共享密碼管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織內(nèi)共享密碼的管理，確保信息安全，防止因密碼共享導(dǎo)致的信息泄露、系統(tǒng)受損等風(fēng)險，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及共享密碼的業(yè)務(wù)活動、系統(tǒng)操作及人員。包括但不限于員工之間因工作協(xié)作需要共享的辦公軟件密碼、業(yè)務(wù)系統(tǒng)登錄密碼、數(shù)據(jù)庫訪問密碼等。（三）基本原則1.最小化共享原則：嚴(yán)格控制共享密碼的范圍和使用場景，僅在必要的情況下進(jìn)行共享，且共享數(shù)量應(yīng)減至最少。2.授權(quán)明確原則：共享密碼必須經(jīng)過明確的授權(quán)流程，確保共享行為符合規(guī)定且具有正當(dāng)性。3.安全審計原則：對共享密碼的使用進(jìn)行定期審計，以便及時發(fā)現(xiàn)和處理潛在的安全問題。4.保密性原則：共享密碼的相關(guān)信息應(yīng)嚴(yán)格保密，防止密碼被非法獲取或?yàn)E用。二、共享密碼的定義與分類（一）定義共享密碼是指由公司/組織內(nèi)特定人員出于工作需要，將其個人所擁有的用于訪問特定系統(tǒng)、資源或執(zhí)行特定操作的密碼，提供給其他人員共同使用的情況。（二）分類1.辦公軟件共享密碼：如共享的企業(yè)郵箱密碼、在線文檔協(xié)作平臺密碼等，用于團(tuán)隊(duì)成員共同處理辦公文檔、收發(fā)郵件等工作。2.業(yè)務(wù)系統(tǒng)共享密碼：涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)登錄密碼，如客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（CRM）、企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)（ERP）等，供相關(guān)業(yè)務(wù)人員在特定業(yè)務(wù)場景下協(xié)同操作使用。3.數(shù)據(jù)庫共享密碼：用于訪問公司/組織數(shù)據(jù)庫的密碼，以便數(shù)據(jù)分析人員、開發(fā)人員等獲取必要的數(shù)據(jù)進(jìn)行工作，但需嚴(yán)格控制權(quán)限和使用范圍。三、共享密碼的申請與審批（一）申請流程1.申請人填寫申請表：申請人需詳細(xì)填寫《共享密碼申請表》，內(nèi)容包括共享密碼的用途、涉及的系統(tǒng)或資源名稱、預(yù)計共享期限、共享人員名單及聯(lián)系方式等。2.提交申請：將填好的申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。（二）審批流程1.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求，對申請的必要性、共享范圍及期限等進(jìn)行審核。如認(rèn)為申請合理，簽署審核意見后提交至信息安全管理部門。2.信息安全管理部門審批：信息安全管理部門從信息安全角度出發(fā)，對共享密碼可能帶來的風(fēng)險進(jìn)行評估。若風(fēng)險可控，批準(zhǔn)申請，并將審批結(jié)果反饋給申請人及相關(guān)部門。對于涉及重要系統(tǒng)或高敏感信息的共享密碼申請，信息安全管理部門可能會要求進(jìn)一步提供安全措施方案，如加密傳輸、定期更換密碼等，經(jīng)審核通過后方可批準(zhǔn)。（三）特殊情況處理對于緊急情況下需要立即共享密碼的情況，申請人可通過電話或其他即時通訊工具向部門負(fù)責(zé)人說明情況，經(jīng)口頭同意后先進(jìn)行共享操作，但需在事后[X]個工作日內(nèi)補(bǔ)辦完整的申請審批手續(xù)。四、共享密碼的使用規(guī)范（一）專人專用原則共享密碼應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)使用和管理，避免多人混用導(dǎo)致密碼泄露風(fēng)險增加。使用人員應(yīng)妥善保管密碼，不得隨意告知他人。（二）使用記錄與審計1.使用記錄：共享密碼的使用人員應(yīng)詳細(xì)記錄每次使用的時間、操作內(nèi)容等信息，以便后續(xù)審計和追溯。記錄可采用電子表格或?qū)ｉT的日志系統(tǒng)進(jìn)行保存。2.定期審計：信息安全管理部門定期對共享密碼的使用記錄進(jìn)行審計，檢查是否存在異常操作或違規(guī)使用情況。審計周期為每[X]月一次，對于高風(fēng)險的共享密碼，審計頻率可適當(dāng)增加。（三）密碼更換1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求和安全要求，定期更換共享密碼。更換周期一般為每[X]月一次，但對于涉及重要業(yè)務(wù)或高風(fēng)險場景的共享密碼，更換周期應(yīng)縮短至每[X]周一次。2.密碼更換時，應(yīng)提前通知所有共享人員，并確保新密碼的妥善傳遞和正確使用。（四）禁止行為1.嚴(yán)禁將共享密碼用于申請審批范圍以外的其他用途。2.不得在不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用共享密碼，如公共無線網(wǎng)絡(luò)等，以防密碼被竊取。3.禁止私自修改共享密碼的相關(guān)配置或權(quán)限，確保密碼使用的合規(guī)性和安全性。五、共享密碼的安全保護(hù)措施（一）加密傳輸對于通過網(wǎng)絡(luò)傳輸共享密碼相關(guān)信息的情況，應(yīng)采用加密技術(shù)進(jìn)行保護(hù)，如使用SSL/TLS協(xié)議對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，防止密碼在傳輸過程中被竊取。（二）存儲安全1.共享密碼如需存儲在系統(tǒng)中，應(yīng)進(jìn)行加密存儲，采用強(qiáng)加密算法對密碼進(jìn)行加密處理，確保即使數(shù)據(jù)存儲設(shè)備被盜取，密碼也不會被輕易破解。2.存儲共享密碼的服務(wù)器應(yīng)具備完善的訪問控制機(jī)制，嚴(yán)格限制只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問存儲密碼的數(shù)據(jù)庫或文件。（三）安全培訓(xùn)1.對涉及共享密碼使用的人員進(jìn)行定期的信息安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能，使其了解共享密碼管理的重要性及相關(guān)安全風(fēng)險。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括密碼安全知識、共享密碼使用規(guī)范、應(yīng)急處理流程等，確保使用人員能夠正確、安全地使用共享密碼。（四）應(yīng)急響應(yīng)1.制定共享密碼安全事件應(yīng)急預(yù)案，明確在密碼泄露、被盜用等安全事件發(fā)生時的應(yīng)急處理流程。2.一旦發(fā)生安全事件，應(yīng)立即采取措施，如更改共享密碼、通知相關(guān)人員、進(jìn)行調(diào)查和損失評估等，并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)和信息安全管理部門報告。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對共享密碼的管理情況進(jìn)行檢查，包括申請審批流程的執(zhí)行情況、使用規(guī)范的遵守情況、安全保護(hù)措施的落實(shí)情況等。2.監(jiān)督小組可通過查閱文檔記錄、訪談相關(guān)人員、技術(shù)檢測等方式進(jìn)行檢查，并形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。（二）違規(guī)處理1.對于違反本管理辦法的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、暫停或取消共享密碼使用權(quán)限、解除勞動合同等。2.對于因共享密碼管理不善導(dǎo)致公司/組織信息泄露、遭受經(jīng)濟(jì)損失或其他嚴(yán)重后果的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、附則（一）