管理辦法發(fā)文格總則目的本管理辦法旨在規(guī)范公司/組織內(nèi)部各類文件的發(fā)文格式，確保文件的規(guī)范性、嚴肅性和一致性，提高文件處理效率和質量，促進公司/組織各項工作的順利開展。適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部所有正式文件的發(fā)文，包括但不限于通知、報告、請示、批復、規(guī)定、制度等。基本原則1.合法性原則：發(fā)文格式應符合國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準的要求。2.規(guī)范性原則：嚴格按照統(tǒng)一的格式模板進行文件制作，確保文件內(nèi)容結構清晰、排版整齊。3.準確性原則：文件信息準確無誤，語言表達嚴謹規(guī)范，避免歧義。4.時效性原則：及時、高效地完成文件的起草、審核、簽發(fā)和發(fā)布，確保文件的時效性。發(fā)文格式要求頁面設置1.紙張大小：一般采用A4紙（210mm×297mm）。2.頁邊距：上、下頁邊距各為2.54cm，左、右頁邊距各為3.17cm。3.頁眉頁腳：頁眉內(nèi)容一般為公司/組織名稱，字號為小五，居中顯示；頁腳內(nèi)容為頁碼，字號為小五，居右顯示。字體字號1.標題：一般采用二號宋體加粗，居中顯示。標題應簡潔明了，準確概括文件主題。2.正文：一般采用三號仿宋體，行距為固定值28磅。正文應條理清晰，邏輯嚴密，語言通順。3.一級標題：一般采用三號黑體加粗，序號為“一、”，獨占一行，末尾不加標點符號。4.二級標題：一般采用小三號黑體加粗，序號為“（一）”，獨占一行，末尾不加標點符號。5.三級標題：一般采用四號黑體加粗，序號為“1.”，與正文內(nèi)容接排，末尾不加標點符號。6.四級標題：一般采用小四號宋體加粗，序號為“（1）”，與正文內(nèi)容接排，末尾不加標點符號。段落格式1.首行縮進：正文段落首行應縮進2個字符。2.行距：除標題外，正文行距一般為固定值28磅。根據(jù)內(nèi)容多少，可適當調整行距，但不得小于22磅。3.對齊方式：正文內(nèi)容應兩端對齊，標點符號應符合中文排版規(guī)范。編號規(guī)則1.文號：文號由發(fā)文機關代字、年份、序號組成。年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。例如：〔2023〕1號。文號一般位于文件首頁右上角。2.標題編號：標題編號應按照“一、（一）1.（1）”的順序依次排列，編號與標題之間空一格。3.正文編號：正文編號應按照“1.（1）①”的順序依次排列，編號與正文內(nèi)容之間空一格。發(fā)文日期發(fā)文日期以文件簽發(fā)日期為準，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。發(fā)文日期一般位于文件落款處，右空四字。印章1.印章使用：公司/組織對外發(fā)出的正式文件，應加蓋公司/組織公章。印章應端正、清晰地蓋在發(fā)文日期上，上不壓正文，下騎年蓋月。2.印章管理：公司/組織應指定專人負責印章的保管和使用，嚴格執(zhí)行印章使用審批制度。印章使用前，應填寫《印章使用登記表》，經(jīng)相關領導審批后，方可蓋章。發(fā)文流程起草1.明確發(fā)文目的：發(fā)文部門應根據(jù)工作需要，明確文件的發(fā)文目的、主題和主要內(nèi)容。2.收集相關資料：起草人員應收集與文件主題相關的法律法規(guī)、政策文件、業(yè)務資料等，確保文件內(nèi)容的準確性和合法性。3.撰寫文件初稿：起草人員應按照發(fā)文格式要求，認真撰寫文件初稿，確保文件內(nèi)容完整、邏輯清晰、語言通順。4.征求意見：文件初稿完成后，起草人員應征求相關部門和人員的意見，對文件內(nèi)容進行修改完善。審核1.部門審核：發(fā)文部門負責人應對文件初稿進行審核，重點審核文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求，是否與公司/組織的工作目標和任務相一致，是否存在邏輯錯誤和語言表達問題等。2.法務審核：涉及法律事務的文件，應提交法務部門進行審核，確保文件內(nèi)容符合法律法規(guī)的要求。3.領導審核：文件經(jīng)部門審核和法務審核后，應提交公司/組織領導進行審核。領導應重點審核文件的必要性、可行性和合法性，對文件內(nèi)容進行把關。簽發(fā)1.簽發(fā)權限：文件經(jīng)審核通過后，應按照公司/組織的發(fā)文審批權限進行簽發(fā)。一般文件由部門負責人簽發(fā)；重要文件由公司/組織領導簽發(fā)。2.簽發(fā)流程：簽發(fā)人應認真閱讀文件內(nèi)容，對文件的準確性、完整性和規(guī)范性進行審核，確認無誤后，在文件簽發(fā)欄簽字蓋章。編號與排版1.編號：文件簽發(fā)后，辦公室應按照文號編制規(guī)則為文件編號，并將文號填寫在文件首頁右上角。2.排版：辦公室應按照發(fā)文格式要求對文件進行排版，確保文件格式規(guī)范、排版整齊。印制與分發(fā)1.印制：文件排版完成后，辦公室應將文件發(fā)送至指定的印刷部門進行印制。印刷部門應按照文件排版要求進行印制，確保文件質量。2.分發(fā)：文件印制完成后，辦公室應按照文件發(fā)放范圍進行分發(fā)。分發(fā)時，應填寫《文件發(fā)放登記表》，注明文件名稱、文號、發(fā)放部門、發(fā)放日期等信息，并由收件人簽字確認。發(fā)文歸檔歸檔范圍公司/組織內(nèi)部所有正式文件均應進行歸檔，包括文件的初稿、審核稿、簽發(fā)稿、印制稿等。歸檔要求1.整理分類：歸檔文件應按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進行整理分類，確保文件排列有序。2.裝訂成冊：歸檔文件應按照一定的順序裝訂成冊，便于查閱和保管。3.編制目錄：歸檔文件應編制目錄，注明文件名稱、文號、日期、保管期限等信息，以便于查找和利用。4.電子歸檔：除紙質文件歸檔外，還應進行電子文件歸檔。電子文件應按照相關標準進行整理和存儲，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。保管期限歸檔文件的保管期限應根據(jù)文件的性質、重要程度、查閱利