IT技術(shù)檔案管理細(xì)則一、總則

IT技術(shù)檔案管理是確保企業(yè)信息資產(chǎn)安全、完整、可追溯的重要環(huán)節(jié)。本細(xì)則旨在規(guī)范IT技術(shù)檔案的收集、整理、存儲、使用和銷毀等全生命周期管理，提高檔案管理效率，滿足業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)創(chuàng)新需求。

二、檔案范圍與分類

（一）檔案范圍

1.IT基礎(chǔ)設(shè)施相關(guān)檔案，包括硬件設(shè)備清單、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D、服務(wù)器配置信息等。

2.軟件系統(tǒng)相關(guān)檔案，包括系統(tǒng)設(shè)計文檔、用戶手冊、源代碼（如適用）等。

3.技術(shù)運(yùn)維相關(guān)檔案，包括故障處理記錄、系統(tǒng)更新日志、安全審計報告等。

4.項目管理相關(guān)檔案，包括項目計劃書、需求文檔、測試報告等。

（二）檔案分類

1.按檔案類型分類：

(1)基礎(chǔ)設(shè)施類；

(2)軟件系統(tǒng)類；

(3)運(yùn)維管理類；

(4)項目管理類。

2.按保管期限分類：

(1)短期檔案（1-3年）；

(2)中期檔案（4-10年）；

(3)長期檔案（10年以上）。

三、檔案管理流程

（一）檔案收集與整理

1.實(shí)施定期收集：

(1)每月15日前完成上月運(yùn)維記錄的收集；

(2)每季度結(jié)束后10個工作日內(nèi)完成項目文檔的收集。

2.整理要求：

(1)檔案命名需規(guī)范，格式為“項目名稱-日期-版本號”；

(2)電子文檔需統(tǒng)一歸檔至指定云存儲或服務(wù)器目錄。

（二）檔案存儲與安全

1.存儲要求：

(1)重要檔案需雙備份，分別存儲于不同物理位置；

(2)磁盤存儲空間需定期檢查，確?？捎眯裕ㄈ缑吭聶z查一次）。

2.安全措施：

(1)限制檔案訪問權(quán)限，僅授權(quán)人員可查看或修改；

(2)對敏感檔案（如源代碼）進(jìn)行加密存儲。

（三）檔案使用與借閱

1.使用流程：

(1)申請：使用者需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門主管審批后執(zhí)行；

(2)借閱：電子檔案可下載，紙質(zhì)檔案需在檔案室閱覽；

(3)歸還：使用完畢后需在2個工作日內(nèi)歸還或刪除電子檔。

2.記錄：每次借閱需記錄使用者、時間及用途。

（四）檔案銷毀

1.銷毀條件：

(1)保管期限屆滿；

(2)檔案內(nèi)容失效或重復(fù)。

2.銷毀流程：

(1)提交《檔案銷毀申請表》，經(jīng)檔案管理部門審批；

(2)紙質(zhì)檔案需在監(jiān)督下銷毀，并記錄銷毀人、時間；

(3)電子檔案需徹底刪除并覆蓋存儲介質(zhì)。

四、責(zé)任與監(jiān)督

（一）職責(zé)分工

1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和監(jiān)督執(zhí)行本細(xì)則；

2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)按時提交相關(guān)檔案；

3.IT運(yùn)維團(tuán)隊負(fù)責(zé)技術(shù)類檔案的維護(hù)。

（二）考核與審計

1.每季度進(jìn)行一次檔案管理自查，形成《檢查報告》；

2.年度由管理層組織檔案管理審計，對不符合項限期整改。

五、附則

本細(xì)則自發(fā)布之日起實(shí)施，由IT部門負(fù)責(zé)解釋。如遇技術(shù)更新，需及時修訂相關(guān)條款。

一、總則

IT技術(shù)檔案管理是確保企業(yè)信息資產(chǎn)安全、完整、可追溯的重要環(huán)節(jié)。本細(xì)則旨在規(guī)范IT技術(shù)檔案的收集、整理、存儲、使用和銷毀等全生命周期管理，提高檔案管理效率，滿足業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)創(chuàng)新需求。

二、檔案范圍與分類

（一）檔案范圍

1.IT基礎(chǔ)設(shè)施相關(guān)檔案，包括但不限于：

-硬件設(shè)備清單：需包含設(shè)備型號、序列號、采購日期、保修期限等信息。

-網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D：需清晰標(biāo)注設(shè)備連接關(guān)系、IP地址分配、帶寬配置等。

