存拖憑證管理辦法一、總則（一）目的為加強公司存拖憑證的管理，規(guī)范存拖憑證的開具、使用、保管及核銷等流程，確保公司財務(wù)信息的準確、完整和安全，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及存拖憑證管理的各部門及相關(guān)工作人員。（三）定義1.存拖憑證：指公司在業(yè)務(wù)活動中，為證明資產(chǎn)存儲、轉(zhuǎn)移或委托等相關(guān)事項而開具的具有法律效力的書面憑證。2.開具部門：負責按照規(guī)定流程開具存拖憑證的部門。3.使用部門：因業(yè)務(wù)需要使用存拖憑證的部門。4.保管部門：負責存拖憑證保管工作的部門。（四）管理原則1.合法性原則：存拖憑證的管理必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求。2.準確性原則：存拖憑證所記錄的信息應(yīng)真實、準確、完整，與實際業(yè)務(wù)情況相符。3.安全性原則：加強存拖憑證的保管，確保其安全，防止丟失、損壞或被盜用。4.及時性原則：存拖憑證的開具、使用、保管及核銷等環(huán)節(jié)應(yīng)及時進行，不得拖延。二、存拖憑證的開具（一）開具申請1.使用部門因業(yè)務(wù)需要使用存拖憑證時，應(yīng)填寫《存拖憑證開具申請表》，詳細說明存拖事項的內(nèi)容、涉及資產(chǎn)的信息、使用目的等。2.《存拖憑證開具申請表》應(yīng)由使用部門負責人簽字確認，并提交至開具部門。（二）開具審核1.開具部門收到《存拖憑證開具申請表》后，應(yīng)進行認真審核。審核內(nèi)容包括申請表填寫是否完整、準確，存拖事項是否符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)邏輯，涉及資產(chǎn)信息是否清晰等。2.對于審核通過的申請，開具部門應(yīng)安排專人負責開具存拖憑證。開具人員應(yīng)嚴格按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行填寫，確保存拖憑證的真實性和有效性。（三）開具內(nèi)容1.存拖憑證應(yīng)包含以下基本內(nèi)容：憑證編號、開具日期、存拖事項說明、涉及資產(chǎn)信息（如資產(chǎn)名稱、數(shù)量、規(guī)格、價值等）、存拖期限、雙方當事人信息（包括名稱、聯(lián)系方式等）、開具部門及蓋章等。2.存拖憑證的格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，確保易于識別和查詢。（四）開具份數(shù)存拖憑證應(yīng)一式多份，根據(jù)實際需要確定具體份數(shù)。一般情況下，應(yīng)至少包括存根聯(lián)、使用部門聯(lián)、保管部門聯(lián)等。各聯(lián)次應(yīng)分別加蓋公司公章或相關(guān)業(yè)務(wù)章，并注明用途。三、存拖憑證的使用（一）使用流程1.使用部門在收到存拖憑證后，應(yīng)按照申請表中注明的使用目的和要求進行使用。使用過程中應(yīng)妥善保管存拖憑證，不得隨意涂改、轉(zhuǎn)借或丟失。2.如因業(yè)務(wù)需要對存拖憑證進行變更或補充信息，使用部門應(yīng)及時與開具部門溝通，并填寫《存拖憑證變更申請表》，經(jīng)雙方確認后進行相應(yīng)處理。（二）使用記錄1.使用部門應(yīng)建立存拖憑證使用臺賬，詳細記錄存拖憑證的使用情況，包括使用日期、使用事項、憑證編號等信息。2.使用臺賬應(yīng)定期進行核對和更新，確保記錄的準確性和完整性。四、存拖憑證的保管（一）保管部門職責1.公司應(yīng)指定專門的保管部門負責存拖憑證的保管工作。保管部門應(yīng)建立健全存拖憑證保管制度，明確保管人員的職責和權(quán)限。2.保管人員應(yīng)妥善保管存拖憑證，確保其安全存放，防止因保管不善導致存拖憑證丟失、損壞或被盜用。（二）保管方式1.存拖憑證應(yīng)按照類別、年度、月份等進行分類存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和核對。2.對于重要的存拖憑證，應(yīng)采用電子和紙質(zhì)雙重備份的方式進行保管。電子備份應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行數(shù)據(jù)備份和維護。紙質(zhì)存拖憑證應(yīng)存放在專門的檔案柜中，確保存放環(huán)境干燥、通風、防火、防盜。（三）保管期限1.存拖憑證的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)定確定。一般情況下，存拖憑證的保管期限不得少于[X]年。2.對于涉及重要資產(chǎn)或重大業(yè)務(wù)事項的存拖憑證，應(yīng)適當延長保管期限，以滿足審計、稅務(wù)等相關(guān)部門的檢查需要。（四）保管檢查1.保管部門應(yīng)定期對存拖憑證的保管情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括存拖憑證的存放是否整齊、完好，索引目錄是否準確，電子備份數(shù)據(jù)是否完整等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，保管部門應(yīng)及時進行整改，并記錄整改情況。如發(fā)現(xiàn)存拖憑證存在丟失、損壞或被盜用等情況，應(yīng)立即報告公司領(lǐng)導，并采取相應(yīng)的措施進行處理。五、存拖憑證的核銷（一）核銷申請1.當存拖事項完成或存拖期限屆滿后，使用部門應(yīng)及時填寫《存拖憑證核銷申請表》，向開具部門申請核銷存拖憑證。2.《存拖憑證核銷申請表》應(yīng)注明存拖憑證的編號、存拖事項完成情況、核銷原因等信息，并由使用部門負責人簽字確認。（二）核銷審核1.開具部門收到《存拖憑證核銷申請表》后，應(yīng)進行認真審核。審核內(nèi)容包括存拖事項是否確實完成，相關(guān)資產(chǎn)是否已妥善處理，存拖憑證的使用情況是否與申請表一致等。2.對于審核通過的申請，開具部門應(yīng)在存拖憑證各聯(lián)次上加蓋“已核銷”章，并注明核銷日期。同時，應(yīng)將存拖憑證的存根聯(lián)、使用部門聯(lián)、保管部門聯(lián)等進行歸檔保存。（三）核銷記錄1.開具部門應(yīng)建立存拖憑證核銷臺賬，詳細記錄存拖憑證的核銷情況，包括核銷日期、憑證編號、存拖事項、核銷原因等信息。2.核銷臺賬應(yīng)定期進行核對和更新，確保記錄的準確性和完整性。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對存拖憑證的管理情況進行審計，檢查存拖憑證的開具、使用、保管及核銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，相關(guān)記錄是否真實、完整。2.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時提出整改建議，并跟蹤整改情況。（二）外部檢查1.公司應(yīng)積極配合外部相關(guān)部門（如稅務(wù)機關(guān)、審計機關(guān)等）對存拖憑證的檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。2.對于外部檢查中提出的問題，公司應(yīng)認真對待，及時進行整改，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。七、責任追究（一）違規(guī)行為1.任何部門或個人在存拖憑證管理過程中，如有違反本辦法規(guī)定的行為，如擅自開具、使用、涂改、轉(zhuǎn)借存拖憑證，未按規(guī)定保管存拖憑證導致丟失、損壞或被盜用等，均屬于違規(guī)行為。2.對于違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（二）處罰措施1.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，公司將對相關(guān)責任人進行批評教育，并責令其限期整改。2.對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，公司將給予相關(guān)責任人警告、罰款等處罰；如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責任人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責