大廈鑰匙管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)大廈鑰匙的管理，確保大廈的安全與正常運(yùn)營，規(guī)范鑰匙的使用、保管、交接等流程，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本大廈內(nèi)所有辦公區(qū)域、公共區(qū)域、設(shè)備機(jī)房、倉庫等場所鑰匙的管理。（三）基本原則1.安全第一原則：確保鑰匙的保管和使用安全，防止因鑰匙管理不善導(dǎo)致大廈安全事故。2.規(guī)范有序原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的鑰匙管理流程，使鑰匙的管理工作有章可循、規(guī)范有序。3.責(zé)任明確原則：明確鑰匙管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，做到責(zé)任到人，避免出現(xiàn)管理漏洞。二、鑰匙分類及標(biāo)識（一）分類1.辦公區(qū)域鑰匙：包括各辦公室、會議室、洽談室等房間的門鎖鑰匙。2.公共區(qū)域鑰匙：如大廈出入口大門、電梯廳門、樓梯間門、衛(wèi)生間門等鑰匙。3.設(shè)備機(jī)房鑰匙：配電室、消防控制室、水泵房、空調(diào)機(jī)房等設(shè)備機(jī)房的門鎖鑰匙。4.倉庫鑰匙：大廈內(nèi)各類倉庫的門鎖鑰匙。5.特殊鑰匙：如備用鑰匙、應(yīng)急鑰匙等。（二）標(biāo)識1.每把鑰匙上應(yīng)粘貼或懸掛清晰的標(biāo)識牌，注明該鑰匙對應(yīng)的具體位置或用途。2.標(biāo)識牌應(yīng)采用不易褪色、防水的材料制作，確保標(biāo)識信息長期清晰可讀。3.對于相似的鑰匙，如同一樓層多個辦公室的鑰匙，應(yīng)采用不同顏色的標(biāo)識牌或其他明顯區(qū)分方式進(jìn)行標(biāo)識。三、鑰匙管理職責(zé)（一）管理部門大廈物業(yè)管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌鑰匙的管理工作，制定和完善鑰匙管理制度，監(jiān)督檢查制度的執(zhí)行情況。（二）鑰匙管理員1.物業(yè)管理部門指定專人擔(dān)任鑰匙管理員，負(fù)責(zé)具體的鑰匙保管、發(fā)放、回收、登記等工作。2.鑰匙管理員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守鑰匙管理規(guī)定，確保鑰匙管理工作的準(zhǔn)確性和及時性。（三）使用部門及人員1.各使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門鑰匙的領(lǐng)取、使用和歸還工作，并配合鑰匙管理員做好相關(guān)管理工作。2.使用人員應(yīng)妥善保管所領(lǐng)取的鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或帶出大廈，如因工作需要臨時轉(zhuǎn)借，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)轉(zhuǎn)借手續(xù)。四、鑰匙保管（一）保管地點(diǎn)1.鑰匙管理員應(yīng)設(shè)立專門的鑰匙保管箱或保管柜，用于存放各類鑰匙。保管箱或保管柜應(yīng)具備良好的防盜、防火、防潮性能。2.鑰匙保管箱或保管柜應(yīng)放置在安全、隱蔽的位置，并有專人負(fù)責(zé)管理，未經(jīng)授權(quán)人員不得擅自進(jìn)入。（二）保管要求1.鑰匙管理員應(yīng)將不同類型、不同區(qū)域的鑰匙分類存放，確保存放有序，便于查找和使用。2.對于重要區(qū)域或設(shè)備機(jī)房的鑰匙，應(yīng)采取雙人保管或多重保管措施，防止因鑰匙丟失或被盜而引發(fā)安全事故。3.鑰匙管理員應(yīng)定期對鑰匙保管箱或保管柜進(jìn)行檢查，確保鑰匙存放安全，無損壞、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報(bào)告并采取相應(yīng)措施。五、鑰匙發(fā)放（一）發(fā)放對象1.首次領(lǐng)取鑰匙的人員，包括新入職員工、租戶入駐時領(lǐng)取辦公區(qū)域鑰匙等。2.因工作需要臨時增加鑰匙使用權(quán)限的人員。（二）發(fā)放流程1.申請人填寫《鑰匙領(lǐng)取申請表》，詳細(xì)注明領(lǐng)取鑰匙的類型、數(shù)量、用途及所屬部門等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.鑰匙管理員收到《鑰匙領(lǐng)取申請表》后，核對申請信息，確認(rèn)無誤后，按照規(guī)定發(fā)放鑰匙，并在《鑰匙發(fā)放登記表》上登記相關(guān)信息，包括領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人姓名、部門、鑰匙類型及數(shù)量等，同時要求領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。3.對于重要區(qū)域或設(shè)備機(jī)房的鑰匙，在發(fā)放時應(yīng)向領(lǐng)取人詳細(xì)說明鑰匙的使用注意事項(xiàng)和安全責(zé)任。六、鑰匙使用（一）使用規(guī)范1.使用人員應(yīng)按照規(guī)定的用途使用鑰匙，不得隨意更改鑰匙的用途或私自配鑰匙。2.在開啟或關(guān)閉門鎖時，應(yīng)輕插輕拔，避免損壞鑰匙和門鎖。如發(fā)現(xiàn)鑰匙或門鎖損壞，應(yīng)及時報(bào)告鑰匙管理員，并配合進(jìn)行維修或更換。3.