-服務(wù)器配置信息：包括CPU、內(nèi)存、存儲、操作系統(tǒng)版本等詳細(xì)參數(shù)。

2.軟件系統(tǒng)相關(guān)檔案，包括但不限于：

-系統(tǒng)設(shè)計文檔：需包含功能模塊劃分、數(shù)據(jù)流程圖、接口說明等。

-用戶手冊：需覆蓋操作指南、常見問題解答、版本更新說明。

-源代碼（如適用）：需按模塊分類，附帶注釋說明關(guān)鍵邏輯。

3.技術(shù)運(yùn)維相關(guān)檔案，包括但不限于：

-故障處理記錄：需記錄故障現(xiàn)象、排查步驟、解決方案、恢復(fù)時間。

-系統(tǒng)更新日志：需包含更新內(nèi)容、執(zhí)行時間、影響范圍、回滾方案。

-安全審計報告：需記錄訪問日志、權(quán)限變更、漏洞修復(fù)情況。

4.項目管理相關(guān)檔案，包括但不限于：

-項目計劃書：需明確項目目標(biāo)、時間節(jié)點(diǎn)、資源分配、風(fēng)險預(yù)案。

-需求文檔：需詳細(xì)描述業(yè)務(wù)需求、功能規(guī)格、性能指標(biāo)。

-測試報告：需包含測試用例、執(zhí)行結(jié)果、缺陷統(tǒng)計、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

（二）檔案分類

1.按檔案類型分類：

(1)基礎(chǔ)設(shè)施類：硬件、網(wǎng)絡(luò)、存儲等文檔；

(2)軟件系統(tǒng)類：設(shè)計、代碼、測試等文檔；

(3)運(yùn)維管理類：故障、安全、監(jiān)控等文檔；

(4)項目管理類：計劃、需求、報告等文檔。

2.按保管期限分類：

(1)短期檔案（1-3年）：日常運(yùn)維記錄、臨時項目文檔；

(2)中期檔案（4-10年）：核心系統(tǒng)文檔、重要項目成果；

(3)長期檔案（10年以上）：關(guān)鍵基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)計、歷史系統(tǒng)源碼（如適用）。

