審議接待管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織的接待工作，提高接待水平，展示公司/組織良好形象，促進對外交流與合作，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)涉及的各類公務接待活動，包括但不限于上級領導調(diào)研、兄弟單位來訪、業(yè)務合作伙伴洽談等。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌、周到的服務接待來訪人員，展現(xiàn)公司/組織的親和力和良好風貌。2.務實節(jié)儉原則：接待活動應注重實效，簡化形式，嚴格控制經(jīng)費支出，杜絕鋪張浪費。3.對口接待原則：根據(jù)來訪人員的身份和目的，安排相應的部門或人員進行對口接待，確保接待工作的針對性和專業(yè)性。4.合規(guī)合法原則：接待活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的相關規(guī)定，確保各項活動合法合規(guī)。二、接待組織與分工（一）接待工作領導小組成立接待工作領導小組，由公司/組織主要領導擔任組長，各相關部門負責人為成員。領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)接待工作，審定重要接待方案，解決接待工作中的重大問題。（二）接待部門職責1.辦公室負責接待工作的整體協(xié)調(diào)和安排，制定接待計劃和方案。審核接待經(jīng)費預算，辦理經(jīng)費報銷手續(xù)。安排車輛、住宿、餐飲等后勤保障工作。負責接待活動中的文字記錄和影像資料收集整理。2.對口業(yè)務部門負責與來訪人員進行前期溝通，了解來訪目的、行程安排等信息，并及時反饋給辦公室。根據(jù)來訪人員的業(yè)務需求，準備相關資料和匯報材料，安排對口業(yè)務交流活動。協(xié)助辦公室做好接待過程中的具體服務工作，確保接待活動順利進行。三、接待標準與要求（一）住宿標準根據(jù)來訪人員的身份和級別，按照以下標準安排住宿：1.上級領導：可安排入住公司/組織內(nèi)部的高級套房或當?shù)匦羌壘频甑暮廊A套房。2.兄弟單位領導：可安排入住當?shù)匦羌壘频甑男姓追炕蚋呒墭藴书g。3.業(yè)務合作伙伴：根據(jù)實際情況，可安排入住當?shù)匦羌壘频甑臉藴书g或普通商務酒店。住宿費用應嚴格控制在預算范圍內(nèi)，不得超標準安排。（二）餐飲標準1.早餐：根據(jù)實際情況，可提供自助早餐或簡單的套餐。2.午餐和晚餐：根據(jù)來訪人員的身份和接待規(guī)格，按照以下標準安排餐飲：上級領導：可安排在公司/組織內(nèi)部餐廳或當?shù)馗邫n餐廳用餐，菜品應精致豐盛，注重品質(zhì)和口味。兄弟單位領導：可安排在當?shù)刂械葯n次餐廳用餐，菜品應豐富多樣，體現(xiàn)地方特色。業(yè)務合作伙伴：根據(jù)實際情況，可安排在公司/組織內(nèi)部餐廳或當?shù)仄胀ú蛷d用餐，菜品應經(jīng)濟實惠，滿足基本需求。餐飲費用應嚴格控制在預算范圍內(nèi)，不得超標準安排。嚴禁使用公款進行高消費娛樂活動。（三）交通標準1.車輛安排：根據(jù)來訪人員的人數(shù)和身份，合理安排車輛。上級領導：可安排專車接送，并配備司機。兄弟單位領導：可安排商務車接送。業(yè)務合作伙伴：根據(jù)實際情況，可安排車輛接送或由對方自行安排交通。2.交通費用：車輛使用過程中產(chǎn)生的燃油費、過路費、停車費等費用應如實報銷，不得虛報冒領。（四）陪同人員安排1.上級領導來訪：公司/組織主要領導應全程陪同，相關部門負責人根據(jù)需要參加陪同。2.兄弟單位領導來訪：由對口業(yè)務部門負責人或相關領導陪同，必要時公司/組織主要領導出面會見。3.業(yè)務合作伙伴來訪：根據(jù)來訪目的和業(yè)務需求，安排相應的部門或人員進行陪同，確保接待工作的專業(yè)性和針對性。陪同人員應嚴格遵守接待紀律，不得擅自離崗或從事與接待工作無關的事情。（五）接待禮儀要求1.接待人員應提前做好準備工作，熟悉來訪人員的基本情況和接待要求，儀表端莊，舉止得體。2.在接待過程中，要熱情主動地與來訪人員打招呼、握手、介紹，使用禮貌用語，展現(xiàn)良好的精神風貌。3.安排會見、會談等活動時，要提前確定時間、地點，做好場地布置和資料準備工作。會見、會談過程中，要注意掌握時間，尊重對方意見，做好記錄。4.參觀考察活動要提前規(guī)劃好路線和內(nèi)容，安排專人講解，確保參觀考察活動有序進行。四、接待流程（一）接待申請1.對口業(yè)務部門在接到來訪通知后，應及時填寫《接待申請表》，詳細說明來訪人員的身份、來訪目的、行程安排、預計停留時間等信息，并提交給辦公室。2.辦公室根據(jù)接待申請表，對來訪人員的情況進行初步審核，判斷接待規(guī)格和標準，并制定初步的接待計劃和方案。（二）接待審批1.辦公室將初步的接待計劃和方案提交給接待工作領導小組進行審批。2.接待工作領導小組根據(jù)來訪人員的身份和接待規(guī)格，審定接待計劃和方案，明確接待工作的具體要求和注意事項。3.