嚴(yán)禁使用鑰匙進(jìn)行撬門、破壞等違法違規(guī)行為。（二）使用記錄1.使用人員每次使用鑰匙后，應(yīng)在《鑰匙使用登記表》上記錄使用時間、使用人姓名、使用地點(diǎn)及使用情況等信息。2.鑰匙管理員應(yīng)定期對《鑰匙使用登記表》進(jìn)行檢查，核實(shí)鑰匙使用情況，如發(fā)現(xiàn)異常使用情況，應(yīng)及時查明原因并報(bào)告相關(guān)部門。七、鑰匙回收（一）回收情形1.人員離職、調(diào)崗或租戶退租時，應(yīng)將所領(lǐng)取的鑰匙全部交回鑰匙管理員。2.因工作任務(wù)完成或鑰匙使用期限屆滿等原因，不需要繼續(xù)使用鑰匙時，使用人員應(yīng)主動將鑰匙交回。（二）回收流程1.使用人員填寫《鑰匙歸還申請表》，注明歸還鑰匙的類型、數(shù)量及所屬部門等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.鑰匙管理員收到《鑰匙歸還申請表》后，核對交回的鑰匙數(shù)量、類型及標(biāo)識等信息，確認(rèn)無誤后，在《鑰匙發(fā)放登記表》上注明回收時間，并要求交回人簽字確認(rèn)。3.對于收回的鑰匙，鑰匙管理員應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)鑰匙有損壞或丟失情況，應(yīng)按照規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任，并要求其進(jìn)行賠償或補(bǔ)辦。八、鑰匙借用（一）借用原則1.鑰匙一般不得外借，如因特殊情況確需外借的，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。2.借用期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況合理確定，最長不得超過規(guī)定的期限。（二）借用流程1.借用部門或人員填寫《鑰匙借用申請表》，詳細(xì)說明借用原因、借用期限、借用鑰匙的類型及數(shù)量等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和鑰匙管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.鑰匙管理員根據(jù)審批后的《鑰匙借用申請表》，發(fā)放借用的鑰匙，并在《鑰匙借用登記表》上登記相關(guān)信息，要求借用人員簽字確認(rèn)。3.借用人員應(yīng)在規(guī)定的借用期限內(nèi)歸還鑰匙，歸還時，鑰匙管理員應(yīng)按照回收流程進(jìn)行核對和登記。九、鑰匙備份與應(yīng)急管理（一）備份要求1.對于重要區(qū)域或設(shè)備機(jī)房的鑰匙，應(yīng)制作備份鑰匙，備份鑰匙應(yīng)與原鑰匙分開存放，并由專人負(fù)責(zé)保管。2.備份鑰匙的數(shù)量應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，一般不少于兩把，以確保在原鑰匙丟失、損壞或無法正常使用時能夠及時啟用。（二）應(yīng)急管理1.制定鑰匙應(yīng)急使用預(yù)案，明確在緊急情況下（如火災(zāi)、盜竊等）如何快速獲取和使用備用鑰匙及應(yīng)急鑰匙。2.定期對應(yīng)急使用預(yù)案進(jìn)行演練，確保相關(guān)人員熟悉應(yīng)急流程和各自的職責(zé)，能夠在緊急情況下迅速、有效地采取措施。3.在緊急情況下，如需啟用備份鑰匙或應(yīng)急鑰匙，應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并做好記錄。十、鑰匙盤點(diǎn)與檢查（一）盤點(diǎn)1.鑰匙管理員應(yīng)定期對鑰匙進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期一般為每月一次，確保鑰匙數(shù)量、類型與《鑰匙發(fā)放登記表》等記錄一致。2.盤點(diǎn)時，應(yīng)逐一核對鑰匙的標(biāo)識、數(shù)量及完好情況，如發(fā)現(xiàn)差異或問題，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。（二）檢查1.物業(yè)管理部門應(yīng)定期對鑰匙管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括鑰匙保管箱或保管柜的安全狀況、鑰匙管理制度的執(zhí)行情況、鑰匙使用記錄的完整性等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求相關(guān)責(zé)任人限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。十一、鑰匙損壞與丟失處理（一）損壞處理1.使用人員發(fā)現(xiàn)鑰匙損壞后，應(yīng)及時報(bào)告鑰匙管理員，并將損壞的鑰匙交回。2.鑰匙管理員對損壞的鑰匙進(jìn)行鑒定，如確認(rèn)為正常使用損壞，應(yīng)及時安排維修或更換。如因使用人員故意損壞或保管不善導(dǎo)致鑰匙損壞，應(yīng)要求其照價賠償。（二）丟失處理1.鑰匙丟失后，使用人員應(yīng)立即報(bào)告鑰匙管理員，并協(xié)助進(jìn)行查找。如無法找回，應(yīng)填寫《鑰匙丟失報(bào)告表》，詳細(xì)說明丟失鑰匙的類型、數(shù)量、丟失時間及地點(diǎn)等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.鑰匙管理員根據(jù)《鑰匙丟失報(bào)告表》，對丟失鑰匙的情況進(jìn)行核實(shí)，并采取相應(yīng)的防范措施，如更