三、檔案管理流程

（一）檔案收集與整理

1.實(shí)施定期收集：

(1)每月15日前完成上月運(yùn)維記錄的收集：

-收集內(nèi)容包括系統(tǒng)日志、告警記錄、性能監(jiān)控數(shù)據(jù)；

-使用統(tǒng)一模板（見附件1）整理，避免信息遺漏。

(2)每季度結(jié)束后10個工作日內(nèi)完成項目文檔的收集：

-確保項目驗(yàn)收后30日內(nèi)提交完整文檔包；

-逾期未提交的，由項目經(jīng)理承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

2.整理要求：

(1)檔案命名需規(guī)范，格式為“項目名稱-日期-版本號”（如：ERP系統(tǒng)-20231115-V1.0）；

(2)電子文檔需統(tǒng)一歸檔至指定云存儲或服務(wù)器目錄，例如：

-共享服務(wù)器路徑：`\\IT-FILES\Projects\[項目名稱]\Documentation\[文檔類型]`；

-云存儲路徑：`drive://company-share/IT-Documents/[項目名稱]/[文檔類型]`。

（二）檔案存儲與安全

1.存儲要求：

(1)重要檔案需雙備份，分別存儲于不同物理位置：

-本地備份：企業(yè)數(shù)據(jù)中心服務(wù)器；

-遠(yuǎn)程備份：異地云存儲服務(wù)（如AWSS3、阿里云OSS）；

(2)磁盤存儲空間需定期檢查，確保可用性（如每月檢查一次）：

-使用命令`df-h`或廠商提供的監(jiān)控工具檢查空間；

-低于20%時需提前預(yù)警并擴(kuò)容。

2.安全措施：

(1)限制檔案訪問權(quán)限，僅授權(quán)人員可查看或修改：

-在權(quán)限管理系統(tǒng)（如ActiveDirectory）中設(shè)置分組權(quán)限；

-敏感文檔（如源代碼）需額外加密，使用AES-256算法；

(2)對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理保護(hù)：

-紙質(zhì)檔案需存放在防火、防潮的檔案柜中；

-電子檔案需定期備份到磁帶等離線介質(zhì)。

（三）檔案使用與借閱

1.使用流程：

(1)申請：使用者需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門主管審批后執(zhí)行：

-表格需包含檔案名稱、用途、借閱時間、預(yù)計歸還時間；

-主管簽字確認(rèn)后提交至檔案管理部門；

(2)借閱：電子檔案可下載，紙質(zhì)檔案需在檔案室閱覽：

-電子檔下載需記錄操作日志；

-紙質(zhì)檔需在檔案管理員陪同下使用，禁止拍照；

(3)歸還：使用完畢后需在2個工作日內(nèi)歸還或刪除電子檔：

-紙質(zhì)檔需清點(diǎn)確認(rèn)；

-電子檔需在系統(tǒng)中標(biāo)記為“已使用完畢”。

2.記錄：每次借閱需記錄使用者、時間及用途：

-使用《檔案借閱登記簿》手動記錄或系統(tǒng)自動生成；

-每月匯總至檔案管理部門存檔。

（四）檔案銷毀

1.銷毀條件：

(1)保管期限屆滿：按分類清單自動觸發(fā)銷毀流程；

(2)檔案內(nèi)容失效或重復(fù)：經(jīng)業(yè)務(wù)部門確認(rèn)后可提前銷毀；

2.銷毀流程：

(1)提交《檔案銷毀申請表》，經(jīng)檔案管理部門審批：

-表格需包含檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、審批人；

-審批通過后安排銷毀；

(2)紙質(zhì)檔案需在監(jiān)督下銷毀，并記錄銷毀人、時間：

-使用碎紙機(jī)粉碎，重要文件需多次碎毀；

-銷毀過程需有兩名見證人簽字；

(3)電子檔案需徹底刪除并覆蓋存儲介質(zhì)：

-使用專業(yè)軟件（如DBAN）擦除數(shù)據(jù)；

-刪除前需通知所有用戶停止使用相關(guān)檔案。

四、責(zé)任與監(jiān)督

（一）職責(zé)分工

1.檔案管理部門負(fù)責(zé)：

-制定和監(jiān)督執(zhí)行本細(xì)則；

-每月組織檔案培訓(xùn)，提升全員意識；

-定期抽查各部門執(zhí)行情況。

2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)：

-按時提交相關(guān)檔案，確保內(nèi)容完整；

-指定專人（如IT專員）對接檔案工作；

-配合完成檔案審計。

3.IT運(yùn)維團(tuán)隊負(fù)責(zé)：

-維護(hù)技術(shù)類檔案的準(zhǔn)確性和時效性；

-提供技術(shù)支持（如文檔數(shù)字化）；

-參與故障記錄的標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）考核與審計

1.每季度進(jìn)行一次檔案管理自查，形成《檢查報告》：

-檢查項包括：文檔完整性、命名規(guī)范、存儲安全等；

-不符合項需制定整改計劃，并在下次自查時驗(yàn)證。

2.年度由管理層組織檔案管理審計，對不符合項限期整改：

-審計范圍覆蓋所有檔案類型和部門；

-審計結(jié)果與績效考核掛鉤。

五、附則

本細(xì)則自發(fā)布之日起實(shí)施，由IT部門負(fù)責(zé)解釋。如遇技術(shù)更新（如新存儲方案、權(quán)限系統(tǒng)），需及時修訂相關(guān)條款，并發(fā)布更新版。

一、總則

IT技術(shù)檔案管理是確保企業(yè)信息資產(chǎn)安全、完整、可追溯的重要環(huán)節(jié)。本細(xì)則旨在規(guī)范IT技術(shù)檔案的收集、整理、存儲、使用和銷毀等全生命周期管理，提高檔案管理效率，滿足業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)創(chuàng)新需求。

二、檔案范圍與分類

（一）檔案范圍

1.IT基礎(chǔ)設(shè)施相關(guān)檔案，包括硬件設(shè)備清單、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D、服務(wù)器配置信息等。

