公司實名管理辦法一、總則（一）目的為加強公司管理，規(guī)范公司員工及相關人員實名信息管理，保障公司合法權益，維護正常運營秩序，依據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工、與公司有業(yè)務往來的供應商、客戶、合作伙伴等相關人員的實名信息管理。（三）基本原則1.真實性原則：所有實名信息必須真實、準確，不得提供虛假或偽造信息。2.合法性原則：實名信息管理應符合國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范要求。3.保密性原則：對實名信息嚴格保密，防止信息泄露。4.必要性原則：僅收集與公司業(yè)務相關的必要實名信息。二、實名信息內(nèi)容（一）員工實名信息1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、民族、籍貫、政治面貌等。2.聯(lián)系方式：手機號碼、電子郵箱、家庭住址等。3.入職信息：入職時間、所在部門、職位、勞動合同期限等。4.其他信息：如緊急聯(lián)系人信息等。（二）供應商實名信息1.企業(yè)基本信息：企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人姓名、注冊地址、經(jīng)營范圍等。2.聯(lián)系方式：聯(lián)系人姓名、手機號碼、電子郵箱、聯(lián)系地址等。3.資質(zhì)信息：營業(yè)執(zhí)照副本復印件、稅務登記證復印件、組織機構代碼證復印件（已辦理三證合一的提供營業(yè)執(zhí)照副本復印件）、相關行業(yè)資質(zhì)證書復印件等。（三）客戶實名信息1.個人客戶信息：姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式、地址等。2.企業(yè)客戶信息：企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人姓名、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式、注冊地址、經(jīng)營范圍等。（四）合作伙伴實名信息1.合作方基本信息：合作方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人姓名、注冊地址、經(jīng)營范圍等。2.聯(lián)系方式：聯(lián)系人姓名、手機號碼、電子郵箱、聯(lián)系地址等。3.合作協(xié)議相關信息：合作項目名稱、合作期限、合作內(nèi)容、雙方權利義務等。三、實名信息收集（一）收集流程1.員工入職：新員工入職時，人力資源部門負責收集員工實名信息，發(fā)放并指導填寫《員工實名信息登記表》，員工需如實填寫相關信息，并簽字確認。人力資源部門對收集的信息進行審核，確保信息準確無誤后錄入公司信息管理系統(tǒng)。2.業(yè)務往來：對于供應商、客戶、合作伙伴等相關人員，在首次建立業(yè)務關系時，由業(yè)務部門負責收集其實名信息。業(yè)務部門應向?qū)Ψ秸f明收集信息的目的、用途及相關保密規(guī)定，發(fā)放并指導填寫相應的實名信息登記表。對方填寫完畢后，業(yè)務部門進行初步審核，審核通過后將信息提交至公司信息管理部門進行統(tǒng)一管理。（二）收集要求1.收集的實名信息應完整、準確，不得遺漏關鍵信息。2.對于身份證號碼、統(tǒng)一社會信用代碼等重要信息，應進行驗證，確保信息真實有效。3.收集過程中應尊重相關人員的意愿，不得強迫提供信息。四、實名信息驗證（一）驗證方式1.內(nèi)部驗證：公司信息管理部門對收集的實名信息進行內(nèi)部驗證，通過與員工檔案、業(yè)務記錄等進行比對，核實信息的準確性。2.外部驗證：對于部分重要信息，如身份證號碼、統(tǒng)一社會信用代碼等，可通過政府相關部門網(wǎng)站、第三方征信機構等進行外部驗證。（二）驗證頻率1.對于新入職員工及新建立業(yè)務關系的供應商、客戶、合作伙伴等相關人員，在信息收集后應及時進行驗證。2.定期對已有的實名信息進行抽檢驗證，確保信息的持續(xù)準確性。（三）驗證結果處理1.驗證通過的實名信息，繼續(xù)保留在公司信息管理系統(tǒng)中。2.驗證不通過的實名信息，信息管理部門應及時通知相關部門或人員進行更正。如相關人員拒絕更正或提供虛假信息，公司有權采取相應措施，如終止業(yè)務關系等。五、實名信息存儲（一）存儲方式1.公司采用電子存儲方式，將實名信息存儲在公司信息管理系統(tǒng)中。信息管理系統(tǒng)應具備完善的安全防護措施，確保信息存儲安全。2.對于重要的紙質(zhì)實名信息文件，應進行分類歸檔，存放在安全的檔案柜中，并指定專人負責保管。（二）存儲期限1.員工實名信息存儲期限為自員工離職后[X]年，以滿足勞動法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理的相關要求。2.供應商、客戶、合作伙伴等相關人員實名信息存儲期限為自業(yè)務關系終止后[X]年，以便在需要時進行查詢和追溯。（三）存儲安全管理1.信息管理系統(tǒng)應設置不同的用戶權限，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問和修改實名信息。2.