資金往來收據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司資金往來收據(jù)的管理，規(guī)范資金往來結算行為，確保公司資金安全，維護公司合法權益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及財務管理制度，結合本公司實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構在經(jīng)營活動中涉及的資金往來收據(jù)的開具、使用、保管及核銷等管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：資金往來收據(jù)的管理必須符合國家法律法規(guī)和財務制度的規(guī)定，確保收據(jù)的開具、使用及核銷合法合規(guī)。2.真實性原則：收據(jù)內容必須真實反映資金往來業(yè)務的實際情況，不得虛開、偽造收據(jù)。3.準確性原則：收據(jù)的填寫應準確無誤，包括收款單位、付款單位、金額、日期、用途等信息，避免因填寫錯誤導致財務核算混亂。4.完整性原則：資金往來收據(jù)應妥善保管，確保收據(jù)的開具、使用、保管及核銷等環(huán)節(jié)資料完整，以備查閱和審計。二、收據(jù)的種類及適用范圍（一）種類1.內部收據(jù)：用于公司內部各部門之間、總分公司之間及員工與公司之間的資金往來結算，如員工借款、備用金歸還、內部轉賬等。2.外部收據(jù)：用于公司與外部單位或個人之間的資金往來結算，如收取的押金、保證金、違約金、租金、服務費等。（二）適用范圍1.內部收據(jù)員工因公務需要臨時借款，填寫《借款單》并經(jīng)相關審批流程后，財務部門開具內部收據(jù)作為借款憑證。員工歸還備用金時，財務部門根據(jù)實際歸還金額開具內部收據(jù)，注明“歸還備用金”字樣。公司內部各部門之間因業(yè)務往來發(fā)生的資金劃轉，如總分公司之間的資金調撥、部門之間的費用分攤等，由財務部門開具內部收據(jù)進行結算。2.外部收據(jù)公司出租房屋、設備等資產(chǎn)，向承租方收取租金時，開具外部收據(jù)作為收款憑證。收取客戶的押金、保證金，如合同履行完畢后需退還的，開具外部收據(jù)注明“押金”或“保證金”字樣。因合同糾紛等原因向對方收取的違約金，開具外部收據(jù)作為收入證明。提供勞務服務、技術咨詢等業(yè)務，向客戶收取服務費時，開具外部收據(jù)。三、收據(jù)的開具（一）開具流程1.申請：資金往來業(yè)務發(fā)生后，相關業(yè)務部門或個人應及時填寫《資金往來收據(jù)開具申請表》，詳細注明收款單位、付款單位、金額、用途、收款方式等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.審批：《資金往來收據(jù)開具申請表》提交至財務部門，財務人員對申請內容進行審核，重點審核業(yè)務的真實性、金額的準確性、收款方式的合理性等。審核無誤后，報財務負責人審批簽字。3.開具：經(jīng)審批通過后，財務人員根據(jù)申請表內容開具資金往來收據(jù)。收據(jù)應使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式，一式多聯(lián)，包括存根聯(lián)、收據(jù)聯(lián)、記賬聯(lián)等。開具時應確保字跡清晰、內容完整、印章齊全，各聯(lián)次內容一致。4.交付：收據(jù)開具完成后，財務人員將收據(jù)聯(lián)交付給收款方，并要求收款方在收據(jù)上簽字確認。存根聯(lián)和記賬聯(lián)分別留存，作為記賬和備查的依據(jù)。（二）開具要求1.字跡清晰：收據(jù)上的各項內容應填寫工整、字跡清晰，不得涂改、刮擦、挖補。如填寫錯誤，應重新開具收據(jù)，并在原收據(jù)上注明“作廢”字樣，各聯(lián)次妥善保管。2.內容完整：必須按照規(guī)定填寫收款單位、付款單位、金額（大寫和小寫）、日期、用途、收款方式等信息，不得遺漏或省略。3.印章齊全：收據(jù)應加蓋公司財務專用章或發(fā)票專用章，印章應清晰可辨，不得使用其他印章代替。四、收據(jù)的使用（一）領用登記1.財務部門設立《資金往來收據(jù)領用登記簿》，對收據(jù)的領用人、領用日期、收據(jù)種類、起止號碼、份數(shù)等信息進行詳細登記。2.各部門指定專人負責收據(jù)的領用工作，領用人應在登記簿上簽字確認。每次領用收據(jù)的數(shù)量應根據(jù)實際業(yè)務需要合理確定，原則上不得超過一個月的使用量。（二）使用規(guī)范1.收據(jù)應按編號順序依次使用，不得跳號、拆本使用。如發(fā)現(xiàn)收據(jù)丟失或損壞，應及時報告財務部門，并采取相應的補救措施。2.嚴禁將收據(jù)轉借、轉讓給其他單位或個人使用，不得擅自擴大收據(jù)的使用范圍。3.對于已開具的收據(jù)，應及時進行賬務處理，確保資金收支記錄準確無誤。