2.軟件系統(tǒng)相關(guān)檔案，包括系統(tǒng)設(shè)計文檔、用戶手冊、源代碼（如適用）等。

3.技術(shù)運(yùn)維相關(guān)檔案，包括故障處理記錄、系統(tǒng)更新日志、安全審計報告等。

4.項目管理相關(guān)檔案，包括項目計劃書、需求文檔、測試報告等。

（二）檔案分類

1.按檔案類型分類：

(1)基礎(chǔ)設(shè)施類；

(2)軟件系統(tǒng)類；

(3)運(yùn)維管理類；

(4)項目管理類。

2.按保管期限分類：

(1)短期檔案（1-3年）；

(2)中期檔案（4-10年）；

(3)長期檔案（10年以上）。

三、檔案管理流程

（一）檔案收集與整理

1.實(shí)施定期收集：

(1)每月15日前完成上月運(yùn)維記錄的收集；

(2)每季度結(jié)束后10個工作日內(nèi)完成項目文檔的收集。

2.整理要求：

(1)檔案命名需規(guī)范，格式為“項目名稱-日期-版本號”；

(2)電子文檔需統(tǒng)一歸檔至指定云存儲或服務(wù)器目錄。

（二）檔案存儲與安全

1.存儲要求：

(1)重要檔案需雙備份，分別存儲于不同物理位置；

(2)磁盤存儲空間需定期檢查，確?？捎眯裕ㄈ缑吭聶z查一次）。

2.安全措施：

(1)限制檔案訪問權(quán)限，僅授權(quán)人員可查看或修改；

(2)對敏感檔案（如源代碼）進(jìn)行加密存儲。

（三）檔案使用與借閱

1.使用流程：

(1)申請：使用者需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門主管審批后執(zhí)行；

(2)借閱：電子檔案可下載，紙質(zhì)檔案需在檔案室閱覽；

(3)歸還：使用完畢后需在2個工作日內(nèi)歸還或刪除電子檔。

2.記錄：每次借閱需記錄使用者、時間及用途。

（四）檔案銷毀

1.銷毀條件：

(1)保管期限屆滿；

(2)檔案內(nèi)容失效或重復(fù)。

2.銷毀流程：

(1)提交《檔案銷毀申請表》，經(jīng)檔案管理部門審批；

(2)紙質(zhì)檔案需在監(jiān)督下銷毀，并記錄銷毀人、時間；

(3)電子檔案需徹底刪除并覆蓋存儲介質(zhì)。

四、責(zé)任與監(jiān)督

（一）職責(zé)分工

1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和監(jiān)督執(zhí)行本細(xì)則；

2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)按時提交相關(guān)檔案；

3.IT運(yùn)維團(tuán)隊負(fù)責(zé)技術(shù)類檔案的維護(hù)。

（二）考核與審計

1.每季度進(jìn)行一次檔案管理自查，形成《檢查報告》；

2.年度由管理層組織檔案管理審計，對不符合項限期整改。

五、附則

本細(xì)則自發(fā)布之日起實(shí)施，由IT部門負(fù)責(zé)解釋。如遇技術(shù)更新，需及時修訂相關(guān)條款。

一、總則

IT技術(shù)檔案管理是確保企業(yè)信息資產(chǎn)安全、完整、可追溯的重要環(huán)節(jié)。本細(xì)則旨在規(guī)范IT技術(shù)檔案的收集、整理、存儲、使用和銷毀等全生命周期管理，提高檔案管理效率，滿足業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)創(chuàng)新需求。

二、檔案范圍與分類

（一）檔案范圍

1.IT基礎(chǔ)設(shè)施相關(guān)檔案，包括但不限于：

-硬件設(shè)備清單：需包含設(shè)備型號、序列號、采購日期、保修期限等信息。

-網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D：需清晰標(biāo)注設(shè)備連接關(guān)系、IP地址分配、帶寬配置等。

-服務(wù)器配置信息：包括CPU、內(nèi)存、存儲、操作系統(tǒng)版本等詳細(xì)參數(shù)。

2.軟件系統(tǒng)相關(guān)檔案，包括但不限于：

-系統(tǒng)設(shè)計文檔：需包含功能模塊劃分、數(shù)據(jù)流程圖、接口說明等。

-用戶手冊：需覆蓋操作指南、常見問題解答、版本更新說明。

-源代碼（如適用）：需按模塊分類，附帶注釋說明關(guān)鍵邏輯。

3.技術(shù)運(yùn)維相關(guān)檔案，包括但不限于：

-故障處理記錄：需記錄故障現(xiàn)象、排查步驟、解決方案、恢復(fù)時間。

-系統(tǒng)更新日志：需包含更新內(nèi)容、執(zhí)行時間、影響范圍、回滾方案。

-安全審計報告：需記錄訪問日志、權(quán)限變更、漏洞修復(fù)情況。

4.項目管理相關(guān)檔案，包括但不限于：

-項目計劃書：需明確項目目標(biāo)、時間節(jié)點(diǎn)、資源分配、風(fēng)險預(yù)案。

-需求文檔：需詳細(xì)描述業(yè)務(wù)需求、功能規(guī)格、性能指標(biāo)。

-測試報告：需包含測試用例、執(zhí)行結(jié)果、缺陷統(tǒng)計、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

