印章需端正壓蓋發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，避免歪斜或覆蓋文字。解決方法：打印后手工蓋