接待計劃和方案經(jīng)審批通過后，辦公室按照審批意見進行組織實施。（三）接待準備1.根據(jù)接待計劃和方案，辦公室安排車輛、住宿、餐飲等后勤保障工作，并與相關單位和部門進行溝通協(xié)調(diào)，確保各項準備工作落實到位。2.對口業(yè)務部門根據(jù)來訪人員的業(yè)務需求，準備相關資料和匯報材料，并安排好對口業(yè)務交流活動。3.接待人員提前到達接待地點，做好迎接準備工作，包括布置接待場地、擺放資料、安排引導人員等。（四）接待實施1.來訪人員到達時，接待人員應熱情迎接，引導來訪人員辦理入住手續(xù)，并安排休息。2.根據(jù)接待計劃和方案，組織開展會見、會談、參觀考察等活動。在活動過程中，接待人員要密切關注來訪人員的需求，及時提供服務和幫助，確?；顒禹樌M行。3.用餐時，要按照餐飲標準安排好菜品和座位，注意飲食衛(wèi)生和禮儀規(guī)范。4.活動結(jié)束后，接待人員要及時與來訪人員溝通，了解對接待工作的意見和建議，以便今后改進。（五）接待總結(jié)1.接待工作結(jié)束后，辦公室負責對接待工作進行總結(jié)，整理接待過程中的文字記錄、影像資料等，形成接待工作總結(jié)報告。2.接待工作總結(jié)報告應包括接待基本情況、接待工作的組織實施過程、取得的成效、存在的問題及改進措施等內(nèi)容。3.接待工作總結(jié)報告經(jīng)審核后，報送公司/組織領導，并抄送相關部門存檔。五、接待經(jīng)費管理（一）經(jīng)費預算1.辦公室根據(jù)接待計劃和方案，提前編制接待經(jīng)費預算，明確各項接待費用的支出標準和金額。2.接待經(jīng)費預算應包括住宿費、餐飲費、交通費、禮品費、資料費等各項費用，并報接待工作領導小組審批。（二）經(jīng)費報銷1.接待活動結(jié)束后，接待人員應及時整理相關票據(jù)，按照公司/組織的財務制度辦理經(jīng)費報銷手續(xù)。2.報銷票據(jù)應真實、合法、有效，符合國家法律法規(guī)和公司/組織的相關規(guī)定。報銷時應注明接待事由、接待對象、接待時間等信息。3.辦公室負責對報銷票據(jù)進行審核，審核通過后報財務部門進行報銷。財務部門應嚴格按照預算和報銷制度進行審核，對不符合規(guī)定的票據(jù)不予報銷。（三）經(jīng)費控制1.接待經(jīng)費應嚴格控制在預算范圍內(nèi)，不得超支。如因特殊情況需要增加經(jīng)費支出，應提前報接待工作領導小組審批。2.辦公室應定期對接待經(jīng)費的使用情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決經(jīng)費使用過程中存在的問題，確保經(jīng)費使用合理、合規(guī)、透明。六、禮品管理（一）禮品選擇原則1.禮品應具有一定的紀念意義和地方特色，能夠體現(xiàn)公司/組織的文化和形象。2.禮品的選擇應注重實用性，避免選擇過于昂貴或華而不實的禮品。3.禮品的價值應符合接待標準和公司/組織的相關規(guī)定，不得超標準贈送禮品。（二）禮品采購與發(fā)放1.辦公室負責禮品的統(tǒng)一采購和管理，根據(jù)接待計劃和方案，提前確定禮品的種類、數(shù)量和規(guī)格，并進行采購。2.禮品采購應選擇正規(guī)的供應商，確保禮品的質(zhì)量和來源合法。采購過程中應簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。3.禮品發(fā)放時，應做好登記記錄，注明禮品名稱、數(shù)量、發(fā)放對象等信息。發(fā)放對象應僅限于來訪人員，不得擅自擴大發(fā)放范圍。（三）禮品使用規(guī)定1.禮品應在接待活動中合理使用，不得挪作他用。2.嚴禁使用公款購買高檔禮品或進行禮品賄賂等違法違紀行為。七、保密管理（一）保密責任1.參與接待工作的所有人員應嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，履行保密義務。2.接待人員在接待過程中要注意保護來訪人員的隱私和商業(yè)秘密，不得泄露來訪人員的個人信息、業(yè)務資料等敏感信息。（二）保密措施1.對接待過程中涉及的文件、資料、數(shù)據(jù)等信息，要嚴格按照保密規(guī)定進行管理，妥善保管，防止丟失、泄露。2.在接待活動中，如需使用電子設備存儲或傳輸信息，應采取加密等安全措施，確保信息安全。3.接待結(jié)束后，對接待過程中產(chǎn)生的文件、資料等要及時進行清理和歸檔，按照保密規(guī)定進行妥善處理，不得隨意丟棄或泄露。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對接待工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查接待經(jīng)費的使用情況、接待標準的執(zhí)行情況、禮品管理情況等。2.接待工作領導小組不定期對重要接待活動進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核評價1.建立接待工作考核評價機制，對接待部門和接待人員的工作表現(xiàn)進行考核