（二）檔案分類

1.按檔案類型分類：

(1)基礎(chǔ)設(shè)施類：硬件、網(wǎng)絡(luò)、存儲等文檔；

(2)軟件系統(tǒng)類：設(shè)計、代碼、測試等文檔；

(3)運(yùn)維管理類：故障、安全、監(jiān)控等文檔；

(4)項目管理類：計劃、需求、報告等文檔。

2.按保管期限分類：

(1)短期檔案（1-3年）：日常運(yùn)維記錄、臨時項目文檔；

(2)中期檔案（4-10年）：核心系統(tǒng)文檔、重要項目成果；

(3)長期檔案（10年以上）：關(guān)鍵基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)計、歷史系統(tǒng)源碼（如適用）。

三、檔案管理流程

（一）檔案收集與整理

1.實(shí)施定期收集：

(1)每月15日前完成上月運(yùn)維記錄的收集：

-收集內(nèi)容包括系統(tǒng)日志、告警記錄、性能監(jiān)控數(shù)據(jù)；

-使用統(tǒng)一模板（見附件1）整理，避免信息遺漏。

(2)每季度結(jié)束后10個工作日內(nèi)完成項目文檔的收集：

-確保項目驗(yàn)收后30日內(nèi)提交完整文檔包；

-逾期未提交的，由項目經(jīng)理承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

2.整理要求：

(1)檔案命名需規(guī)范，格式為“項目名稱-日期-版本號”（如：ERP系統(tǒng)-20231115-V1.0）；

(2)電子文檔需統(tǒng)一歸檔至指定云存儲或服務(wù)器目錄，例如：

-共享服務(wù)器路徑：`\\IT-FILES\Projects\[項目名稱]\Documentation\[文檔類型]`；

-云存儲路徑：`drive://company-share/IT-Documents/[項目名稱]/[文檔類型]`。

（二）檔案存儲與安全

1.存儲要求：

(1)重要檔案需雙備份，分別存儲于不同物理位置：

-本地備份：企業(yè)數(shù)據(jù)中心服務(wù)器；

-遠(yuǎn)程備份：異地云存儲服務(wù)（如AWSS3、阿里云OSS）；

(2)磁盤存儲空間需定期檢查，確?？捎眯裕ㄈ缑吭聶z查一次）：

-使用命令`df-h`或廠商提供的監(jiān)控工具檢查空間；

-低于20%時需提前預(yù)警并擴(kuò)容。

2.安全措施：

(1)限制檔案訪問權(quán)限，僅授權(quán)人員可查看或修改：

-在權(quán)限管理系統(tǒng)（如ActiveDirectory）中設(shè)置分組權(quán)限；

-敏感文檔（如源代碼）需額外加密，使用AES-256算法；

(2)對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理保護(hù)：

-紙質(zhì)檔案需存放在防火、防潮的檔案柜中；

-電子檔案需定期備份到磁帶等離線介質(zhì)。

（三）檔案使用與借閱

1.使用流程：

(1)申請：使用者需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門主管審批后執(zhí)行：

-表格需包含檔案名稱、用途、借閱時間、預(yù)計歸還時間；

-主管簽字確認(rèn)后提交至檔案管理部門；

(2)借閱：電子檔案可下載，紙質(zhì)檔案需在檔案室閱覽：

-電子檔下載需記錄操作日志；

-紙質(zhì)檔需在檔案管理員陪同下使用，禁止拍照；

(3)歸還：使用完畢后需在2個工作日內(nèi)歸還或刪除電子檔：

-紙質(zhì)檔需清點(diǎn)確認(rèn)；

-電子檔需在系統(tǒng)中標(biāo)記為“已使用完畢”。

2.記錄：每次借閱需記錄使用者、時間及用途：

-使用《檔案