印信管理辦法責(zé)任一、總則（一）目的為加強公司印信管理，規(guī)范印信使用流程，明確印信管理責(zé)任，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在工作中涉及印信使用的相關(guān)活動。（三）定義1.印信：指公司正式對外使用的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章、部門章等。2.印信使用：指在各類文件、合同、協(xié)議、報表、信函等材料上加蓋印信的行為。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：印信管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司印信使用合法合規(guī)。2.專人專管原則：設(shè)立專門的印信管理崗位，由專人負(fù)責(zé)印信的保管、使用和登記工作。3.審批規(guī)范原則：印信使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，明確審批權(quán)限和責(zé)任，確保印信使用的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。4.安全保密原則：加強印信保管的安全措施，防止印信被盜用、冒用或丟失，確保公司信息安全。二、印信的種類及用途（一）公司公章1.用途：代表公司對外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任，用于各類重要文件、合同、協(xié)議、報表、信函等的簽署。2.適用范圍：公司對外發(fā)布的正式文件、與外部單位簽訂的合同協(xié)議、向政府部門報送的重要資料等。（二）合同專用章1.用途：專門用于公司簽訂各類經(jīng)濟合同，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.適用范圍：公司與供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等簽訂的各類采購合同、銷售合同、服務(wù)合同等。（三）財務(wù)專用章1.用途：用于公司財務(wù)核算、資金收付、稅務(wù)申報等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，確保財務(wù)工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.適用范圍：公司的各類財務(wù)報表、記賬憑證、發(fā)票、支票、匯票等財務(wù)文件的加蓋。（四）法定代表人章1.用途：代表公司法定代表人行使權(quán)力，用于特定的財務(wù)文件、授權(quán)委托書等。2.適用范圍：公司法定代表人授權(quán)他人辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時，在授權(quán)委托書上加蓋法定代表人章；以及按照財務(wù)制度規(guī)定，在特定財務(wù)文件上加蓋法定代表人章。（五）部門章1.用途：用于各部門內(nèi)部文件的流轉(zhuǎn)、通知發(fā)布、業(yè)務(wù)聯(lián)系等，代表部門行使一定的管理職能。2.適用范圍：各部門自行印發(fā)的內(nèi)部文件、工作聯(lián)系函、業(yè)務(wù)報表等，但不得用于對外簽訂合同、協(xié)議等重要文件。三、印信的刻制與啟用（一）刻制1.公司印信的刻制必須由公司指定的部門統(tǒng)一辦理，并按照國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，到公安機關(guān)指定的刻章單位進行刻制。2.申請刻制印信時，需填寫《印信刻制申請表》，詳細(xì)注明印信名稱、規(guī)格、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。3.刻制完成后，刻章單位應(yīng)將印信交付公司指定的印信管理人員，并提供印模備案。印信管理人員應(yīng)對印信進行仔細(xì)核對，確保印信的內(nèi)容、規(guī)格、材質(zhì)等符合要求。（二）啟用1.新刻制的印信啟用前，必須進行登記備案。印信管理人員應(yīng)填寫《印信啟用登記表》，詳細(xì)記錄印信名稱、啟用日期、啟用范圍、保管人等信息，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.印信啟用時，應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確印信的使用范圍、審批流程等相關(guān)規(guī)定，確保公司員工知曉并遵守。3.新印信啟用后，原印信如有變更或廢止，應(yīng)及時辦理相關(guān)手續(xù)，并按照規(guī)定進行封存或銷毀。四、印信的保管（一）保管人員1.公司設(shè)立專門的印信管理崗位，配備專職印信管理人員，負(fù)責(zé)印信的日常保管工作。2.印信管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印信管理流程，嚴(yán)格遵守保密制度。（二）保管要求1.印信應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印信保管箱內(nèi)，實行雙人保管制度，鑰匙分別由印信管理人員和公司指定的負(fù)責(zé)人持有。2.印信保管場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全措施，確保印信的安全存放。3.印信管理人員應(yīng)定期對印信進行檢查和維護，如發(fā)現(xiàn)印信有損壞、變形、模糊等情況，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并按照規(guī)定進行更換或修復(fù)。（三）保管責(zé)任1.印信管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印信保管制度，不得擅自將印信轉(zhuǎn)借他人或帶出公司辦公場所。2.如因工作需要臨時外出，印信管理人員應(yīng)將印信交公司指定的負(fù)責(zé)人代為保管，并辦理交接手續(xù)。3.因保管不善導(dǎo)致印信丟失、被盜用、冒用等情況，印信管理人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并及時采取措施進行補救，如向公安機關(guān)報案、通知相關(guān)單位停止使用等。同時，公司將視情節(jié)輕重，對責(zé)任人給予相應(yīng)的紀(jì)律處分或法律追究。