定期對信息管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應存儲在安全的異地存儲設備中。3.加強對檔案柜等存儲設施的安全管理，防止紙質(zhì)信息文件被盜、被篡改或丟失。六、實名信息使用（一）使用范圍1.公司內(nèi)部使用：實名信息主要用于公司人力資源管理、業(yè)務運營、財務管理、客戶服務等內(nèi)部工作需要。2.外部使用：在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，經(jīng)相關人員同意，實名信息可用于與業(yè)務合作伙伴進行溝通、開展聯(lián)合項目、履行合同義務等外部業(yè)務活動。（二）使用流程1.公司內(nèi)部使用實名信息時，使用部門應填寫《實名信息使用申請表》，注明使用目的、使用期限、使用范圍等內(nèi)容，經(jīng)部門負責人審批后提交至信息管理部門。信息管理部門根據(jù)審批意見，在信息管理系統(tǒng)中進行相應操作，確保信息使用符合規(guī)定。2.公司外部使用實名信息時，除填寫《實名信息使用申請表》外，還需獲得相關人員的書面同意。信息管理部門在審核同意后，按照規(guī)定的使用范圍和期限提供信息，并做好記錄。（三）使用要求1.實名信息的使用應嚴格遵循收集目的，不得超出規(guī)定范圍使用。2.在使用實名信息過程中，應采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.對于涉及個人隱私的實名信息，未經(jīng)相關人員同意，不得擅自公開或提供給第三方。七、實名信息變更（一）變更情形1.員工個人信息發(fā)生變更，如姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址等。2.供應商、客戶、合作伙伴等相關人員基本信息、聯(lián)系方式、合作協(xié)議等發(fā)生變更。（二）變更流程1.相關人員應及時向公司相應部門提交《實名信息變更申請表》，注明變更事項及變更后的信息內(nèi)容。2.提交部門對變更申請進行初審，核實變更信息的真實性和必要性。初審通過后，將申請?zhí)峤恢列畔⒐芾聿块T。3.信息管理部門對變更申請進行審核，審核通過后在信息管理系統(tǒng)中進行信息變更，并更新相關檔案資料。（三）變更驗證對于涉及重要信息的變更，如身份證號碼、統(tǒng)一社會信用代碼等，信息管理部門應按照本辦法第四章的規(guī)定進行驗證，確保變更后的信息準確無誤。八、實名信息刪除（一）刪除情形1.員工離職且存儲期限已滿，按照本辦法規(guī)定需刪除員工實名信息。2.供應商、客戶、合作伙伴等相關人員業(yè)務關系終止且存儲期限已滿，需刪除其實名信息。3.經(jīng)相關人員書面申請，公司審核同意后刪除其實名信息。4.因信息錯誤或其他原因，經(jīng)核實后需刪除的實名信息。（二）刪除流程1.由信息管理部門根據(jù)上述刪除情形，提出實名信息刪除申請，填寫《實名信息刪除申請表》，注明刪除對象、刪除原因、刪除時間等內(nèi)容。2.《實名信息刪除申請表》經(jīng)部門負責人審核、公司分管領導審批后，信息管理部門按照規(guī)定的刪除方式進行操作。3.對于電子存儲的實名信息，應在信息管理系統(tǒng)中進行徹底刪除，并做好刪除記錄。對于紙質(zhì)實名信息文件，應進行銷毀處理，并記錄銷毀時間、地點、參與人員等信息。九、實名信息保密與安全（一）保密措施1.公司與接觸實名信息的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務和責任。2.對實名信息的訪問實行權限管理，嚴格限制知悉范圍，只有因工作需要的人員才能訪問相關信息。3.在辦公場所，對涉及實名信息的文件、資料等應妥善保管，防止在非工作時間被無關人員獲取。4.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，防止因員工疏忽導致信息泄露。（二）安全管理1.信息管理部門應定期對信息管理系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時修復系統(tǒng)漏洞，防止黑客攻擊、病毒感染等安全事件發(fā)生。2.對存儲實名信息的服務器、存儲設備等硬件設施進行定期巡檢，確保設備正常運行。3.制定信息安全應急預案，如發(fā)生信息泄露事件，應立即啟動應急預案，采取相應措施進行處理，降低損失，并及時向相關部門報告。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設立專門的監(jiān)督部門，負責對實名信息管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.實名信息收集、驗證、存儲、使用、變更、刪除等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.信息管理系統(tǒng)的安全防護措施是否有效，是否存在信息泄露風險。3.相關人員是否履行保密義務，是否存在違規(guī)使用實名信息的行為。（三）檢查頻率監(jiān)督部門定期對實名信息管理工作進行全面檢查，每[X]年至少進行一次專項檢查。對于重點環(huán)節(jié)和關鍵崗位，可進行不定期抽查。（四）檢查結果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門應及時下達整改通知書，