同時，應定期與相關業(yè)務部門核對資金往來情況，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并進行處理。五、收據(jù)的保管（一）保管責任1.各部門負責本部門領用收據(jù)的保管工作，確保收據(jù)的安全完整。領用人應對所領用的收據(jù)妥善保管，不得丟失、損毀。2.財務部門負責對公司所有資金往來收據(jù)的保管情況進行監(jiān)督檢查，定期對收據(jù)的使用和保管情況進行盤點核對。（二）保管期限1.已開具的收據(jù)存根聯(lián)和記賬聯(lián)應按照會計檔案管理的規(guī)定進行保管，保管期限為[X]年。保管期滿后，經(jīng)公司領導批準，方可按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.在保管期限內，收據(jù)存根聯(lián)和記賬聯(lián)應妥善存放，便于查閱和審計。如有需要，應及時提供給相關部門或人員進行查詢。（三）保管要求1.收據(jù)應存放在安全可靠的地方，防止受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。同時，應注意防火、防盜，確保收據(jù)的安全。2.對于電子收據(jù)，應定期進行備份，并妥善保管備份數(shù)據(jù)。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，如光盤、硬盤等，并分別存放于不同的地點。六、收據(jù)的核銷（一）核銷流程1.業(yè)務完成后，相關業(yè)務部門或個人應及時將已開具的收據(jù)存根聯(lián)交回財務部門進行核銷。交回時，應填寫《資金往來收據(jù)核銷申請表》，注明收據(jù)號碼、收款金額、收款日期、業(yè)務內容等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.財務人員對交回的收據(jù)存根聯(lián)進行審核，核對收據(jù)號碼、收款金額、收款日期、業(yè)務內容等信息與記賬聯(lián)是否一致，同時檢查收據(jù)是否按規(guī)定開具、使用。審核無誤后，在《資金往來收據(jù)核銷申請表》上簽字確認，并將收據(jù)存根聯(lián)與記賬聯(lián)進行核對后裝訂成冊。3.對于因特殊原因無法交回收據(jù)存根聯(lián)的情況，業(yè)務部門或個人應提供相關證明材料，如對方出具的收款證明、銀行轉賬記錄等，并經(jīng)財務部門審核批準后，方可進行核銷。（二）核銷要求1.收據(jù)存根聯(lián)應與記賬聯(lián)逐一核對，確保金額、日期、業(yè)務內容等信息一致。如發(fā)現(xiàn)不一致的情況，應及時查明原因并進行調整。2.核銷后的收據(jù)存根聯(lián)應按照編號順序裝訂成冊，并在封面上注明年度、月份、收據(jù)種類、起止號碼、份數(shù)等信息，由專人負責保管。3.財務部門應定期對收據(jù)的核銷情況進行統(tǒng)計分析，檢查收據(jù)的使用是否規(guī)范、核銷是否及時準確。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施進行整改。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.財務部門應定期對資金往來收據(jù)的管理情況進行自查，檢查收據(jù)的開具、使用、保管及核銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時進行整改。2.公司審計部門應定期對資金往來收據(jù)的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查收據(jù)的使用是否合規(guī)、財務核算是否準確、內部控制制度是否有效執(zhí)行等。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）外部檢查1.接受國家有關部門、稅務機關、審計機關等的監(jiān)督檢查，如實提供資金往來收據(jù)的相關資料，積極配合檢查工作。2.對于外部檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并將整改情況報告公司領導。同時，應分析問題產(chǎn)生的原因，完善相關管理制度，防止類似問題再次發(fā)生。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自開具、使用資金往來收據(jù)的。2.虛開、偽造資金往來收據(jù)的。3.轉借、轉讓資金往來收據(jù)給其他單位或個人使用的。4.未按規(guī)定保管資金往來收據(jù)，導致收據(jù)丟失、損毀的。5.未按規(guī)定進行收據(jù)核銷，造成財務核算混亂的。（二）處理措施1.對于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等。2.