五、印信的使用（一）使用流程1.申請：使用印信時，需填寫《印信使用申請表》，詳細(xì)注明使用部門、使用日期、印信名稱、文件名稱、文件編號、文件內(nèi)容摘要、使用份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批：《印信使用申請表》按照公司規(guī)定的審批權(quán)限，依次提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，申請表上應(yīng)加蓋審批人的印章或簽字。3.登記：印信管理人員在使用印信前，應(yīng)對《印信使用申請表》進行認(rèn)真審核，確認(rèn)無誤后，按照申請表上的要求進行印信使用登記。登記內(nèi)容包括使用日期、印信名稱、文件名稱、文件編號、使用份數(shù)、申請人、審批人等信息。4.用印：印信管理人員應(yīng)在申請人在場的情況下，按照審批后的文件內(nèi)容和要求，在指定位置加蓋印信，并確保印信清晰、端正、完整。5.歸檔：印信使用完畢后，印信管理人員應(yīng)將《印信使用申請表》、相關(guān)文件原件或復(fù)印件等資料進行整理歸檔，妥善保管，以備查閱。（二）使用權(quán)限1.公司公章的使用必須經(jīng)過公司法定代表人或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人審批。2.合同專用章的使用必須經(jīng)過公司合同管理部門負(fù)責(zé)人和公司法定代表人或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人審批。3.財務(wù)專用章的使用必須經(jīng)過公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司法定代表人或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人審批。4.法定代表人章的使用必須經(jīng)過公司法定代表人或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人審批。5.部門章的使用必須經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審批。（三）使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印信。2.如因工作需要必須在空白文件上加蓋印信，應(yīng)在加蓋印信前填寫文件內(nèi)容，并經(jīng)審批后使用。同時，應(yīng)嚴(yán)格控制空白文件的發(fā)放數(shù)量，并做好登記和回收工作。3.印信使用應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的用途和范圍進行，不得擅自擴大使用范圍或用于其他未經(jīng)批準(zhǔn)的事項。4.如遇特殊情況需要緊急使用印信，無法按照正常審批流程辦理的，應(yīng)先電話請示公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，并在事后及時補辦審批手續(xù)。六、印信的停用與銷毀（一）停用1.因公司機構(gòu)調(diào)整、名稱變更、業(yè)務(wù)終止等原因，導(dǎo)致印信不再使用時，應(yīng)及時辦理印信停用手續(xù)。2.印信管理人員應(yīng)填寫《印信停用申請表》，詳細(xì)注明印信名稱、停用原因、停用日期等信息，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.印信停用后，應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布停用通知，明確印信已停止使用，并要求各部門及時清理和回收相關(guān)文件資料。（二）銷毀1.對于停用的印信，應(yīng)按照公司規(guī)定進行銷毀處理，確保印信不被非法使用。2.印信銷毀前，應(yīng)填寫《印信銷毀申請表》，詳細(xì)注明印信名稱、銷毀原因、銷毀日期等信息，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.印信銷毀時，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保印信被徹底銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，銷毀過程應(yīng)進行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息。4.印信銷毀后，應(yīng)將《印信銷毀申請表》、銷毀記錄等資料進行整理歸檔，妥善保管，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對印信管理情況進行審計檢查，重點檢查印信的保管、使用、登記等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，審批流程是否嚴(yán)格執(zhí)行。2.審計檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)印信管理存在問題，應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進行整改。整改情況應(yīng)進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提供印信管理相關(guān)資料和信息。2.對于政府有關(guān)部門提出的印信管理方面的問題和要求，公司應(yīng)認(rèn)真對待，及時整改，并將整改情況及時反饋給政府有關(guān)部門。八、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因印信保管不善、使用不當(dāng)?shù)仍?，?dǎo)致公司遭受經(jīng)濟損失或聲譽損害的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任和法律責(zé)任。2.對于違反印信管理規(guī)定，擅自使用印信、偽造印信、盜用印信等行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人紀(jì)律處分、經(jīng)濟處罰或法律追究。（二）責(zé)任追究方式1.紀(jì)律處分：包括警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等。2.經(jīng)濟處罰：根據(jù)造成的損失大